Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts muss jede Arztpraxis die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch erfassen - auch die kleine Hausarztpraxis mit drei MFA. Dieser Ratgeber erklärt, was genau verlangt wird, warum der Datenschutz in der Praxis besonders wiegt, wie Teilzeit und Vertretung sauber abgebildet werden und worauf bei der Auswahl einer digitalen Lösung zu achten ist.
Ja, ohne Ausnahme für die Betriebsgröße. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Das Gericht hat dabei an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs angeknüpft. Die Pflicht gilt unmittelbar, also unabhängig davon, wann der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz anpasst.
Für die Praxis heißt das: Beginn, Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder angestellten Person müssen aufgezeichnet werden. Das betrifft medizinische Fachangestellte ebenso wie angestellte Ärztinnen und Ärzte, Auszubildende und Reinigungskräfte. Nicht erfasst werden muss die Arbeitszeit des Praxisinhabers selbst, weil er kein Arbeitnehmer ist. Wer mehrere Standorte betreibt oder ein Medizinisches Versorgungszentrum führt, braucht die Erfassung für alle Standorte, sinnvollerweise in einem System.
Die Aufzeichnung muss die tatsächliche Arbeitszeit abbilden, nicht die geplante. Ein Dienstplan an der Pinnwand erfüllt die Pflicht also nicht. Wer regelmäßig länger bleibt, weil die Sprechstunde überzieht, muss das auch in der Erfassung wiederfinden. Grundsätzliches dazu steht im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Viele Praxen führen bis heute eine Excel-Tabelle oder eine Kladde am Empfang. Das ist formal zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig ist. In der Realität scheitert es an drei Stellen:
Dazu kommt ein Aspekt, der oft übersehen wird: Eine handschriftliche Liste ist nicht manipulationssicher. Kommt es zum Streit über Überstunden oder prüft die Rentenversicherung, ist eine digitale Erfassung mit Protokoll die deutlich bessere Grundlage. Warum Tabellen als Dauerlösung nicht taugen, vertieft der Ratgeber Stundenzettel in Excel führen?.
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung. In der Arztpraxis kommt hinzu, dass ohnehin ein hohes Schutzniveau gilt und das Personal für das Thema sensibilisiert ist. Drei Punkte sind entscheidend:
Gibt es in der Praxis keinen Betriebsrat, was der Normalfall ist, entfällt die Mitbestimmung bei der Einführung. Trotzdem lohnt es sich, das Team früh einzubinden: Eine Zeiterfassung, die als Kontrollinstrument empfunden wird, erzeugt Widerstand. Eine, die Überstunden sichtbar macht und Urlaubsanträge vereinfacht, wird schnell akzeptiert.
In den meisten Praxen arbeitet kaum jemand in Vollzeit nach Schema F. Eine MFA kommt an drei Tagen, eine andere täglich am Vormittag, eine dritte hat den Mittwoch frei. Das Sollarbeitszeitkonto muss diese Modelle je Person abbilden, sonst stimmt am Monatsende nichts. Eine gute Lösung hinterlegt Wochenstunden und feste Arbeitstage je Person und rechnet das Soll daraus automatisch.
Wenn die Praxisleitung selbst im Urlaub ist, bleiben Urlaubsanträge und Zeitkorrekturen liegen. Eine hinterlegte Vertretung, die in dieser Zeit genehmigen darf, löst das ohne Zettel auf dem Schreibtisch.
Überzogene Sprechstunden sind der Regelfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, dass die Mehrarbeit im Arbeitszeitkonto landet und sichtbar abgebaut werden kann, per Freizeitausgleich oder Auszahlung. Wie das rechtlich sauber läuft, steht im Ratgeber Überstunden korrekt erfassen.
Ab sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab neun Stunden 45 Minuten. In der Praxis wird die Mittagspause zwischen Vormittags- und Nachmittagssprechstunde oft länger als geplant oder fällt kürzer aus. Ein System, das die tatsächliche Pause erfasst oder nach den gesetzlichen Schwellen abzieht, hält die Aufzeichnung korrekt.
Der Empfang ist der natürliche Ort für die Stempelung. Bewährt hat sich ein Tablet im Kiosk-Modus im Personalraum oder hinter dem Tresen: Jede Person stempelt mit ihrer persönlichen PIN, in wenigen Sekunden, ohne eigenes Gerät. Wer ein Diensthandy hat oder das private Smartphone nutzen möchte, stempelt in der App und sieht dort auch das eigene Zeitkonto, den Urlaubsstand und den Plan. Die Praxisleitung arbeitet im Browser am Verwaltungsrechner, prüft vor dem Monatsabschluss die fehlenden Stempelungen und gibt den Export frei.
Wichtig ist der letzte Schritt: Das Steuerbüro braucht die Monatswerte in einem Format, das es einlesen kann, üblicherweise für DATEV oder Lexware. Wenn die Praxis die Stunden abtippt, ist die Hälfte des Gewinns wieder weg.
Presio für Arztpraxen und MVZ bildet genau diese Punkte ab: Stempeln per App, Browser oder Kiosk-Tablet mit PIN, automatischer Pausenabzug nach Arbeitszeitgesetz, individuelle Wochenstunden und Arbeitstage je Person, Vertretungsregelung für Anträge, Rollen und Rechte mit strikter Trennung zwischen eigener Sicht und Leitungssicht, Hosting in der EU mit AVV zum Download sowie Lohnexport für DATEV und Lexware. Der Zeitnachweis je Person entsteht als PDF, wie ihn das BAG-Urteil verlangt. Für Praxen mit mehreren Standorten oder ein MVZ lassen sich mehrere Dienstpläne führen, bei einer gemeinsamen Zeiterfassung und einem Urlaubskonto je Person.
Der Preis richtet sich allein nach der Teamgröße, ab acht Euro je Mitarbeiter im Monat, alle Funktionen inklusive. Eine Praxis mit acht Angestellten zahlt 64 Euro monatlich. Registrieren, Team anlegen, stempeln: Die erste Stempeluhr läuft in etwa zehn Minuten, ohne Kreditkarte und ohne Vertrag.
Ja. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 kennt keine Ausnahme für kleine Betriebe. Auch eine Hausarztpraxis mit zwei oder drei medizinischen Fachangestellten muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen. Erleichterungen für Kleinbetriebe sind bisher nur in Gesetzentwürfen diskutiert worden.
Nein. Die Pflicht richtet sich an den Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer. Der Inhaber selbst ist kein Arbeitnehmer. Angestellte Ärztinnen und Ärzte dagegen schon, für sie gilt die Aufzeichnungspflicht genauso wie für die MFA.
Formal kann eine Tabelle die Pflicht erfüllen, wenn sie vollständig und zeitnah geführt wird. In der Praxis ist sie fehleranfällig, nicht manipulationssicher und erzeugt beim Monatsabschluss Handarbeit. Bei Streit über Überstunden ist eine digitale Erfassung mit Änderungsprotokoll die deutlich belastbarere Grundlage.
Nein, das wäre datenschutzrechtlich nicht zulässig. Jede Person sieht nur die eigenen Zeiten und das eigene Konto. Die Gesamtsicht und die Personalakten bleiben der Praxisleitung und ausdrücklich berechtigten Personen vorbehalten.
Über individuelle Wochenstunden und feste Arbeitstage je Person. Daraus ergibt sich das Sollkonto automatisch, sodass Mehr- und Minderstunden korrekt ausgewiesen werden, auch wenn jede MFA ein anderes Modell hat.
Die tatsächliche Arbeitszeit wird gestempelt, die Mehrarbeit landet im Arbeitszeitkonto. Sie kann später durch Freizeit ausgeglichen oder ausgezahlt werden. Entscheidend ist, dass sie überhaupt sichtbar wird, statt in einer Liste unterzugehen.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt für über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Zeiten eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Da die Unterlagen auch für Lohnsteuer und Sozialversicherung relevant sind, bewahren viele Praxen sie länger auf.
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