Zeitwirtschaft ist der klassische Begriff der Personalabteilung für alles, was mit Arbeitszeit zu tun hat: erfassen, bewerten, verrechnen, auswerten. Lange war das ein Thema für Konzerne mit eigener Software und eigenen Sachbearbeitern. Heute braucht jeder Betrieb mit Schichten, Teilzeit oder Zuschlägen dieselben Antworten - nur ohne Abteilung. Dieser Ratgeber erklärt, was zu einer sauberen Zeitwirtschaft gehört und woran man erkennt, ob die eigene Lösung mehr ist als eine Stempeluhr.
Eine Stempeluhr beantwortet, wann jemand gekommen und gegangen ist. Zeitwirtschaft beantwortet, was daraus folgt: Wie viele Stunden zählen als Arbeitszeit, welche Pausen werden abgezogen, welche Stunden sind Überstunden, welche fallen auf Sonntag, Feiertag oder in die Nacht, was landet auf dem Arbeitszeitkonto und was auf der Lohnabrechnung. Wer nur die erste Frage digitalisiert, hat den Zettel durch eine App ersetzt - und rechnet den Rest weiter von Hand.
Beginn, Ende und Pausen, für jede Person, jeden Tag - per App, im Browser oder am Kiosk-Tablet für alle ohne Diensthandy. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist das Pflicht, in Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz noch strenger. Entscheidend ist, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben: Eine Korrektur ist ein Antrag, nicht ein Klick in die Vergangenheit.
Aus gestempelter Zeit wird bezahlte Zeit erst durch Regeln. Pausen nach Arbeitszeitgesetz - über sechs Stunden dreißig Minuten, über neun Stunden fünfundvierzig - werden angerechnet oder abgezogen, je nachdem, ob sie gestempelt wurden. Eine Kappung sorgt dafür, dass zwanzig Minuten zu frühes Stempeln keine Überstunden erzeugen. Die Arbeitstage je Person entscheiden, welcher Tag ein Soll trägt und welcher frei ist.
Das Arbeitszeitkonto hält Soll und Ist gegeneinander, Freizeitausgleich wird als ganzer Tag beantragt und sauber abgezogen. Zuschläge sind der Teil, der am häufigsten falsch läuft: Sonntag, Feiertag, Spät und Nacht haben eigene Fenster und Sätze, nach § 3b EStG kommen die 40 Prozent für die Zeit von 0 bis 4 Uhr und die 150 Prozent an Weihnachten und am 1. Mai dazu. Eine gute Zeitwirtschaft rechnet das minutengenau aus den Stempelungen - und zeigt es dem Mitarbeiter auf dem Zeitnachweis, nicht nur dem Steuerbüro.
Drei Adressaten, drei Sichten: Die Führung braucht Anwesenheit, Salden und Kranktage im Blick. Das Steuerbüro braucht die Monatswerte je Person im Format seines Programms, für DATEV oder Lexware, mit Pausen und Zuschlägen je Lohnart. Die Prüfung braucht den Zeitnachweis je Mitarbeiter, unterschriftsreif als PDF. Alle drei müssen aus denselben Daten kommen, sonst weichen sie voneinander ab.
Die größte Fehlerquelle ist der Bruch zwischen Planung und Erfassung. Liegt der Dienstplan in einer Software und die Zeiterfassung in einer anderen, sieht niemand, ob jemand trotz Dienst nicht gestempelt hat, ob die Stempelung zum Dienst passt und ob eine Ruhezeit verletzt wurde. Stehen Plan und Stempel nebeneinander, fallen solche Abweichungen am selben Tag auf - nicht am Monatsende.
Zeitwirtschaft blickt zurück: Was wurde gearbeitet, was ist zu bezahlen. Workforce Management blickt nach vorn: Wer soll wann wo mit welcher Qualifikation arbeiten. Beides gehört zusammen. Ein Betrieb, der nur zurückblickt, verwaltet; ein Betrieb, der beides in einem System hat, steuert - und hat am Monatsende nichts mehr abzutippen.
Presio deckt alle fünf Bausteine in einer App ab: Stempeln per App, Browser und Kiosk mit Arbeitsort und Projekt, Pausen nach Arbeitszeitgesetz mit eigenen Staffeln, Kappung, Arbeitstage je Person, Arbeitszeitkonto mit Freizeitausgleich, Zuschläge nach § 3b EStG minutengenau, der Zeitnachweis mit Zuschlägen je Tag, die Prüfliste für fehlende Stempelungen und der Lohnexport für DATEV und Lexware. Der Dienstplan liegt daneben, Stempelungen und Dienste stehen in derselben Ansicht.
Der Preis richtet sich allein nach der Teamgröße, jede Firma nutzt alle Funktionen. Registrieren, Team anlegen, stempeln: Die erste Stempeluhr läuft in etwa zehn Minuten.
Für die Aufzeichnungspflicht ja. Sobald Pausen abgezogen, Zuschläge berechnet oder Stunden ans Steuerbüro geliefert werden müssen, beginnt die Zeitwirtschaft - und dafür braucht es Regeln, Konten und Exporte.
Die Zeitwirtschaft bereitet vor: Sie liefert bewertete Stunden je Lohnart. Die Lohnabrechnung rechnet daraus Brutto, Netto und Abgaben - das bleibt beim Steuerbüro oder Lohnprogramm.
Nein. Zeiterfassung, Konto, Zuschläge und Export funktionieren auch ohne Plan. Mit Plan kommt die Prüfung dazu, ob Stempel und Dienst zusammenpassen.
Minutengenau nach Uhrzeit: Die Stunden bis Mitternacht zählen zum ersten Tag, die danach zum zweiten, Nachtfenster und die 40 Prozent ab 0 Uhr werden je Minute zugeordnet. Der Zeitnachweis zeigt beides an dem Tag, an dem es angefallen ist.
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