Hány órába került valójában az építkezés? Belefér még az ügyfélprojekt a keretbe? A projektidő-nyilvántartás megválaszolja - ha a hozzárendelés bélyegzéskor történik, nem este emlékezetből. Mitől jó a projektidő-nyilvántartás, a folyamat négy lépésben, és hol bukik el az Excel.
A törvényes munkaidő-nyilvántartás arra a kérdésre válaszol, hogy mennyi ideig dolgozott valaki. A(z) projektidő-nyilvántartás arra a kérdésre válaszol, hogy mire. Csak ezzel a második információval válik az óraszámlából olyan számmá, amellyel számolni tudtok. Három ok, amiért ez megéri:
Ehhez jön egy negyedik, gyakran alábecsült ok: aki a saját idejét projektekhez rendeli, maga is látja, hol folyik el. A két megrendelés közötti egy óra apró-cseprő munka egyszerre megjelenik a kiértékelésben, ahelyett hogy senki számlájában sem szerepelne.
Sok cég már régóta rögzít projektidőket - este, papíron vagy egy Excel-táblázatban. A probléma nem a táblázat, hanem az időpont. Aki 17 órakor rekonstruálja, mit csinált reggel 7 óta, egész órákra kerekít, elfelejti a kitérőt a második ügyfélnél, a maradékot pedig érzésre osztja szét. A számok rendezettnek tűnnek, mégis hibásak. A jó projektidő-nyilvántartás négy ismérvről ismerhető fel:
A fogalmakat gyakran összekeverik, pedig mást jelentenek:
Az időnyilvántartás szempontjából a különbség másodlagos. A lényeg, hogy legyen egy listátok, amelyből bélyegzéskor választotok - akár projekteknek, költséghelyeknek vagy megrendeléseknek nevezitek. Akinek mindkettő kell, a költséghelyeket állandó, a projekteket határozott idejű bejegyzésként hozza létre.
Minden projekt kap egy számot, egy nevet, az ügyfelet és - ha van - egy órakeretet. A számnak ugyanannak kell lennie, mint az árajánlatban vagy a könyvelésben, hogy a kiértékelés később átkódolás nélkül illeszkedjen a számlához. A befejezett projekteket lezárjátok, hogy bélyegzéskor ne jelenjenek meg többé; a lista rövid marad.
Aki elkezdi a műszakot, a munkavégzési hely mellett a projektre is rákoppint. Ez ugyanúgy működik a saját telefonon, mint a közös kioszk-tableten a műhelyben vagy az objektum bejáratánál: PIN-kód beírása, koppintás a projektre, bejelentkezve. Hogy a projektválasztás kötelező vagy önkéntes, ti döntitek el - a tiszta megrendeléses munkát végző kisiparban a kötelezettség érdemes, a sok belső feladatot végző irodában kevésbé.
Ha délben a következő ügyfélhez mentek, projektet váltotok. Az eddigi szakasz lezárul, új kezdődik - kijelentkezés nélkül, szünet keletkezése nélkül. Estére a nap két vagy három tiszta szakaszból áll, mindegyik egy-egy projekttel. Aki elfelejtett valamit, utólag időkorrekcióval rendeli hozzá a szakaszt.
A(z) Projektidők kiértékelés projektenként mutatja az összeget, alatta a személyenkénti órákat, továbbá egy sávot, hogy mennyi fogyott el a keretből. A számlázáshoz vagy az utókalkulációhoz az egész Excelként exportálható - projektenként, időszakonként, dátummal és személlyel. Ezzel a(z) projektidő-nyilvántartás Excel-alternatívaként pontosan fordítva épül fel: az Excel az eredmény, nem az eszköz.
Megrendelés szerinti időnyilvántartás a kisiparban és az építőiparban: A brigád reggel telefonon jelentkezik be az Északi építkezésen, délben ketten átváltanak a pasingi ügyfélszolgálati munkára. A művezető este látja az órákat építkezésenként, az iroda pedig hónap végén megkapja az alapot a ráfordítás alapú számlázáshoz és az árajánlat utókalkulációjához. munkaidő-nyilvántartás az építkezésen itt azt jelenti: a projekt és a munkavégzési hely gyakran ugyanaz, és az építkezésenkénti óraáttekintés igazolásként megy a megrendelőhöz.
Ügyfélprojektek ügynökségben és irodában: Itt a napközbeni váltás számít. Egy óra A ügyfél, aztán egy meeting B ügyfélnek, utána belső adminisztráció. Aki ezt este írja be egy munkaidő-kimutatásba, a felét elveszíti. A műszak alatti váltásnál minden óra ott marad, ahol volt - és az ügyfélprojektenkénti keret időben megmutatja, mikor kell újratárgyalni.
Objektumok költséghelyként a szolgáltatásban: Az épülettakarítás, a biztonsági szolgálat és a létesítményüzemeltetés objektumonként számol el. Minden objektum egy költséghely, minden bélyegzés tartalmazza. Az objektumvezetés a saját objektuma óráit látja, az ügyvezetés mindet - és ha egy objektum rendszeresen a kalkulált ráfordítás felett van, az még a hónapban feltűnik, nem csak az éves mérlegnél.
A munkaidő-nyilvántartás a Szövetségi Munkaügyi Bíróság (BAG) 2022. szeptemberi ítélete és az EuGH 2019-es ítélete óta kötelező: a napi munkaidő kezdetét, végét és időtartamát minden foglalkoztatottnál rögzíteni kell. A projekt-hozzárendelés ezen nem változtat - a kötelező rögzítést kiegészíti azzal az információval, mire fordították az időt. Mindkettő egy rendszerbe tartozik: aki a munkaidőt törvényesen rögzíti, a projektidőket pedig mellette egy második táblázatban vezeti, hónap végén két olyan állással rendelkezik, amelyek soha nem egyeznek.
Az Adatvédelem területén a célhoz kötöttség érvényes: a projektidők elszámolásra, kalkulációra és kontrollingra használhatók, általános teljesítményfelügyeletre nem. Aki csak azt rögzíti, ami ezekhez a célokhoz szükséges - projekt, időtartam, személy - a biztonságos oldalon marad. Üzemi tanáccsal rendelkező cégeknél a bevezetés a BetrVG 87. § (1) bek. 6. pontja szerint együttdöntés-köteles, mint minden technikai időnyilvántartás. Bővebben a cikkben: Időnyilvántartás és GDPR.
A projekt-hozzárendelést közvetlenül a bélyegzésbe építettük be, nem külön modulként mellé. Konkrétan ez azt jelenti:
És mivel mindez ugyanannak az időnyilvántartásnak a része, a munkaidő-számla, a bérelőkészítés és a projektórák mindig egyeznek. Egy bélyegzés, két válasz: mennyi ideig és mire.
Nem. A BAG 2022-es ítélete szerint a munkaidő kezdetének, végének és időtartamának rögzítése kötelező. A projektekhez vagy költséghelyekhez való hozzárendelés önkéntes, és a kalkulációt és az elszámolást szolgálja. Érdemes mindkettőt ugyanabban a rendszerben vezetni, hogy az összegek egyezzenek.
A költséghely egy állandó terület, ahol költségek keletkeznek, például a műhely vagy egy takarítási objektum. A projektnek kezdete, vége és többnyire kerete van. Az időnyilvántartás szempontjából a különbség másodlagos: mindkettő egy bejegyzés abban a listában, amelyből bélyegzéskor választotok.
Projektváltással a futó műszak alatt. Az eddigi szakasz lezárul, új kezdődik - kijelentkezés nélkül. A nap végén két vagy három szakasz áll rendelkezésre, mindegyik egy-egy projekttel, amelyeket külön-külön értékeltek ki.
Igen. Aki elfelejtette a projektet, vagy rosszat választott, utólag időkorrekcióval rendeli hozzá a szakaszt. A korrekció kérelemként fut, amelyet a vezetők hagynak jóvá - így nyomon követhető marad, mi változott.
Igen. A közös tableten a dolgozó beírja a PIN-kódját, rákoppint a projektre, és be van jelentkezve. Ez műhelyben, raktárban vagy az objektum bejáratánál alkalmas, ahol nem mindenkinek van céges telefonja.
Projekt kiválasztása bélyegzéskor, váltás napközben, órák kiértékelése projektenként és személyenként kerettel - a Presióban ez az időnyilvántartás része, nem kiegészítő modul. Indulásként 2026.10.31-ig ingyenes, bankkártya nélkül.
Presio ingyenes kipróbálásaRegisztrálj, hozd létre a csapatot, és vágj bele - próbáld ki a Presiót ingyen és kötelezettség nélkül, bankkártya nélkül.
Próbálja ki most ingyen