Eén keer per jaar alle verlofwensen verzamelen, conflicten oplossen, goedkeuren - en daarna rust in de agenda. Hoe de jaarlijkse verlofplanning in het team in vijf stappen werkt, wat § 7 BUrlG voorschrijft, welke feestdagen en brugdagen 2027 brengt en waarom Excel en wandkalender tegen hun grenzen aanlopen. Met gratis verlofplanner 2027 als sjabloon.
Bij de jaarlijkse verlofplanning legt een team het verlof voor het komende jaar in één keer vast, in plaats van aanvraag na aanvraag verspreid over het jaar. Het verloop is overal vergelijkbaar: de leiding opent een wensperiode, iedereen geeft zijn verlofwensen door, een jaaroverzicht verlof laat zien waar wensen zich opstapelen, in een verlofbespreking worden conflicten opgelost, en aan het eind wordt alles goedgekeurd. Wat daarna in de kalender staat, is goedgekeurd verlof - planningszekerheid voor beide kanten.
Zinvol is het overal waar de bezetting telt: in ziekenhuis en verpleeghuis, in de thuiszorg, in de logistiek met haar piektijden, in de schoonmaak met vaste objecten, maar ook in praktijk, apotheek en horeca. Juist voor de verlofplanner 2027 loont het om het proces nu in het najaar goed op te zetten: de wensperiode ligt meestal tussen oktober en december, zodat in januari alles vaststaat.
De meeste bedrijven beginnen met een Excel-tabel of een wandkalender met gekleurde stippen. Beide werken zolang het team klein is en niemand iets verandert. Maar dat is precies wat voortdurend gebeurt:
Wie op zoek is naar een Excel-alternatief voor de verlofplanning zoekt daarom naar drie dingen: tellers per dag, een weergave op kwalificatie of werkplek en een goedkeuring waaruit direct goedgekeurde aanvragen ontstaan.
De basis is de Duitse federale verlofwet (Bundesurlaubsgesetz). Het verlofrecht volgens § 7 BUrlG regelt hoe verlof in de tijd wordt vastgelegd - en het is werknemersvriendelijker dan velen denken:
Zijn er collectieve bedrijfsvakanties, dan mogen die bij zakelijke redenen worden vastgelegd - met de ondernemingsraad via een bedrijfsovereenkomst. Gebruikelijk is dat ze maar een deel van het jaarverlof binden. Ze horen als vast blok in het jaaroverzicht, voordat de wensperiode opengaat.
Wie het verlof voor 2027 plant, moet de feestdagen kennen, want die verschuiven de knelpunten. 2027 is daarbij een vrij ongunstig jaar: de Dag van de Arbeid valt op een zaterdag, de Dag van de Duitse Eenheid, Hervormingsdag en beide kerstdagen in een weekend. In heel Duitsland blijven maar vijf feestdagen over die op een werkdag vallen.
| Feestdag | Datum 2027 | Geldt in |
|---|---|---|
| Nieuwjaarsdag | vr 01-01-2027 | heel Duitsland |
| Driekoningen | wo 06-01-2027 | BW, BY, ST |
| Internationale Vrouwendag | ma 08-03-2027 | BE, MV |
| Goede Vrijdag | vr 26-03-2027 | heel Duitsland |
| Tweede Paasdag | ma 29-03-2027 | heel Duitsland |
| Dag van de Arbeid | za 01-05-2027 | heel Duitsland |
| Hemelvaartsdag | do 06-05-2027 | heel Duitsland |
| Tweede Pinksterdag | ma 17-05-2027 | heel Duitsland |
| Sacramentsdag | do 27-05-2027 | BW, BY, HE, NW, RP, SL |
| Maria-Tenhemelopneming | zo 15-08-2027 | SL (in Beieren alleen in gemeenten met een overwegend katholieke bevolking) |
| Wereldkinderdag | ma 20-09-2027 | TH |
| Dag van de Duitse Eenheid | zo 03-10-2027 | heel Duitsland |
| Hervormingsdag | zo 31-10-2027 | BB, HB, HH, MV, NI, SN, ST, SH, TH |
| Allerheiligen | ma 01-11-2027 | BW, BY, NW, RP, SL |
| Boete- en Biddag | wo 17-11-2027 | SN |
| Eerste Kerstdag | za 25-12-2027 | heel Duitsland |
| Tweede Kerstdag | zo 26-12-2027 | heel Duitsland |
Afkortingen van de deelstaten: BW Baden-Württemberg, BY Beieren, BE Berlijn, BB Brandenburg, HB Bremen, HH Hamburg, HE Hessen, MV Mecklenburg-Voor-Pommeren, NI Nedersaksen, NW Noordrijn-Westfalen, RP Rijnland-Palts, SL Saarland, SN Saksen, ST Saksen-Anhalt, SH Sleeswijk-Holstein, TH Thüringen. Het Augsburgse Vredesfeest (8 augustus, alleen in de stad Augsburg) valt in 2027 op een zondag.
Voor de planning betekent dat: de brugdagen in mei zijn in 2027 bijzonder gewild. Wie ze vroeg via een wensperiode verzamelt en het aantal gelijktijdig afwezigen begrenst, voorkomt ruzie in het voorjaar.
Maandag tot en met vrijdag telt 2027 precies 261 dagen. Na aftrek van de feestdagen die op een werkdag vallen, blijven over:
| Werkdagen | Deelstaten |
|---|---|
| 253 | Baden-Württemberg, Beieren |
| 254 | Noordrijn-Westfalen, Rijnland-Palts, Saarland |
| 255 | Berlijn, Hessen, Mecklenburg-Voor-Pommeren, Saksen, Saksen-Anhalt, Thüringen |
| 256 | Brandenburg, Bremen, Hamburg, Nedersaksen, Sleeswijk-Holstein |
Leg vast voor welk jaar wordt gepland en tot wanneer wensen binnen moeten zijn; twee tot vier weken is genoeg. Communiceer vooraf wat al vaststaat: collectieve bedrijfsvakanties, inventarisatie, piektijden - en hoeveel mensen er per dag, kwalificatie of werkplek minimaal moeten zijn. Wie de minimale bezetting tijdens verlof vooraf benoemt, bespaart zich achteraf de helft van de discussies.
Iedereen voert zijn wensen in - het liefst met prioriteit. Hoge prioriteit heeft de bruiloft van je zus of de week waarin de kinderopvang dicht is; lage prioriteit betekent „graag in augustus, maar juli kan ook”. Wie prioriteiten verzamelt, weet in de bespreking meteen waar speelruimte is.
Nu hebben jullie het jaaroverzicht verlof: alle personen in rijen, alle dagen in kolommen, en onder elke dag een teller - hoeveel aanwezig, hoeveel afwezig. Doorslaggevend is dat de tellers per kwalificatie en per werkplek te groeperen zijn. Pas dan zien jullie dat er op 12 augustus weliswaar acht mensen zijn, maar geen enkele vakkracht met wondzorg - of dat op object Noord de hele vroege dienst ontbreekt. Dagen onder de minimale bezetting horen in kleur gemarkeerd te worden.
Met het overzicht gaat het naar de verlofbespreking. De regel: alleen de gemarkeerde dagen worden besproken, al het andere is klaar. Voor elk knelpunt zijn er drie hefbomen: iemand schuift zijn wens een paar dagen op, iemand met lage prioriteit ruilt naar een andere maand, of de bezetting wordt die dag anders opgelost (invalkrachten, uitzendkrachten, buurteam). Wie bij het oplossen van verlofconflicten de prioriteiten en de sociale criteria uit § 7 BUrlG erbij haalt, komt bijna altijd zonder machtswoord uit. De resultaten worden direct in het overzicht aangepast - de tellers laten meteen zien of het knelpunt weg is.
Klopt het overzicht, dan wordt het goedgekeurd; optioneel bevestigt de directie als tweede instantie. Daarna zijn alle periodes goedgekeurde verlofaanvragen, geen vrijblijvende wensen meer - ze staan in de kalender, in het rooster en in het verlofsaldo. Wie later iets wil veranderen, dient een wijzigingsaanvraag in. Zo blijft de stand schoon, en niemand hoeft in mei te raden wat in november is besproken.
Verlofplanning in ziekenhuis en verpleeghuis: Hier telt niet het aantal koppen, maar de kwalificatie. Per afdeling geldt een minimale bezetting per dienst, vaak gesplitst naar vakkracht en hulpkracht - in zorggevoelige gebieden komt daar de PpUGV bij. Het jaaroverzicht moet daarom op kwalificatie groeperen. Pas dan ziet het afdelingshoofd dat de zomervakantie weliswaar te dragen zou zijn, maar dat er in de tweede week van augustus geen praktijkbegeleiding meer in huis is.
Verlofplanning in de thuiszorg: Thuiszorgroutes hebben chauffeurs en vakkrachten tegelijk nodig; wie twee chauffeurs in een team van zes heeft, moet die apart tellen. In de ambulancezorg komen de kwalificatieniveaus erbij - ambulanceverpleegkundigen (Notfallsanitäter) zijn niet te vervangen door ambulancechauffeurs (Rettungssanitäter).
Verlofplanning in de logistiek: Hier bepalen de piektijden. Drukte voor de feestdagen, inventarisatie, seizoensstart: in die weken is de minimale bezetting hoger dan anders. Wie de pieken vooraf als geblokkeerde periode of met een verhoogde teller invoert, hoeft in de bespreking alleen nog over de randen te onderhandelen.
Verlofplanning in dienstverlening en schoonmaak: Bij schoonmaak, beveiliging en facility services telt de bezetting per object. Drie mensen met verlof maakt niets uit, zolang niet alle drie op hetzelfde object werken. Het overzicht moet dus op werkplek groeperen - en de objectleider ziet alleen zijn eigen objecten.
Precies dit proces hebben we in Presio als eigen functie gebouwd - geen omgebogen aanvragenlijst, maar een jaarlijkse verlofplanning, die de vijf stappen weergeeft:
Kortom: de verlofplanningssoftware neemt jullie het tellen uit handen en laat jullie het beslissen. En omdat ze deel uitmaakt van Presio, hangen rooster, tijdregistratie en loonvoorbereiding er direct aan - het verlof staat in het rooster zonder dat iemand het twee keer invoert.
In vijf stappen: een wensperiode van twee tot vier weken vastleggen en de minimale bezetting noemen, verlofwensen met prioriteit verzamelen, in een jaaroverzicht controleren hoeveel mensen per dag ontbreken, conflicten in een verlofbespreking oplossen en de periodes daarna in één keer goedkeuren. Voor kleine teams volstaat daarvoor de gratis verlofplanner 2027 als Excel-bestand; met Presio lopen wensen, overzicht en goedkeuring direct in de app.
De verzamelde wensen zijn nog geen goedkeuring. Bindend wordt het verlof pas met de goedkeuring door de werkgever - een eenmaal verleende goedkeuring kan hij daarna in principe niet meer eenzijdig intrekken. Los conflicten daarom vóór de goedkeuring op en leg de goedkeuring schriftelijk of in de app vast.
Het liefst in het najaar van het jaar ervoor, meestal tussen oktober en december. Dan kennen de medewerkers de schoolvakanties en familieafspraken, en heeft het bedrijf tijd om knelpunten op te lossen voordat het jaar begint. Een wensperiode van twee tot vier weken is genoeg.
Alleen met een goede reden. Volgens § 7 lid 1 BUrlG moet rekening worden gehouden met de wensen van de medewerkers; de werkgever mag alleen afwijken bij dringende bedrijfsbelangen of als wensen van andere medewerkers om sociale redenen voorrang hebben. Een niet-gehaalde minimale bezetting is zo'n belang, algemeen gemak niet.
Bij de normale aanvraag wordt elke periode apart aangevraagd en goedgekeurd, verspreid over het jaar. Bij de jaarlijkse verlofplanning worden alle wensen tegelijk verzameld, samen tegen de bezetting getoetst en in één keer goedgekeurd. Daarna zijn het goedgekeurde aanvragen; wijzigingen lopen via een wijzigingsaanvraag.
Met prioriteiten en een overzicht dat alleen de echte knelpunten laat zien. Per knelpunt zijn er drie hefbomen: verschuiven, ruilen of de bezetting anders veiligstellen. Wie de sociale criteria uit § 7 BUrlG erbij haalt en het jaar erna laat rouleren wie voorrang had, komt bijna altijd zonder machtswoord uit.
Ja, bij algemene verlofprincipes, het verlofplan en collectieve bedrijfsvakanties heeft de ondernemingsraad volgens § 87 lid 1 nr. 5 BetrVG medezeggenschap. Het toekennen van individueel verlof blijft een zaak van de werkgever, zolang de afgesproken principes worden nageleefd.
In heel Duitsland gelden Nieuwjaarsdag (vr 1 januari), Goede Vrijdag (26 maart), Tweede Paasdag (29 maart), Dag van de Arbeid (za 1 mei), Hemelvaartsdag (do 6 mei), Tweede Pinksterdag (17 mei), Dag van de Duitse Eenheid (zo 3 oktober) en Eerste en Tweede Kerstdag (za en zo). Daarnaast komen er afhankelijk van de deelstaat Driekoningen, Vrouwendag, Sacramentsdag, Maria-Tenhemelopneming, Wereldkinderdag, Hervormingsdag, Allerheiligen en Boete- en Biddag bij.
Vooral de vrijdag na Hemelvaartsdag (7 mei) en in BW, BY, HE, NW, RP en SL de vrijdag na Sacramentsdag (28 mei). Rond Pasen leveren vier verlofdagen tien vrije dagen op, rond Pinksteren vier verlofdagen negen vrije dagen.
Ja, de verlofplanner 2027 van Presio is gratis beschikbaar als Excel-bestand en als PDF om te printen, zonder registratie. Het Excel-sjabloon kent de feestdagen van alle deelstaten, telt per dag de gelijktijdig afwezigen en berekent verlofdagen en resterend verlof per persoon.
Wensperiode openen, wensen verzamelen, knelpunten in één oogopslag zien, met één klik vrijgeven - in Presio is dat een functie, geen project. 14 dagen gratis testen, zonder creditcard.
Presio gratis uitproberenRegistreren, team aanmaken, beginnen - Presio gratis en vrijblijvend uitproberen, helemaal zonder creditcard.
Nu gratis uitproberen