Több beosztás:
egy vállalkozás, sok terület

A probléma: egy beosztás mindenre, vagy három eszköz három területre

Aki több terület felelőse egy vállalkozásban, mindkét zsákutcát ismeri. Az első: minden egyetlen beosztás. Mentőállomás, iskola és adminisztráció egymás alatt állnak, a létszámsor összeszámolja azokat a dolgokat, amelyek nem tartoznak össze, és aki csak az iskolát tervezi, minden héten negyven olyan sor mellett görget el, amely nem tartozik rá.

A második: külön eszközök területenként. A mentőállomásnak megvan a saját szoftvere, az iskolának egy Excel-táblázata, a vendéglőnek egy fali beosztása. Minden terület önmagában átlátható - de az a személy, aki keddenként tanít és hétvégén a mentőautóban ül, most kétszer létezik. Két szabadságszámla, két időszámla, két login, és senki sem látja, hogy az éjszakai műszak után hétfőn 8-kor az osztály előtt áll.

Mikor van értelme a több beosztásnak

Nem minden két részleggel rendelkező vállalkozásnak van szüksége két beosztásra. A konyha és a felszolgálás ugyanabban az étteremben ugyanabban az időben, ugyanazon a helyen dolgozik, és ugyanaz a személy tervezi őket - ez két munkahely egy beosztásban. A saját Területenkénti beosztás akkor éri meg, ha legalább két pont teljesül:

• Saját szolgálatok és munkahelyek: A pékség ismeri a 3 órától induló korai műszakot, a vendéglő a délet és az estét. A mentőállomás 24 órás szolgálatának semmi keresnivalója az iskolában.
• Más időpontok: Az iskola kurzusblokkok szerint tervez, a mentőállomás 24 órás műszakrendben. Egy közös beosztás mindkettőt megmutatja, és egyiknek sem segít.
• Más tervezők: A mentőállomás vezetése tervezi a mentőállomást, az iskola vezetése az iskolát. Mindenkinek szüksége van a saját beosztására a másik sorai nélkül - de mindkettőnek ugyanazt a személyt kell látnia.
• Több telephely: Két fiók, két mentőállomás, két ház. A Beosztás több telephelyre ugyanaz az eset: külön tervezni, közösen kezelni.

Mit kell tudnia a struktúrának

Hogy a különálló beosztások ne váljanak külön világokká, a szoftvernek egyértelmű hierarchiára van szüksége: Beosztás → Munkahely → Szolgálatok. A beosztás az a keret, amelyet a tervező megnyit. Ebben vannak a munkahelyek, mint például Mentőautó 1, tanterem vagy 3. osztály, és minden munkahelyhez hozzá vannak rendelve a ott teljesített szolgálatok. Ehhez négy dolgot kell megoldani:

• Személyek egy vagy több beosztáson: A legtöbb dolgozó egy területhez tartozik. Néhányan kettőhöz - a gyakorlati oktató, aki jár is, tanít is, a pékasszony, aki szombatonként besegít a vendéglőben. Mindkét beosztáson megjelennek, de egyetlen személyként, egyetlen fiókkal.
• Munkahely több beosztáson: Egyes munkahelyeket két terület is használ, például egy oktatótermet vagy az ambulanciát, ahova az osztály és a sürgősségi osztály is küld személyzetet. Egy ilyen Több beosztáson szereplő munkahely mindegyiken megjelenik, a hozzá tartozó szolgálatokkal együtt.
• Egy szabadságszámla, egy időnyilvántartás: Aki két beosztáson szerepel, annak mégis egy szabadságszámlája és egy időszámlája van. Az iskolából származó szabadság a mentőállomáson távollétként látszik, a hétvégi órák ugyanazon a fiókon számolódnak, mint a tanórák.
• Egy login: A személy egyszer jelentkezik be, és egy listában látja a szolgálatait minden beosztásból.

Négy lépésből álló folyamat

1. Beosztások létrehozása

Minden területhez, amelynek saját szolgálatai, időpontjai vagy tervezői vannak, hozzatok létre egy beosztást: „Mentőállomás”, „Iskola”, „Pékség”, „Vendéglő”. Kevesebb több: két-négy beosztás a legtöbb vállalkozásnál a megfelelő szám.

2. Munkahelyek és szolgálatok hozzárendelése

Minden beosztáshoz hozzárendelitek a munkahelyeit, és a szolgálatokat a munkahelyekhez kapcsoljátok: Mentőautó 1 24 órás szolgálattal, tanterem délelőttel és délutánnal, pékség 3 órától induló korai műszakkal. Az a munkahely, amelyet két terület használ, mindkét beosztást megkapja. A fix munkahely nélküli szolgálatokat, például a készenlétet, közvetlenül a beosztáshoz rendelitek.

3. Személyek hozzárendelése

Minden személy egy vagy több beosztáshoz tartozik. Ez oda tartozik, ahol amúgy is vezetitek a törzsadatokat - a dolgozói űrlapra a felvételkor, és a személyi aktába, ha később valami változik. Aki csak a mentőállomáson dolgozik, az a mentőállomást kapja; a gyakorlati oktató megkapja a mentőállomást és az iskolát is, és mindkét beosztáson megjelenik, egy fiókkal.

4. Váltógomb a beosztásban

A mindennapokban a tervezőnek csak egy váltógombra van szüksége a beosztásban, amellyel a mentőállomás és az iskola között vált. A személyek, munkahelyek, szolgálatok és a létszámsor a kiválasztott beosztáshoz igazodnak. Az a személy, aki mindkettőn szerepel, mindkettőn megjelenik; ugyanígy a távollétei és az ütközései is.

Példák a gyakorlatból

Mentőállomás mentőszolgálati iskolával: A mentőállomás éjjel-nappal jár, az iskola tanrend szerint tanít. A tanítási megbízással rendelkező mentősök mindkét beosztáson szerepelnek. Az ütközésellenőrzésnek mindkettőn át kell működnie: aki vasárnap éjjel a kocsiban szolgált, hétfőn 8-kor nem állhat a tanteremben. A pihenőidő nem ismer beosztáshatárt.

Pékség vendéglővel: A pékség 3 órakor kezd, a vendéglő éjfélkor zár. Két beosztás, két tervező, alig van átfedés - kivéve a pékasszonyt, aki szombatonként besegít a felszolgálásban, és a vezetőt, aki mindkettőt szemmel tartja. Ő egyszerűen átvált, ahelyett hogy két táblázatot nyitna meg; az órák egy időszámlán futnak össze, a DATEV-export egy marad.

Klinika osztályokkal és ambulanciával: Minden osztály önállóan tervez, az ambulancia is. A pool-munkatárs, akit a 2. osztályon vagy az ambulancián vetnek be, mindkét beosztáson szerepel. Az ambulancia mint munkahely a saját beosztásán és annak az osztálynak a beosztásán is szerepel, amelyet napközben társ-obszervál - minden beosztásban a létszámsor csak azt számolja, ami az adott beosztást érinti. Az éves szabadságtervezés ennek ellenére az egész intézmény számára egy áttekintésben zajlik, beosztás szerint csoportosítva.

Hogyan segít a Presio több beosztás esetén

Pontosan ezt a struktúrát építettük fel a Presióban. Egy szervezetben több beosztás is lehet, és minden más marad, ahogy van:

• Több beosztás szervezetenként: A „Beosztások kezelése” alatt annyi beosztást hoztok létre, ahány területe van a vállalkozásotoknak - mentőállomás, iskola, pékség, vendéglő, 1-4. osztály.
• Váltógomb a gyorsbevitel mellett: A Beosztás fülön közvetlenül a gyorsbevitel mellett választjátok ki az aktív beosztást. A személyek, munkahelyek, szolgálatok és a létszámsor követik a kiválasztást.
• Struktúra: Beosztás → Munkahely → Szolgálatok: A „Szolgálatok kezelése” alatt beosztásonként látjátok a munkahelyeket, alattuk pedig az ott teljesített szolgálatokat. A munkahellyel rendelkező szolgálat automatikusan követi a munkahelye beosztásait; csak a munkahely nélküli szolgálatokat rendelitek hozzá magatok.
• Munkahelyek és személyek többszörös hozzárendelése: Egy munkahely több beosztáson is szerepelhet, és mindegyiken megjelenik. A személyeket a dolgozói űrlapon vagy a személyi akta törzsadat-fülén rendelitek egy vagy több beosztáshoz - egy személy, egy fiók, annyi beosztás, amennyi kell.
• Számláló és létszám beosztásonként: A létszámsor és az előírt értékek beosztásonként számolódnak. Az iskola nem számítja bele a mentőállomást - de egy személy pihenőideje és távollétei minden beosztáson érvényesek.
• Minden egy fiókban: Az időnyilvántartás, a távollétek, az éves szabadságtervezés, a béradat-export és az app egyben marad. Aki két beosztáson szerepel, egy loginnal csekkol be, egy időszámlája van, és egy listában látja a szolgálatait mindkét beosztásból.

Röviden: a Beosztás-szoftver több csapat számára minden területnek megadja a saját beosztását, és a mögötte álló embert egyetlen személyként kezeli. Az egy területtel rendelkező vállalkozások esetében semmi sem változik - ott pontosan egy beosztás van.