Gada atvaļinājumu plānošana:
kā tā izdodas komandā

Kas ir gada atvaļinājumu plānošana?

Īsumā: Gada atvaļinājumu plānošana nozīmē, ka komanda nosaka nākamā gada atvaļinājumus vienā piegājienā, nevis pieteikumu pēc pieteikuma visa gada garumā. Gaita visur ir līdzīga: vadība atver vēlmju logu, visi iesniedz atvaļinājuma vēlmes līdz termiņam, un gada atvaļinājumu pārskats parāda, kur vēlmes krājas, pēc tam notiekošā atvaļinājumu apspriede atrisina konfliktus, un beigās viss tiek apstiprināts. Tas, kas pēc tam ir kalendārā, ir apstiprināts atvaļinājums - plānošanas drošība abām pusēm.

Jēga tam ir visur, kur svarīgs personāla nodrošinājums: slimnīcā un aprūpes namā, aprūpes dienestā, loģistikā ar tās maksimumslodzes periodiem, ēku uzkopšanā ar fiksētiem objektiem, bet arī praksē, aptiekā un ēdināšanā. Īpaši 2027. gada atvaļinājumu plānošana ir tā vērta, lai gaitu kārtīgi izveidotu jau tagad, rudenī: vēlmju logs parasti ir no oktobra līdz decembrim, lai janvārī viss būtu noteikts.

Kāpēc Excel un sienas kalendārs neder

Lielākā daļa uzņēmumu sāk ar Excel tabulu vai sienas kalendāru ar krāsainiem punktiem. Abi darbojas, kamēr komanda ir maza un neviens neko nemaina. Bet tieši tas notiek nepārtraukti:

• Nav skaitītāju: Excel rāda joslas, bet ne to, cik speciālistu 24. jūlijā vēl ir klāt. Kas to vēlas zināt, skaita ar roku - un nepamana nepilna laika darbinieku, kurš trešdienās tāpat nestrādā.
• Nav kvalifikāciju: Trīs cilvēki atvaļinājumā nav problēma, ja tie ir trīs no divdesmit. Tā ir problēma, ja tie ir vienīgie trīs prakses vadītāji.
• Versiju haoss: Tabula ir uz diska, kopija e-pasta pielikumā, sienas kalendārs atpūtas telpā. Trīs versijas, trīs patiesības.
• Nav pārejas uz pieteikumu: Ja atvaļinājums ir tabulā, tas tik un tā vēl jāpiesaka, jāapstiprina un jāiegrāmato atvaļinājuma kontā.
• Izmaiņas pazūd: Kas maijā samaina vienu dienu, pasaka to vadītājam gaitenī. Tabula to nekad neuzzina.

Kas meklē risinājumu ar nosaukumu Excel alternatīva atvaļinājumu plānošanai patiesībā meklē trīs lietas: skaitītājus katrai dienai, skatu pēc kvalifikācijas vai darba vietas un apstiprināšanu, no kuras uzreiz rodas apstiprināti pieteikumi.

Tiesiskais ietvars: ko nosaka § 7 BUrlG

Pamats ir Vācijas federālais atvaļinājumu likums (Bundesurlaubsgesetz). Galvenā norma: tiesības uz atvaļinājumu saskaņā ar § 7 BUrlG regulē, kā tiek noteikts atvaļinājuma laiks - un tā ir darbiniekiem draudzīgāka, nekā daudzi domā:

• Darbinieka vēlmju ņemšana vērā: Nosakot atvaļinājumu, jāņem vērā darbinieku vēlmes (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Darba devējs nosaka atvaļinājumu, bet nedrīkst vienkārši ignorēt vēlmes.
• Neatliekamas uzņēmuma intereses: Uzņēmums drīkst atkāpties tikai tad, ja to liedz neatliekamas uzņēmuma intereses vai ja citu darbinieku vēlmes sociālu iemeslu dēļ pelna priekšroku - piemēram, skolas vecuma bērnu dēļ. Minimālais darbinieku skaits atvaļinājumu laikā ir šāda interese, vienkārši „pašlaik neder“ tāda nav.
• Piešķiršana nepārtraukti: Ja tiesības pārsniedz divpadsmit darba dienas, vismaz vienai daļai jāaptver divpadsmit darba dienas pēc kārtas (§ 7 Abs. 2 BUrlG).
• Atvaļinājums kārtējā gadā: Atvaļinājums jāizmanto kārtējā kalendārajā gadā. Pārcelšana pieļaujama tikai neatliekamu uzņēmuma vai personisku iemeslu dēļ, tad līdz 31. martam (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
• Spēka zaudēšana tikai pēc norādes: Kopš ES Tiesas un Vācijas Federālās darba tiesas (BAG) spriedumiem atvaļinājums zaudē spēku tikai tad, ja darba devējs savlaicīgi un skaidri uz to norādījis. Kas nenorāda, velk tiesības līdzi.

Ja uzņēmumā ir kolektīvais atvaļinājums, to drīkst noteikt objektīvu iemeslu dēļ - kopā ar darbinieku padomi uzņēmuma vienošanās ceļā. Parasti tas saista tikai daļu no gada atvaļinājuma. Tam kā fiksētam blokam jābūt gada pārskatā, pirms tiek atvērts vēlmju logs.

Gada atvaļinājumu plānošana 5 soļos

1. Nosakiet vēlmju logu

Nosakiet, kuram gadam plāno un līdz kuram laikam vēlmēm jābūt iesniegtām; pietiek ar divām līdz četrām nedēļām. Iepriekš paziņojiet, kas jau ir noteikts: kolektīvais atvaļinājums, inventarizācija, maksimumslodzes periodi - un cik cilvēku katrā dienā, kvalifikācijā vai darba vietā vismaz jābūt klāt. Ja minimālais darbinieku skaits atvaļinājumu laikā ir zināms iepriekš, puse vēlāko diskusiju atkrīt.

2. Iesniedziet atvaļinājuma vēlmes ar prioritāti

Katrs ievada savas vēlmes - vislabāk ar prioritāti. Augsta prioritāte ir māsas kāzām vai nedēļai, kad bērnudārzs ir slēgts; zema prioritāte nozīmē „labprāt augustā, bet derētu arī jūlijs“. Kas savāc prioritātes, apspriedē uzreiz zina, kur ir rīcības brīvība.

3. Gada pārskats ar skaitītājiem katrai dienai

Tagad darbā stājas gada atvaļinājumu pārskats: visas personas rindās, visas dienas kolonnās, un zem katras dienas skaitītājs - cik ir klāt, cik nav. Izšķiroši ir tas, ka skaitītājus var grupēt pa kvalifikācijām un pa darba vietām pēc vajadzības. Tikai tad jūs redzat, ka 12. augustā gan ir klāt astoņi cilvēki, bet nav neviena brūču aprūpes speciālista - vai ka objektā „Ziemeļi“ trūkst visas rīta maiņas. Dienas, kurās netiek sasniegts minimālais darbinieku skaits, jāatzīmē ar krāsu.

4. Atvaļinājumu apspriede: konfliktu noskaidrošana, periodu pārcelšana

Ar pārskatu pāriet uz nākamo posmu: atvaļinājumu apspriede. Noteikums: apspriež tikai atzīmētās dienas, viss pārējais ir sakārtots. Katram trūkumam ir trīs sviras: kāds pārceļ savu vēlmi par dažām dienām, kāds ar zemu prioritāti maina uz citu mēnesi, vai arī personāla nodrošinājums tajā dienā tiek atrisināts citādi (aizvietotājs, pagaidu darbinieki, kaimiņu komanda). Ja posmā atvaļinājumu konfliktu risināšana izmanto prioritātes un § 7 BUrlG sociālos kritērijus, gandrīz vienmēr var iztikt bez pavēles. Rezultātus pielāgo tieši pārskatā - skaitītāji uzreiz parāda, vai trūkums ir novērsts.

5. Apstiprināšana ar vienu klikšķi

Ja pārskats ir pareizs, to apstiprina; pēc izvēles vadība apstiprina kā otrā instance. Pēc tam visi periodi ir apstiprināti atvaļinājuma pieteikumi, nevis vairs nesaistošas vēlmes - tie ir kalendārā, darba grafikā un atvaļinājuma kontā. Kas vēlāk vēlas ko mainīt, iesniedz izmaiņu pieteikumu. Tā stāvoklis paliek sakārtots, un nevienam maijā nav jāmin, kas tika pārrunāts novembrī.

Piemēri no prakses: slimnīca, aprūpe, loģistika, pakalpojumi

Atvaļinājumu plānošana slimnīcā un aprūpes namā: Šeit svarīgs nav cilvēku skaits, bet kvalifikācija. Katrā nodaļā ir spēkā minimālais darbinieku skaits maiņā, bieži atsevišķi speciālistiem un palīgpersonālam - aprūpei jutīgās jomās papildus PpUGV. Tāpēc gada pārskatam jāgrupē pēc kvalifikācijas. Tikai tad nodaļas vadība redz, ka vasaras brīvdienas gan būtu izturamas, bet augusta otrajā nedēļā iestādē vairs nav neviena prakses vadītāja.

Atvaļinājumu plānošana aprūpes dienestā: Ambulatorajiem maršrutiem vienlaikus vajadzīgi šoferi un speciālisti; kam sešu cilvēku komandā ir divi šoferi, tie jāskaita atsevišķi. Neatliekamajā medicīniskajā palīdzībā klāt nāk kvalifikācijas līmeņi - augstākas kvalifikācijas paramediķus nevar aizstāt ar zemākas kvalifikācijas paramediķiem.

Atvaļinājumu plānošana loģistikā: Šeit nosaka maksimumslodzes periodi. Pirmssvētku tirdzniecība, inventarizācija, sezonas sākums: šajās nedēļās minimālais darbinieku skaits ir lielāks nekā parasti. Kas maksimumus iepriekš ievada kā bloķētus logus vai ar paaugstinātu skaitītāju, apspriedē jāvienojas tikai par malējiem periodiem.

Atvaļinājumu plānošana pakalpojumos un uzkopšanā: Ēku uzkopšanā, apsardzē un ēku apsaimniekošanas pakalpojumos svarīgs ir personāls katrā objektā. Trīs cilvēki atvaļinājumā nav problēma, ja vien visi trīs nestrādā vienā objektā. Tātad pārskatam jāgrupē pēc darba vietas - un objekta vadītājs redz tikai savus objektus.

Kā Presio palīdz gada atvaļinājumu plānošanā

Tieši šo gaitu mēs Presio esam izveidojuši kā atsevišķu funkciju - nevis pārveidotu pieteikumu sarakstu, bet īstu funkciju: Gada atvaļinājumu plānošana, kas atspoguļo visus piecus soļus:

• Vēlmju logs: Jūs nosakāt, kuram gadam plāno un līdz kuram laikam pieņem vēlmes. Kamēr logs ir atvērts, visi darbinieki lietotnē redz kartīti „Gada atvaļinājums“ un ievada savas vēlmes ar prioritāti - telefonā, ar trim pieskārieniem.
• Gada pārskats ar skaitītājiem: Visas gada vēlmes, zem katras dienas skaitītāji Klāt / Prombūtnē. Grupēšanas pamats: kvalifikācija, darba vieta vai darba grafiks - speciālisti pa nodaļām, personāls pa objektiem, brigāde pa būvlaukumiem.
• Trūkumu atzīmēšana: Dienas, kurās netiek sasniegts minimālais darbinieku skaits, tiek atzīmētas. Atvaļinājumu apspriedē jūs izskatāt tikai šīs dienas.
• Pielāgošana ar vienu klikšķi: Pārcelt, saīsināt vai mainīt periodus - tieši pārskatā, skaitītāji uzreiz pārrēķina.
• Apstiprināšana ar izvēles otro instanci: Viens klikšķis apstiprina plānojumu; pēc vēlēšanās papildus apstiprina vadība. Pēc tam visi periodi ir apstiprināti atvaļinājuma pieteikumi - kalendārā, darba grafikā, paziņojumu centrā. Vēlākas izmaiņas notiek kā izmaiņu pieteikums.
• Atvaļinājuma konts un atlikušais atvaļinājums uzreiz līdzi: Katrs apstiprinātais periods tiek norakstīts no atvaļinājuma konta. Jūs uzreiz redzat, kam vēl jāieplāno atlikušais atvaļinājums - un savlaicīgi uz to norādāt, pirms kaut kas zaudē spēku.

Īsumā: šī atvaļinājumu plānošanas programmatūra atbrīvo jūs no skaitīšanas un atstāj jums lemšanu. Un tā kā tā ir daļa no Presio, darba grafiks, darba laika uzskaite un algu sagatavošana ir ar to tieši saistīti - atvaļinājums ir grafikā, nevienam to neievadot divreiz.