Excelben vezeted a munkaidő-kimutatást?
Van egyszerűbb megoldás

Hol akadnak meg az Excel és a papír a hétköznapokban

Az Excel és a kinyomtatott óranyilvántartó lap gyorsan kéznél van, és semmibe sem kerül. Pontosan ezért kezdi sok vállalkozás ezzel. A mindennapi működés során azonban jellemző gyenge pontok mutatkoznak meg:

• Átviteli hibák: A számokat rosszul olvassák le vagy elgépelik - és ez gyakran csak a bérszámfejtésnél derül ki.
• Hónap végi begépelés: Aki papírcetliket gyűjt, kézzel viszi át őket egy listába. Ez órákba kerül, és újabb hibaforrás.
• Nincs valós idejű áttekintés: Hogy kinek mennyi túlórája vagy fennmaradó szabadsága van, csak nagy erőfeszítéssel számolható össze - soha nem egy pillantásra.
• A nyilvántartási kötelezettség gyakran hiányos: A kezdetet, a véget és a tartamot nem mindig rögzítik pontosan és időben.
• Elveszett cetlik: Egy cetlit, ami elveszik, szinte lehetetlen rekonstruálni - vitás esetben csak állítás áll állítással szemben.

Mikor elég (még) az Excel

Legyünk őszinték: nem minden vállalkozásnak van azonnal szüksége egy appra. Nagyon kis csapatoknál - egy-két fő, fix munkaidővel és kevés változással - egy rendes Excel-táblázat vagy egy óracédula is teljesen megfelelhet. Amíg az áttekintés belefér a fejedbe, és a hónap végén csak néhány sor gyűlik össze, az átállás nem feltétlenül éri meg.

A határt általában akkor érzed meg, amikor több munkatárs jön hozzá, műszakok vagy bevetések váltakoznak, vagy amikor a túlórákat és a szabadságot rendszeresen nyilván kell tartani.

Mit kell tudnia egy jó munkaidő-rögzítésnek

Aki a váltáson gondolkodik, érdemes néhány dologra figyelnie. Egy jó megoldás munkát vesz le a válladról, nem újat teremt:

• Mobil bélyegzés appal: A dolgozók egy koppintással rögzítik az idejüket - közvetlenül a helyszínen, cetli nélkül.
• Túlórák és egyenlegek automatikusan: A több- és kevesebb órák maguktól összeadódnak, képletek karbantartása nélkül.
• Export a bérszámfejtés számára: Tiszta kiértékelések PDF-ként és Excelként, amelyek közvetlenül továbbadhatók.
• GDPR és EU-tárhely: A személyes munkaidő-adatok helye EU-n belüli szervereken van.
• Teljesíti a Nyilvántartási kötelezettség: A kezdetet, a véget és a tartamot időben és hiánytalanul rögzítik.

Zökkenőmentes átállás

A váltásnak nem kell nagy lépésnek lennie. Két szakaszban kényelmesen megy:

• 1. lépés - sablon használata: Amíg áttekinthető marad, elég egy rendes sablon. Itt egy ingyenes munkaidő-nyilvántartó lap PDF és Excel formátumban.
• 2. lépés - átállás egy appra: Amint több munkatárs, műszak vagy kiértékelés jön hozzá, egy app veszi át a számolást és rendezést.