Eine Apotheke plant enger als die meisten Betriebe: Der Handverkauf muss besetzt sein, die Rezeptur braucht Ruhe, der Notdienst kommt turnusmäßig dazwischen, und ein großer Teil des Teams arbeitet Teilzeit. Dieser Ratgeber zeigt, wie ein Dienstplan aufgebaut wird, der Besetzung, Qualifikation und Arbeitsrecht zusammenbringt - und wie der Notdienst sauber in Zeitkonto und Lohnabrechnung landet.
In der Apotheke hängt die Planung stärker an Qualifikationen als in anderen Branchen. Approbierte Apothekerinnen und Apotheker, PTA, PKA und Auszubildende dürfen unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Während der Öffnungszeit muss immer eine approbierte Person anwesend oder erreichbar sein. Ein Plan, der nur Köpfe zählt, reicht deshalb nicht - er muss zeigen, ob die richtige Qualifikation zur richtigen Zeit da ist.
Dazu kommt die Teilzeitquote. In vielen Apotheken arbeitet die Mehrheit des Teams nicht in Vollzeit, oft mit festen freien Tagen oder halben Tagen. Jedes dieser Modelle braucht ein eigenes Sollkonto, sonst stimmen die Stunden am Monatsende nicht.
Der Notdienst ist turnusmäßig vorgegeben und lässt sich nicht verschieben. Für die Planung bedeutet das mehrere Dinge gleichzeitig:
Sinnvoll ist, den Notdienst als eigenen Dienst mit eigenen Zeiten, eigener Farbe und hinterlegter Zuschlagslogik anzulegen. Dann ist er im Plan sofort erkennbar und rechnet sich von allein richtig.
Die zweite Frage, die der Plan beantworten muss: Ist der HV-Tisch zu den Stoßzeiten ausreichend besetzt? Vormittags nach Praxisöffnung und am späten Nachmittag ist der Andrang höher als um 14 Uhr. Wer in Tagesschichten denkt, verpasst das. Eine Besetzungszeile, die je Tag und Arbeitsplatz zeigt, wie viele Personen eingeplant sind, macht Lücken auf einen Blick sichtbar.
Hilfreich ist, Arbeitsplätze zu unterscheiden: Handverkauf, Rezeptur, Backoffice, Botendienst. Dann zeigt der Plan nicht nur, wer da ist, sondern wo. Für Apotheken mit Filialen gilt dasselbe je Standort, bei einer gemeinsamen Zeiterfassung und einem Urlaubskonto je Person, auch wenn jemand aushilfsweise in einer anderen Filiale arbeitet. Wie das aufgebaut wird, beschreibt der Ratgeber Mehrere Dienstpläne.
Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten systematisch erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Für die Apotheke heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder angestellten Person, einschließlich PTA, PKA und Auszubildenden. Der Dienstplan allein genügt nicht, weil er die geplante und nicht die tatsächliche Zeit zeigt. Hintergründe im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Die Pausenregeln des Arbeitszeitgesetzes gelten auch hinter dem HV-Tisch: 30 Minuten ab sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten ab neun Stunden. Wenn die Mittagspause wegen Kundenandrang ausfällt, muss das in der Aufzeichnung erkennbar sein. Ein System, das tatsächliche Pausen erfasst oder nach den gesetzlichen Schwellen abzieht, hält die Zahlen sauber.
Am Monatsende braucht das Steuerbüro die Stunden je Person, getrennt nach normaler Arbeitszeit und zuschlagspflichtigen Stunden. Wenn die Apotheke diese Werte aus einer Liste abschreibt, entstehen genau dort Fehler, wo sie teuer sind. Zwei Dinge helfen:
Presio für Apotheken legt Notdienste als eigene Dienste mit Zuschlagslogik an und kennt die Feiertage je Bundesland. Dienste über Mitternacht werden minutengenau dem richtigen Tag zugeordnet, die Zuschläge nach § 3b EStG landen als Brutto-Schätzung im Lohnexport für DATEV und Lexware. Die Besetzungszeile zeigt je Tag, ob HV-Tisch und Backoffice ausreichend besetzt sind, Qualifikationen werden beim Planen geprüft. Individuelle Wochenstunden und freie Tage je Person sorgen für ein korrektes Sollkonto trotz vieler Teilzeitmodelle. Gestempelt wird per App, Browser oder Kiosk-Tablet im Backoffice, sodass niemand ein eigenes Smartphone braucht. Vor dem Monatsabschluss zeigt die Prüfliste offene Tage.
Der Preis richtet sich allein nach der Teamgröße, ab acht Euro je Mitarbeiter im Monat, alle Funktionen inklusive. Eine Apotheke mit zehn Beschäftigten zahlt 80 Euro monatlich. Registrieren, Team anlegen, Plan bauen: Das geht an einem Vormittag, ohne Kreditkarte und ohne Vertrag.
Am besten als eigenen Dienst mit festen Zeiten, eigener Farbe und hinterlegter Zuschlagslogik. So ist er im Plan sofort erkennbar, die Stunden über Mitternacht werden dem richtigen Tag zugeordnet, und die Ruhezeit am Folgetag wird beim Planen berücksichtigt.
Nach § 3b Einkommensteuergesetz sind Zuschläge steuerfrei bis 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr, 40 Prozent zwischen 0 und 4 Uhr, 50 Prozent an Sonntagen und 125 Prozent an Feiertagen. Da ein Notdienst mehrere Fenster berührt, muss die Zuordnung minutengenau nach Uhrzeit erfolgen.
Ja. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Angestellten erfasst werden, auch für PTA, PKA und Auszubildende.
Nein. Der Plan zeigt die geplante Zeit, die Aufzeichnungspflicht bezieht sich auf die tatsächliche. Wer länger bleibt, weil der Andrang groß war, muss das in der Erfassung wiederfinden. Plan und Zeiterfassung sollten deshalb zusammenhängen.
Über individuelle Wochenstunden und feste freie Tage je Person. Daraus errechnet sich das Sollkonto automatisch, sodass Mehr- und Minderstunden auch bei sehr unterschiedlichen Modellen stimmen.
Ja, sinnvollerweise mit einem eigenen Plan je Standort und einer gemeinsamen Zeiterfassung. Hilft jemand in einer anderen Filiale aus, laufen die Stunden trotzdem in einem Zeitkonto zusammen, und es gibt nur ein Urlaubskonto je Person.
Über einen Export im Format des Lohnprogramms, etwa DATEV oder Lexware, mit Pausen und Zuschlagsstunden. Vorher zeigt eine Prüfliste offene oder fehlende Stempelungen, damit der Abschluss ohne Rückfragen durchläuft.
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