Kaum eine Branche wird so genau geprüft wie das Gastgewerbe: Der Zoll darf jederzeit die Arbeitszeiten sehen, und seit dem Mindestlohngesetz muss jeder Betrieb Beginn, Ende und Dauer der Arbeit taggenau aufzeichnen. Dieser Ratgeber erklärt, was gilt, welche Pausen und Ruhezeiten einzuhalten sind und wie die Zeiterfassung in Küche, Service und Bar ohne Zettelwirtschaft funktioniert.
Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse und Hotels gehören zu den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz in § 2a ausdrücklich nennt. Die Folge: Für sie gelten strengere Nachweispflichten als für ein Büro. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kontrolliert regelmäßig und unangekündigt, ob Arbeitszeiten dokumentiert sind und der Mindestlohn eingehalten wird. Wer dann nur auf den Wochenzettel an der Küchentür zeigen kann, hat ein Problem, denn der Zettel ist selten vollständig und nie manipulationssicher.
Dazu kommt der Alltag: Teildienste mit Mittags- und Abendschicht, Dienste bis nach Mitternacht, Aushilfen auf Minijob-Basis, Feiertage und volle Wochenenden. Genau die Fälle, in denen von Hand geführte Listen am häufigsten falsch sind.
§ 17 Mindestlohngesetz verpflichtet Arbeitgeber im Gastgewerbe, für jede beschäftigte Person Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann.
Neue Mitarbeiter im Gastgewerbe müssen nach § 28a SGB IV spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung bei der Sozialversicherung gemeldet werden, also bevor die erste Schicht beginnt. Die Sofortmeldung ist von der regulären Anmeldung durch das Steuerbüro unabhängig. Wer die Aushilfe am Samstagabend spontan einsetzt, muss sie vorher melden.
Unabhängig vom Mindestlohngesetz hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass jeder Arbeitgeber ein System einführen muss, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Für die Gastronomie ändert das wenig, weil die Pflicht dort ohnehin gilt. Es bestätigt aber, dass eine reine Dienstplanung nicht reicht: Geplante Zeiten sind keine erfassten Zeiten. Mehr dazu im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch hinter dem Tresen, mit einigen Erleichterungen für Gaststätten:
Der Punkt, an dem handschriftliche Listen regelmäßig scheitern, sind die Pausen. Im Stress wird die Pause verschoben oder fällt aus, auf dem Zettel steht sie trotzdem. Eine Zeiterfassung, die Pausen tatsächlich stempeln lässt oder sie nach den gesetzlichen Schwellen automatisch abzieht, nimmt dem Betrieb diese Fehlerquelle ab.
Für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht in jeder Branche, in der Gastronomie also doppelt. Der Zoll prüft bei Minijobbern besonders, ob die gestempelten Stunden multipliziert mit dem Mindestlohn noch unter der Verdienstgrenze bleiben. Wer mehr Stunden arbeitet als abgerechnet, ist kein Minijobber mehr, mit allen Folgen für Sozialversicherung und Steuer. Eine saubere Zeiterfassung schützt hier den Betrieb, weil sie das Stundenkonto je Person jederzeit sichtbar macht.
Für Aushilfen ohne Diensthandy braucht es einen Weg, der ohne App auskommt. Bewährt hat sich ein Tablet im Kiosk-Modus an der Küchentür oder am Personaleingang: Jeder stempelt mit seiner persönlichen PIN, in Sekunden, ohne Anmeldung am eigenen Gerät.
In der Gastronomie fällt ein großer Teil der Arbeit in Zeiten, für die Zuschläge üblich und steuerlich begünstigt sind. § 3b Einkommensteuergesetz lässt Zuschläge steuerfrei bis zu 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr, 40 Prozent zwischen 0 und 4 Uhr, 50 Prozent an Sonntagen und 125 Prozent an Feiertagen, jeweils bezogen auf den Grundlohn. Diese Zuschläge lassen sich nur dann korrekt abrechnen, wenn die Arbeitszeit minutengenau nach Uhrzeit vorliegt. Ein Dienst von 18 bis 2 Uhr enthält Stunden aus drei verschiedenen Zuschlagsfenstern, und die Stunden nach Mitternacht gehören zum nächsten Kalendertag. Von Hand ist das Fehlerquelle Nummer eins in der Lohnvorbereitung, für ein Zeiterfassungssystem ist es Routine. Wie Überstunden dabei sauber im Konto landen, erklärt der Ratgeber Überstunden erfassen.
Drei Wege haben sich in der Praxis durchgesetzt, und meist ist die Mischung richtig:
Wovon man die Finger lassen sollte: Excel-Listen und Wochenzettel. Sie erfüllen die Aufzeichnungspflicht formal, sind aber weder manipulationssicher noch vollständig, und die Übertragung ins Lohnprogramm kostet jeden Monat Stunden. Warum das so ist, steht im Ratgeber Stundenzettel in Excel führen?. Wer trotzdem einen Papier-Nachweis braucht, findet eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken.
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Erfasst werden darf, was für Lohn und Nachweis nötig ist: Beginn, Ende, Pausen, gegebenenfalls der Arbeitsort. Eine dauerhafte Standortverfolgung ist nicht zulässig. Mitarbeiter haben ein Recht darauf, ihre eigenen Zeiten einzusehen, Kollegen dagegen nicht. Der Anbieter der Software muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten und die Daten in der EU speichern. Details im Ratgeber Zeiterfassung und DSGVO.
Presio für die Gastronomie deckt genau diese Liste ab: Stempeln per App, Browser und Kiosk-Tablet mit PIN, Pausen nach Arbeitszeitgesetz mit eigenen Staffeln, Dienste über Mitternacht, Zuschläge nach § 3b EStG als Brutto-Schätzung im Lohnexport, Sofortmeldung direkt aus der Personalakte und ein Zeitnachweis als PDF für die Prüfung. Die Dienstplanung hängt an derselben Zeiterfassung, sodass der Betrieb sofort sieht, wenn jemand trotz Dienst nicht gestempelt hat. Die App spricht mehr als 35 Sprachen, damit Küche, Service und Bar jeweils in ihrer eigenen arbeiten.
Der Preis richtet sich allein nach der Teamgröße, ab acht Euro je Mitarbeiter im Monat, alle Funktionen inklusive. Registrieren, Team anlegen, stempeln: Die erste Stempeluhr läuft in etwa zehn Minuten, ohne Kreditkarte und ohne Vertrag.
Ja. Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Dazu kommt die allgemeine Zeiterfassungspflicht aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022.
Formal ja, wenn er vollständig ist und binnen sieben Tagen vorliegt. In der Praxis scheitert er an fehlenden Pausen, vergessenen Einträgen und der Übertragung ins Lohnprogramm. Bei einer Prüfung wirkt ein lückenhafter Zettel schnell wie ein Verstoß. Eine digitale Erfassung ist manipulationssicher und spart die Nacharbeit.
Ja, für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht in jeder Branche. Der Zoll prüft bei ihnen zusätzlich, ob die Stunden zum Verdienst passen. Für Aushilfen ohne Smartphone eignet sich ein Kiosk-Tablet mit PIN.
Entweder die Mitarbeiter stempeln die Pause selbst, oder das System zieht sie nach den gesetzlichen Schwellen automatisch ab: 30 Minuten ab sechs Stunden, 45 Minuten ab neun Stunden. Wichtig ist, dass die tatsächlich genommene Pause dokumentiert wird, nicht die geplante.
Die Stunden bis Mitternacht zählen zum ersten Tag, die danach zum zweiten. Nachtzuschläge werden je Minute dem passenden Fenster zugeordnet, also 25 Prozent zwischen 20 und 6 Uhr und 40 Prozent zwischen 0 und 4 Uhr. Eine gute Zeiterfassung rechnet das automatisch und zeigt beides im Zeitnachweis.
Mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Viele Betriebe bewahren sie länger auf, weil die Unterlagen auch für Lohnsteuer und Sozialversicherung relevant sind.
Bei Presio ab acht Euro je Mitarbeiter im Monat, mit sinkendem Preis bei größeren Teams. Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern zahlt 90 Euro im Monat und spart dafür in der Regel mehrere Stunden Verwaltung pro Woche.
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