Éves szabadságtervezés:
így sikerül a csapatban

Mi az éves szabadságtervezés?

Az alapelv egyszerű: Éves szabadságtervezés esetén a csapat egyszerre rögzíti a következő évi szabadságokat, ahelyett hogy kérelemről kérelemre haladna az év során. A menete mindenhol hasonló: a vezetőség megnyit egy kívánságablakot, beérkeznek a szabadságkívánságok , egy éves szabadság-áttekintés megmutatja, hol torlódnak a kívánságok, ezután jön a szabadságegyeztetés , ahol a konfliktusokat megoldják, végül pedig minden jóváhagyásra kerül. Ami ezután a naptárban áll, az jóváhagyott szabadság - tervezési biztonság mindkét fél számára.

Mindenhol értelme van, ahol a létszám számít: klinikán és ápolási otthonban, házi ápolásnál, a csúcsidőszakokkal dolgozó logisztikában, a fix objektumokkal dolgozó épülettakarításban, de rendelőben, gyógyszertárban és vendéglátásban is. Éppen ezért, ha a cél a 2027-es szabadságtervező , érdemes a folyamatot már most, ősszel rendesen felállítani: a kívánságablak általában október és december közé esik, hogy januárra minden fix legyen.

Miért bukik el az Excel és a falinaptár

A legtöbb cég Excel-táblázattal vagy színes pöttyös falinaptárral kezd. Mindkettő működik, amíg a csapat kicsi, és senki nem változtat semmin. Pontosan ez történik azonban folyamatosan:

• Nincsenek számlálók: Az Excel sávokat mutat, de azt nem, hány szakképzett dolgozó van még bent július 24-én. Aki tudni akarja, kézzel számol - és elnézi a részmunkaidőst, aki szerdánként amúgy sem dolgozik.
• Nincsenek képesítések: Három ember szabadságon nem probléma, ha három a húszból. Probléma akkor, ha ők az egyetlen három gyakorlati oktató.
• Verziókáosz: A táblázat a hálózati meghajtón van, a másolat az e-mail mellékletében, a falinaptár a pihenőszobában. Három állapot, három igazság.
• Nincs átmenet a kérelemhez: Ha a szabadság benne is van a táblázatban, azt még mindig kérelmezni, jóváhagyni és a szabadságszámlára könyvelni kell.
• A változtatások elvesznek: Aki májusban elcserél egy napot, a folyosón szól a vezetőnek. A táblázat ezt sosem tudja meg.

Aki olyasmit keres, mint az Excel-alternatíva a szabadságtervezéshez , az ezért három dolgot keres: napi számlálókat, képesítés vagy munkahely szerinti nézetet és olyan jóváhagyást, amelyből közvetlenül jóváhagyott kérelmek lesznek.

Jogi keret: mit ír elő a § 7 BUrlG

Az alap a német szövetségi szabadságtörvény (Bundesurlaubsgesetz). Az ebben rögzített szabadságjogosultság a § 7 BUrlG szerint szabályozza, hogyan kell a szabadság időpontját meghatározni - és munkavállaló-barátabb, mint sokan gondolják:

• A munkavállaló kívánságainak figyelembevétele: A szabadság meghatározásakor figyelembe kell venni a dolgozók kívánságait (§ 7 Abs. 1 BUrlG). A szabadságot a munkáltató határozza meg, de nem léphet egyszerűen túl a kívánságokon.
• Sürgős üzemi érdekek: A cég csak akkor térhet el ettől, ha sürgős üzemi érdekek szólnak ellene, vagy ha más dolgozók kívánságai szociális okokból elsőbbséget érdemelnek - például iskoláskorú gyerekek miatt. A szabadságok idején előírt minimális létszám ilyen érdek, a puszta „ez most nem jön össze” önmagában nem.
• Egybefüggő kiadás: Tizenkét munkanapot meghaladó jogosultság esetén legalább egy résznek tizenkét egybefüggő munkanapot kell tartalmaznia (§ 7 Abs. 2 BUrlG).
• Szabadság a folyó évben: A szabadságot a folyó naptári évben kell kivenni. Átvitel csak sürgős üzemi vagy személyes okokból megengedett, akkor is március 31-ig (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
• Elévülés csak figyelmeztetés után: Az Európai Bíróság és a német Szövetségi Munkaügyi Bíróság (BAG) ítéletei óta a szabadság csak akkor évül el, ha a munkáltató időben és egyértelműen felhívta rá a figyelmet. Aki nem szól, az tovább görgeti a jogosultságot.

Ha van üzemi szünet, azt tárgyi okokból meg lehet határozni - az üzemi tanáccsal, üzemi megállapodás útján. Szokásos, hogy csak az éves szabadság egy részét köti le. Fix blokként az éves áttekintésbe tartozik, még mielőtt a kívánságablak megnyílik.

Éves szabadságtervezés 5 lépésben

1. A kívánságablak meghatározása

Határozzátok meg, melyik évre terveztek, és meddig kell beérkezniük a kívánságoknak; két-négy hét elegendő. Közöljétek előre, ami már fix: üzemi szünet, leltár, csúcsidőszakok - és hogy naponta, képesítésenként vagy munkahelyenként legalább hány embernek kell jelen lennie. Aki előre megmondja, mekkora a minimális létszám a szabadságok idején , az utólag a viták felét megspórolja.

2. Szabadságkívánságok leadása prioritással

Mindenki rögzíti a kívánságait - lehetőleg prioritással. Magas prioritású a nővér esküvője vagy az a hét, amikor zárva az óvoda; az alacsony prioritás azt jelenti: „szívesen augusztusban, de a július is jó lenne”. Aki prioritásokat gyűjt, az egyeztetésen azonnal tudja, hol van mozgástér.

3. Éves áttekintés napi számlálókkal

Most jön az éves szabadság-áttekintés: minden személy sorokban, minden nap oszlopokban, és minden nap alatt egy számláló - hányan vannak jelen, hányan hiányoznak. A döntő az, hogy a számlálók képesítésenként és munkahelyenként csoportosíthatók legyenek. Csak ekkor látjátok, hogy augusztus 12-én ugyan nyolcan vannak bent, de egyetlen sebellátásban jártas szakember sem - vagy hogy az Észak objektumban a teljes délelőtti műszak hiányzik. A minimális létszám alatti napokat színnel kell jelölni.

4. Szabadságegyeztetés: konfliktusok tisztázása, időszakok eltolása

Az áttekintéssel indul a szabadságegyeztetés. A szabály: csak a megjelölt napokat beszélitek meg, minden más elintézett. Minden szűk keresztmetszetre három eszköz van: valaki néhány nappal eltolja a kívánságát, valaki alacsony prioritással másik hónapra cserél, vagy a létszámot aznap másképp oldjátok meg (beugró, kölcsönzött munkaerő, szomszédos csapat). Aki a szabadságkonfliktusok megoldása során a prioritásokra és a § 7 BUrlG szociális szempontjaira támaszkodik, szinte mindig megvan felülről jövő döntés nélkül. Az eredményeket közvetlenül az áttekintésben igazítjátok - a számlálók azonnal mutatják, eltűnt-e a szűk keresztmetszet.

5. Jóváhagyás egy kattintással

Ha az áttekintés rendben van, jóváhagyjátok; opcionálisan az ügyvezetés második szintként megerősíti. Ezután minden időszak jóváhagyott szabadságkérelem, nem pedig kötetlen kívánság - ott áll a naptárban, a beosztásban és a szabadságszámlán. Aki később változtatni akar, módosítási kérelmet ad be. Így az állapot tiszta marad, és senkinek sem kell májusban találgatnia, mit beszéltek meg novemberben.

Példák a gyakorlatból: klinika, ápolás, logisztika, szolgáltatás

Szabadságtervezés klinikán és ápolási otthonban: Itt nem a létszám számít, hanem a képesítés. Osztályonként műszakonkénti minimális létszám érvényes, gyakran szakképzett és kisegítő dolgozókra külön bontva - az ápolásérzékeny területeken ráadásul a PpUGV. Az éves áttekintésnek ezért képesítés szerint kell csoportosítania. Csak ekkor látja az osztályvezető, hogy a nyári szünet ugyan vállalható lenne, augusztus második hetében azonban egyetlen gyakorlati oktató sincs a házban.

Szabadságtervezés a házi ápolásban: A házi ápolási túrákhoz egyszerre kellenek sofőrök és szakképzett dolgozók; akinek egy hatfős csapatban két sofőrje van, azokat külön kell számolnia. A mentőszolgálatban ehhez jönnek a képesítési szintek - a sürgősségi mentőápolókat nem lehet mentőtechnikusokkal helyettesíteni.

Szabadságtervezés a logisztikában: Itt a csúcsidőszakok döntenek. Karácsony előtti szezon, leltár, szezonkezdet: ezekben a hetekben a minimális létszám magasabb, mint máskor. Aki a csúcsokat előre zárolt időszakként vagy megemelt számlálóval rögzíti, annak az egyeztetésen már csak a széleket kell megtárgyalnia.

Szabadságtervezés a szolgáltatásban és takarításban: Épülettakarításnál, biztonsági szolgálatnál és facility szolgáltatásoknál az objektumonkénti létszám számít. Három ember szabadságon nem gond, amíg nem mindhárman ugyanazon az objektumon dolgoznak. Az áttekintésnek tehát munkahely szerint kell csoportosítania - és az objektumvezető csak a saját objektumait látja.

Hogyan segít a Presio az éves szabadságtervezésben

Pontosan ezt a folyamatot építettük be a Presióba önálló funkcióként - nem egy átalakított kérelemlista, hanem egy olyan modul, az Éves szabadságtervezés, amely leképezi az öt lépést:

• Kívánságablak: Meghatározzátok, melyik évre terveztek, és meddig érkezhetnek kívánságok. Amíg az ablak nyitva van, minden dolgozó látja az appban az „Éves szabadság” csempét, és leadja a kívánságait prioritással - mobilon, három koppintással.
• Éves áttekintés számlálókkal: Minden kívánság az évben, minden nap alatt a számlálók Jelen / Távol. Csoportosítható képesítés, munkahely vagy beosztás szerint - szakképzett dolgozók osztályonként, létszám objektumonként, brigád építkezésenként.
• Szűk keresztmetszetek jelölése: A minimális létszám alatti napok megjelölésre kerülnek. A szabadságegyeztetésen csak ezeket a napokat veszitek végig.
• Igazítás egy kattintással: Időszakok eltolása, rövidítése vagy cseréje - közvetlenül az áttekintésben, a számlálók azonnal újraszámolnak.
• Jóváhagyás opcionális második szinttel: Egy kattintás jóváhagyja a tervet; kívánságra az ügyvezetés is megerősíti. Ezután minden időszak jóváhagyott szabadságkérelem - a naptárban, a beosztásban, az értesítési központban. A későbbi változtatások módosítási kérelemként futnak.
• Szabadságszámla és fennmaradó szabadság rögtön hozzá: Minden jóváhagyott időszak levonásra kerül a szabadságszámláról. Azonnal látjátok, kinek van még betervezendő fennmaradó szabadsága - és időben szóltok, mielőtt bármi elveszne.

Röviden: a szabadságtervező szoftver leveszi rólatok a számolást, és meghagyja nektek a döntést. És mivel a Presio része, közvetlenül kapcsolódik hozzá a beosztás, a munkaidő-nyilvántartás és a bérelőkészítés - a szabadság benne van a tervben anélkül, hogy bárki kétszer rögzítené.