O dată pe an, colectezi toate dorințele de concediu, clarifici conflictele, aprobi - și apoi liniște în calendar. Cum funcționează planificarea anuală a concediilor în echipă în cinci pași, ce prevede § 7 BUrlG și de ce Excel și calendarul de perete își ating aici limitele.
Principiul este simplu: Planificarea anuală a concediilor înseamnă că o echipă stabilește concediul pentru anul următor dintr-o dată, în loc de cerere după cerere pe parcursul anului. Procesul este peste tot similar: conducerea deschide o fereastră de solicitări, toți își depun dorințe de concediu , iar tabloul anual al concediilor arată unde se aglomerează dorințele; urmează apoi discuția despre concedii , în care se rezolvă conflictele, iar la final totul este aprobat. Ce apare apoi în calendar este concediu aprobat - siguranță în planificare pentru ambele părți.
Are sens peste tot unde contează ocuparea: în clinică și cămin de îngrijire, în serviciul de îngrijire la domiciliu, în logistica cu perioadele ei de vârf, în curățenia clădirilor cu obiective fixe, dar și în cabinet, farmacie și gastronomie. Mai ales dacă ținta este planificatorul de concedii 2027 , merită să pui la punct procesul acum, toamna: fereastra de solicitări este de obicei între octombrie și decembrie, ca în ianuarie totul să fie stabilit.
Majoritatea firmelor pornesc cu un tabel Excel sau cu un calendar de perete cu buline colorate. Ambele funcționează atâta timp cât echipa este mică și nimeni nu schimbă nimic. Exact asta se întâmplă însă permanent:
Cine caută o alternativă la Excel pentru planificarea concediilor , caută de fapt trei lucruri: contoare pe zi, o vedere după calificare sau loc de muncă și o aprobare din care rezultă direct cereri aprobate.
Baza este legea federală germană privind concediile (Bundesurlaubsgesetz). Prevăzut în ea, dreptul la concediu conform § 7 BUrlG reglementează cum se stabilește concediul în timp - și este mai favorabil angajaților decât cred mulți:
Dacă există concediu colectiv, acesta poate fi stabilit din motive obiective - împreună cu consiliul de întreprindere, printr-un acord de întreprindere. De regulă, blochează doar o parte din concediul anual. Are locul lui ca bloc fix în tabloul anual, înainte de deschiderea ferestrei de solicitări.
Stabiliți pentru ce an se planifică și până când trebuie să sosească dorințele; două până la patru săptămâni sunt suficiente. Comunicați din timp ce este deja fix: concediu colectiv, inventar, perioade de vârf - și câte persoane pe zi, calificare sau loc de muncă trebuie să fie prezente cel puțin. Cine spune dinainte care este ocuparea minimă în perioada concediilor , își scutește jumătate din discuțiile de după.
Fiecare persoană își înregistrează dorințele - cel mai bine cu prioritate. Prioritate mare are nunta surorii sau săptămâna în care grădinița e închisă; prioritate mică înseamnă „de preferat în august, dar ar merge și iulie”. Cine colectează priorități știe imediat în discuție unde există marjă.
Acum aveți nevoie de tabloul anual al concediilor: toate persoanele pe rânduri, toate zilele pe coloane, iar sub fiecare zi un contor - câți sunt prezenți, câți absenți. Decisiv este ca aceste contoare pe calificare și pe loc de muncă să poată fi grupate. Abia atunci vedeți că pe 12 august sunt prezente opt persoane, dar niciun specialist în îngrijirea rănilor - sau că la obiectivul Nord lipsește întreaga tură de dimineață. Zilele sub ocuparea minimă trebuie marcate cu culoare.
Cu tabloul în față începe discuția despre concedii. Regula: se discută doar zilele marcate, tot restul este rezolvat. Pentru fiecare blocaj există trei pârghii: cineva își mută dorința cu câteva zile, cineva cu prioritate scăzută schimbă pe altă lună, sau ocuparea din acea zi se rezolvă altfel (înlocuitor, personal temporar, echipa vecină). Cine, atunci când trebuie să rezolve conflictele de concediu , aplică prioritățile și criteriile sociale din § 7 BUrlG, se descurcă aproape întotdeauna fără o decizie impusă de sus. Rezultatele sunt ajustate direct în tablou - contoarele arată imediat dacă blocajul a dispărut.
Dacă tabloul este corect, se aprobă; opțional, conducerea confirmă ca a doua instanță. După aceea toate perioadele sunt cereri de concediu aprobate, nu dorințe fără caracter obligatoriu - apar în calendar, în planul de lucru și în contul de concediu. Cine vrea să schimbe ceva mai târziu depune o cerere de modificare. Astfel situația rămâne curată și nimeni nu trebuie să ghicească în mai ce s-a discutat în noiembrie.
Planificarea concediilor în clinică și cămin de îngrijire: Aici nu contează numărul de persoane, ci calificarea. Pe fiecare secție se aplică o ocupare minimă pe tură, adesea separat pentru personal calificat și auxiliar - în zonele sensibile de îngrijire, în plus, PpUGV. Tabloul anual trebuie deci să grupeze după calificare. Abia atunci vede șeful de secție că vacanța de vară ar fi suportabilă, dar în a doua săptămână din august nu mai există niciun îndrumător de practică în unitate.
Planificarea concediilor în serviciul de îngrijire la domiciliu: Turele de îngrijire la domiciliu au nevoie de șoferi și de personal calificat în același timp; cine are doi șoferi într-o echipă de șase trebuie să îi numere separat. La ambulanță se adaugă nivelurile de calificare - paramedicii de urgență nu pot fi înlocuiți cu asistenți de ambulanță.
Planificarea concediilor în logistică: Aici decid perioadele de vârf. Sezonul dinaintea Crăciunului, inventarul, începutul sezonului: în aceste săptămâni ocuparea minimă este mai mare decât de obicei. Cine înregistrează vârfurile din timp ca fereastră blocată sau cu contor mărit mai are de negociat în discuție doar zonele de margine.
Planificarea concediilor în servicii și curățenie: La curățenia clădirilor, servicii de securitate și facility services contează ocuparea pe obiectiv. Trei persoane în concediu nu contează, atâta timp cât nu lucrează toate trei la același obiectiv. Tabloul trebuie deci să grupeze după locul de muncă - iar șeful de obiectiv vede doar obiectivele lui.
Exact acest proces l-am construit în Presio ca funcție dedicată - nu o listă de cereri adaptată, ci un modul Planificarea anuală a concediilor, care reflectă cei cinci pași:
Pe scurt: software de planificare a concediilor vă scutește de numărat și vă lasă vouă decizia. Și pentru că face parte din Presio, planul de lucru, pontajul și pregătirea salarizării sunt legate direct de el - concediul este în plan fără ca cineva să îl introducă de două ori.
Cel mai bine toamna anului precedent, de obicei între octombrie și decembrie. Atunci angajații cunosc vacanțele școlare și evenimentele de familie, iar firma are timp să rezolve blocajele înainte să înceapă anul. O fereastră de solicitări de două până la patru săptămâni este suficientă.
Doar cu un motiv întemeiat. Conform § 7 Abs. 1 BUrlG, dorințele angajaților trebuie luate în considerare; angajatorul poate devia doar în cazul unor interese urgente ale întreprinderii sau dacă dorințele altor angajați au prioritate din motive sociale. O ocupare minimă neatinsă este un astfel de interes, comoditatea generală nu.
La cererea normală, fiecare perioadă este solicitată și aprobată individual, distribuit pe parcursul anului. La planificarea anuală a concediilor, toate dorințele sunt colectate simultan, verificate împreună față de ocupare și aprobate dintr-o dată. După aceea sunt cereri aprobate; modificările se fac prin cerere de modificare.
Cu priorități și cu un tablou care arată doar blocajele reale. Pentru fiecare blocaj există trei pârghii: mutare, schimb sau asigurarea ocupării în alt mod. Cine aplică criteriile sociale din § 7 BUrlG și rotește în anul următor cine a avut prioritate se descurcă aproape întotdeauna fără o decizie impusă de sus.
Da, în privința principiilor generale de concediu, a planului de concedii și a concediului colectiv, consiliul de întreprindere are drept de codecizie conform § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Acordarea individuală a concediului rămâne în sarcina angajatorului, atâta timp cât principiile convenite sunt respectate.
Deschizi fereastra de solicitări, colectezi dorințele, vezi blocajele dintr-o privire, aprobi cu un clic - în Presio este o funcție, nu un proiect. La început gratuit până la 31.10.2026, fără card de credit.
Testează Presio gratuitTe înregistrezi, creezi echipa, începi - testezi Presio gratuit și fără obligații, complet fără card de credit.
Testează gratuit acum