Recoger una vez al año todas las peticiones de vacaciones, aclarar conflictos, aprobar - y después tranquilidad en el calendario. Cómo funciona en cinco pasos la planificación anual de vacaciones en equipo, qué establece el § 7 BUrlG, qué festivos y puentes trae 2027 y por qué Excel y el calendario de pared se quedan cortos. Con el planificador de vacaciones 2027 gratuito como plantilla.
Con la planificación anual de vacaciones un equipo fija las vacaciones del año siguiente de una vez, en lugar de solicitud por solicitud repartidas a lo largo del año. El proceso es similar en todas partes: la dirección abre un plazo de peticiones, todos entregan sus peticiones de vacaciones y una vista anual de vacaciones muestra dónde se acumulan las peticiones, en una reunión de vacaciones se resuelven los conflictos y, al final, se aprueba todo. Lo que queda después en el calendario son vacaciones aprobadas - seguridad de planificación para ambas partes.
Tiene sentido en todas partes donde cuenta la cobertura: en hospitales y residencias, en cuidados a domicilio, en la logística con sus temporadas punta, en la limpieza con instalaciones fijas, pero también en consultas, farmacias y hostelería. Sobre todo para el planificador de vacaciones 2027 merece la pena montar bien el proceso ahora en otoño: el plazo de peticiones suele estar entre octubre y diciembre, para que en enero todo esté fijado.
La mayoría de las empresas empiezan con una tabla de Excel o un calendario de pared con puntos de colores. Ambos funcionan mientras el equipo sea pequeño y nadie cambie nada. Pero eso es justo lo que pasa constantemente:
Quien busca una alternativa a Excel para la planificación de vacaciones busca por tanto tres cosas: contadores por día, una vista por cualificación o puesto de trabajo y una aprobación de la que salen directamente solicitudes aprobadas.
La base es la Ley federal alemana de vacaciones (BUrlG). El derecho a vacaciones según el § 7 BUrlG regula cómo se fijan las fechas de las vacaciones - y es más favorable al trabajador de lo que muchos piensan:
Si hay vacaciones colectivas de empresa, pueden fijarse por motivos objetivos - con el comité de empresa mediante acuerdo de empresa. Lo habitual es que solo comprometan una parte de las vacaciones anuales. Van como bloque fijo en la vista anual, antes de que se abra el plazo de peticiones.
Quien planifique las vacaciones de 2027 debería conocer los festivos, porque desplazan los cuellos de botella. Además, 2027 es un año más bien desfavorable: el Día del Trabajo cae en sábado, y el Día de la Unidad Alemana, el Día de la Reforma y los dos días de Navidad, en fin de semana. En toda Alemania solo quedan cinco festivos que caen en día laborable.
| Festivo | Fecha en 2027 | Se aplica en |
|---|---|---|
| Año Nuevo | vie, 01/01/2027 | en toda Alemania |
| Epifanía (Reyes) | mié, 06/01/2027 | BW, BY, ST |
| Día Internacional de la Mujer | lun, 08/03/2027 | BE, MV |
| Viernes Santo | vie, 26/03/2027 | en toda Alemania |
| Lunes de Pascua | lun, 29/03/2027 | en toda Alemania |
| Día del Trabajo | sáb, 01/05/2027 | en toda Alemania |
| Ascensión | jue, 06/05/2027 | en toda Alemania |
| Lunes de Pentecostés | lun, 17/05/2027 | en toda Alemania |
| Corpus Christi | jue, 27/05/2027 | BW, BY, HE, NW, RP, SL |
| Asunción de la Virgen | dom, 15/08/2027 | SL (en Baviera, solo en municipios con población mayoritariamente católica) |
| Día Mundial de la Infancia | lun, 20/09/2027 | TH |
| Día de la Unidad Alemana | dom, 03/10/2027 | en toda Alemania |
| Día de la Reforma | dom, 31/10/2027 | BB, HB, HH, MV, NI, SN, ST, SH, TH |
| Todos los Santos | lun, 01/11/2027 | BW, BY, NW, RP, SL |
| Día de Oración y Penitencia | mié, 17/11/2027 | SN |
| Día de Navidad | sáb, 25/12/2027 | en toda Alemania |
| Segundo día de Navidad | dom, 26/12/2027 | en toda Alemania |
Abreviaturas de los estados federados: BW Baden-Wurtemberg, BY Baviera, BE Berlín, BB Brandeburgo, HB Bremen, HH Hamburgo, HE Hesse, MV Mecklemburgo-Pomerania Occidental, NI Baja Sajonia, NW Renania del Norte-Westfalia, RP Renania-Palatinado, SL Sarre, SN Sajonia, ST Sajonia-Anhalt, SH Schleswig-Holstein, TH Turingia. La Fiesta de la Paz de Augsburgo (8 de agosto, solo en la ciudad de Augsburgo) cae en domingo en 2027.
Para la planificación, esto significa: en 2027 los puentes de mayo están especialmente solicitados. Quien los recoge pronto mediante un plazo de peticiones y limita el número de personas ausentes a la vez evita conflictos en primavera.
En 2027 hay exactamente 261 días de lunes a viernes. Restando los festivos que caen en día laborable, quedan:
| Días laborables | Estados federados |
|---|---|
| 253 | Baden-Wurtemberg, Baviera |
| 254 | Renania del Norte-Westfalia, Renania-Palatinado, Sarre |
| 255 | Berlín, Hesse, Mecklemburgo-Pomerania Occidental, Sajonia, Sajonia-Anhalt, Turingia |
| 256 | Brandeburgo, Bremen, Hamburgo, Baja Sajonia, Schleswig-Holstein |
Definid para qué año se planifica y hasta cuándo deben llegar las peticiones; con dos a cuatro semanas basta. Comunicad de antemano lo que ya está fijado: vacaciones colectivas, inventario, temporadas punta - y cuántas personas como mínimo deben estar por día, cualificación o puesto de trabajo. Quien indica de antemano la cobertura mínima durante las vacaciones se ahorra la mitad de las discusiones después.
Cada persona introduce sus peticiones - mejor con prioridad. Prioridad alta tiene la boda de la hermana o la semana en que cierra la guardería; prioridad baja significa «preferiblemente en agosto, pero julio también valdría». Quien recoge prioridades sabe de inmediato en la reunión dónde hay margen.
Ahora necesitáis la vista anual de vacaciones: todas las personas en filas, todos los días en columnas, y bajo cada día un contador - cuántos están presentes, cuántos ausentes. Lo decisivo es que los contadores se puedan agrupar por cualificación y por puesto de trabajo también. Solo entonces veis que el 12 de agosto hay ocho personas, pero ninguna profesional con cura de heridas - o que en la instalación Norte falta todo el turno de mañana. Los días por debajo de la cobertura mínima deben marcarse en color.
Con la vista lista, toca la reunión de vacaciones. La regla: solo se comentan los días marcados, todo lo demás queda cerrado. Para cada cuello de botella hay tres palancas: alguien mueve su petición unos días, alguien con prioridad baja cambia a otro mes, o la cobertura de ese día se resuelve de otra forma (personal comodín, ETT, equipo vecino). Quien se apoya en las prioridades y en los criterios sociales del § 7 BUrlG al resolver conflictos de vacaciones casi siempre se ahorra el ordeno y mando. Los resultados se ajustan directamente en la vista - los contadores muestran al momento si el cuello de botella ha desaparecido.
Si la vista cuadra, se aprueba; opcionalmente la dirección confirma como segunda instancia. Después, todos los periodos son solicitudes de vacaciones aprobadas, ya no peticiones sin compromiso - están en el calendario, en el cuadrante y en la cuenta de vacaciones. Quien quiera cambiar algo más adelante presenta una solicitud de modificación. Así el estado queda limpio y nadie tiene que adivinar en mayo lo que se habló en noviembre.
Planificación de vacaciones en hospitales y residencias: Aquí no cuenta el número de personas, sino la cualificación. Cada unidad tiene una cobertura mínima por turno, a menudo separada entre profesionales y auxiliares - en áreas sensibles de cuidados, además, la PpUGV. Por eso la vista anual tiene que agrupar por cualificación. Solo entonces ve la supervisión de la unidad que las vacaciones de verano serían asumibles, pero que en la segunda semana de agosto ya no queda nadie con tutoría de prácticas en el centro.
Planificación de vacaciones en cuidados a domicilio: Las rutas a domicilio necesitan conductores y profesionales al mismo tiempo; quien tiene dos conductores en un equipo de seis debe contarlos por separado. En las ambulancias se suman los niveles de cualificación - los técnicos de emergencias sanitarias no pueden sustituirse por técnicos de transporte sanitario.
Planificación de vacaciones en logística: Aquí mandan las temporadas punta. Campaña de Navidad, inventario, inicio de temporada: en esas semanas la cobertura mínima es mayor de lo habitual. Quien registra los picos de antemano como plazos bloqueados o con contador elevado solo tiene que negociar los márgenes en la reunión.
Planificación de vacaciones en servicios y limpieza: En limpieza, seguridad y facility services cuenta la cobertura por instalación. Tres personas de vacaciones dan igual mientras no trabajen las tres en la misma instalación. Por eso la vista tiene que agrupar por puesto de trabajo - y el responsable de instalación solo ve sus instalaciones.
Exactamente este proceso lo hemos construido en Presio como función propia - no una lista de solicitudes retorcida, sino una planificación anual de vacaciones, que refleja los cinco pasos:
En resumen: el software de planificación de vacaciones os quita el contar y os deja el decidir. Y como forma parte de Presio, el cuadrante, el control horario y la preparación de nóminas dependen directamente de él - las vacaciones están en el cuadrante sin que nadie las apunte dos veces.
En cinco pasos: fijar un plazo de peticiones de dos a cuatro semanas e indicar la cobertura mínima, recoger las peticiones de vacaciones con prioridad, comprobar en una vista anual cuántas personas faltan cada día, aclarar los conflictos en una reunión de vacaciones y después aprobar los periodos en bloque. Para equipos pequeños basta con el planificador de vacaciones 2027 gratuito en Excel; con Presio, las peticiones, la vista general y la aprobación se gestionan directamente en la app.
Las peticiones recogidas aún no son una autorización. Las vacaciones solo son vinculantes cuando el empleador las aprueba - después, por regla general, ya no puede revocar unilateralmente una autorización concedida. Por eso, aclara los conflictos antes de aprobar y deja constancia de la aprobación por escrito o en la app.
Lo mejor es en otoño del año anterior, normalmente entre octubre y diciembre. Entonces los empleados ya conocen las vacaciones escolares y las fechas familiares, y la empresa tiene tiempo para resolver los cuellos de botella antes de que empiece el año. Un plazo de peticiones de dos a cuatro semanas es suficiente.
Solo con un buen motivo. Según el § 7 apdo. 1 BUrlG deben tenerse en cuenta las peticiones de los empleados; el empresario solo puede desviarse por necesidades urgentes de la empresa o si las peticiones de otros empleados tienen prioridad por motivos sociales. Una cobertura mínima no alcanzada es una necesidad de ese tipo; la simple comodidad, no.
Con la solicitud normal, cada periodo se solicita y se aprueba por separado, repartido a lo largo del año. Con la planificación anual de vacaciones, todas las peticiones se recogen a la vez, se comprueban juntas frente a la cobertura y se aprueban de una vez. Después son solicitudes aprobadas; los cambios se tramitan como solicitud de modificación.
Con prioridades y una vista que solo muestra los cuellos de botella reales. Para cada uno hay tres palancas: mover, cambiar o asegurar la cobertura de otra forma. Quien aplica los criterios sociales del § 7 BUrlG y rota al año siguiente a quien tuvo prioridad casi siempre se ahorra el ordeno y mando.
Sí, en los principios generales de vacaciones, el plan de vacaciones y las vacaciones colectivas, el comité de empresa tiene derecho de cogestión según el § 87 apdo. 1 n.º 5 BetrVG. La concesión individual de vacaciones sigue siendo cosa del empresario, siempre que se respeten los principios acordados.
En toda Alemania: Año Nuevo (vie, 1 de enero), Viernes Santo (26 de marzo), Lunes de Pascua (29 de marzo), Día del Trabajo (sáb, 1 de mayo), Ascensión (jue, 6 de mayo), Lunes de Pentecostés (17 de mayo), Día de la Unidad Alemana (dom, 3 de octubre) y el primer y segundo día de Navidad (sáb y dom). Según el estado federado se suman la Epifanía (Reyes), el Día de la Mujer, el Corpus Christi, la Asunción, el Día Mundial de la Infancia, el Día de la Reforma, Todos los Santos y el Día de Oración y Penitencia.
Sobre todo el viernes después de la Ascensión (7 de mayo) y, en BW, BY, HE, NW, RP y SL, el viernes después del Corpus Christi (28 de mayo). En Pascua, cuatro días de vacaciones dan diez días libres; en Pentecostés, cuatro días de vacaciones dan nueve.
Sí, el planificador de vacaciones 2027 de Presio está disponible gratis como archivo de Excel y como PDF para imprimir, sin registro. La plantilla de Excel conoce los festivos de todos los estados federados, cuenta las ausencias simultáneas por día y calcula los días de vacaciones y las vacaciones pendientes por persona.
Abrir el periodo de deseos, recoger deseos, ver los cuellos de botella de un vistazo, aprobar con un clic - en Presio es una función, no un proyecto. Prueba gratis 14 días, sin tarjeta de crédito.
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