Kerää kaikki lomatoiveet kerran vuodessa, selvitä ristiriidat, hyväksy - ja sen jälkeen kalenteri on rauhassa. Miten tiimin vuosilomasuunnittelu toimii viidessä vaiheessa, mitä § 7 BUrlG määrää ja miksi Excel ja seinäkalenteri tulevat siinä tiensä päähän.
Lyhyesti: Vuosilomasuunnittelu tarkoittaa, että tiimi vahvistaa tulevan vuoden lomat yhdellä kertaa sen sijaan, että hakemuksia käsiteltäisiin yksi kerrallaan pitkin vuotta. Kulku on kaikkialla samankaltainen: johto avaa toiveikkunan, kaikki jättävät lomatoiveet määräaikaan mennessä, ja vuosilomanäkymä näyttää, mihin toiveet kasautuvat, ja sen jälkeen pidettävä lomapalaveri ratkoo ristiriidat, ja lopuksi kaikki hyväksytään. Se, mikä sen jälkeen on kalenterissa, on hyväksyttyä lomaa - suunnitteluvarmuutta molemmille osapuolille.
Järkevää se on kaikkialla, missä miehitys ratkaisee: sairaalassa ja hoivakodissa, kotihoidossa, logistiikassa sesonkiaikoineen, siivousalalla kiinteine kohteineen, mutta myös vastaanotolla, apteekissa ja ravintolassa. Etenkin lomasuunnittelu 2027 kannattaa pystyttää kunnolla jo nyt syksyllä: toiveikkuna sijoittuu yleensä loka- ja joulukuun välille, jotta tammikuussa kaikki on selvää.
Useimmat yritykset aloittavat Excel-taulukolla tai seinäkalenterilla ja värikkäillä tarroilla. Molemmat toimivat, kunhan tiimi on pieni eikä kukaan muuta mitään. Juuri sitä kuitenkin tapahtuu jatkuvasti:
Joka etsii ratkaisua nimeltä Excel-vaihtoehto lomasuunnitteluun etsii siis kolmea asiaa: laskureita päivittäin, näkymää pätevyyden tai työpisteen mukaan ja hyväksyntää, josta syntyy suoraan hyväksyttyjä hakemuksia.
Perustana on Saksan vuosilomalaki (Bundesurlaubsgesetz). Keskeinen säännös: lomaoikeus § 7 BUrlG:n mukaan määrittää, miten loman ajankohta vahvistetaan - ja se on työntekijäystävällisempi kuin moni luulee:
Jos yrityksessä on yhteinen lomasulku, se voidaan määrätä asiallisista syistä - yritysneuvoston kanssa yrityskohtaisella sopimuksella. Tavallisesti se sitoo vain osan vuosilomasta. Se kuuluu kiinteänä lohkona vuosinäkymään ennen kuin toiveikkuna avataan.
Määrittäkää, mille vuodelle suunnitellaan ja mihin mennessä toiveiden on tultava; kahdesta neljään viikkoa riittää. Kertokaa etukäteen, mikä on jo lyöty lukkoon: yhteinen lomasulku, inventaario, sesonkiajat - ja kuinka monta henkilöä päivää, pätevyyttä tai työpistettä kohden on vähintään oltava paikalla. Kun tiedossa on vähimmäismiehitys loman aikana jo etukäteen, puolet keskusteluista jää jälkikäteen käymättä.
Jokainen kirjaa omat toiveensa - mieluiten prioriteetin kanssa. Korkea prioriteetti on siskon häillä tai viikolla, jolloin päiväkoti on kiinni; matala prioriteetti tarkoittaa „mieluiten elokuussa, mutta heinäkuukin kävisi“. Joka kerää prioriteetit, tietää palaverissa heti, missä on liikkumavaraa.
Nyt vuorossa on vuosilomanäkymä: kaikki henkilöt riveillä, kaikki päivät sarakkeissa, ja jokaisen päivän alla laskuri - kuinka moni on paikalla, kuinka moni poissa. Ratkaisevaa on, että laskurit voi ryhmitellä pätevyyksittäin ja työpisteittäin tarpeen mukaan. Vasta silloin näette, että 12. elokuuta paikalla on kyllä kahdeksan henkilöä, mutta ei yhtään haavanhoitoon pätevää ammattilaista - tai että kohteessa Pohjoinen koko aamuvuoro puuttuu. Vähimmäismiehityksen alittavat päivät on syytä merkitä värillä.
Näkymän kanssa siirrytään seuraavaan vaiheeseen: lomapalaveri. Sääntö: vain merkityt päivät käsitellään, kaikki muu on selvää. Jokaiseen pullonkaulaan on kolme keinoa: joku siirtää toivettaan muutamalla päivällä, joku matalan prioriteetin toiveella vaihtaa toiseen kuukauteen, tai miehitys ratkaistaan sinä päivänä toisin (varahenkilö, vuokratyö, naapuritiimi). Kun vaiheena on lomaristiriitojen ratkaiseminen ja siinä hyödynnetään prioriteetteja ja § 7 BUrlG:n sosiaalisia kriteerejä, määräilyä ei juuri koskaan tarvita. Tulokset muutetaan suoraan näkymässä - laskurit näyttävät heti, onko pullonkaula poistunut.
Kun näkymä on kunnossa, se hyväksytään; valinnaisesti johto vahvistaa toisena hyväksyjänä. Sen jälkeen kaikki ajanjaksot ovat hyväksyttyjä lomahakemuksia, eivät enää sitomattomia toiveita - ne näkyvät kalenterissa, työvuorolistassa ja lomatilillä. Joka haluaa myöhemmin muuttaa jotakin, tekee muutoshakemuksen. Näin tilanne pysyy selkeänä, eikä kenenkään tarvitse toukokuussa arvailla, mitä marraskuussa sovittiin.
Lomasuunnittelu sairaalassa ja hoivakodissa: Täällä ei ratkaise henkilömäärä vaan pätevyys. Osastoittain on vähimmäismiehitys vuoroa kohden, usein eriteltynä ammattilaisiin ja avustavaan henkilöstöön - hoidon kannalta herkillä alueilla lisäksi PpUGV. Vuosinäkymän on siksi ryhmiteltävä pätevyyden mukaan. Vasta silloin osastonhoitaja näkee, että kesäloma-aika olisi kyllä hallittavissa, mutta elokuun toisella viikolla talossa ei ole enää yhtään harjoitteluohjaajaa.
Lomasuunnittelu kotihoidossa: Kotihoidon reitit tarvitsevat kuljettajia ja ammattilaisia samaan aikaan; jos kuuden hengen tiimissä on kaksi kuljettajaa, heidät on laskettava erikseen. Ensihoidossa mukaan tulevat pätevyystasot - hoitotason ensihoitajia ei voi korvata perustason ensihoitajilla.
Lomasuunnittelu logistiikassa: Täällä sanelevat sesonkiajat. Joulukauppa, inventaario, sesongin alku: näinä viikkoina vähimmäismiehitys on tavallista korkeampi. Joka merkitsee sesongit etukäteen sulkujaksoiksi tai korotetulla laskurilla, joutuu palaverissa neuvottelemaan enää reuna-alueista.
Lomasuunnittelu palvelu- ja siivousalalla: Siivouksessa, vartiointipalveluissa ja kiinteistöpalveluissa ratkaisee miehitys kohteittain. Kolme henkilöä lomalla ei haittaa, kunhan kaikki kolme eivät työskentele samassa kohteessa. Näkymän on siis ryhmiteltävä työpisteen mukaan - ja kohdevastaava näkee vain omat kohteensa.
Juuri tämän kulun olemme rakentaneet Presioon omana toimintona - ei väännettyä hakemuslistaa, vaan aidon toiminnon: Vuosilomasuunnittelu, joka kattaa kaikki viisi vaihetta:
Lyhyesti: tämä lomasuunnitteluohjelmisto hoitaa laskemisen puolestanne ja jättää teille päättämisen. Ja koska se on osa Presiota, työvuorolista, työajanseuranta ja palkanlaskennan valmistelu kytkeytyvät siihen suoraan - loma näkyy listassa ilman, että kukaan kirjaa sitä kahdesti.
Mieluiten edellisen vuoden syksyllä, yleensä loka- ja joulukuun välillä. Silloin työntekijät tietävät koulujen lomat ja perheen menot, ja yrityksellä on aikaa ratkaista pullonkaulat ennen vuoden alkua. Toiveikkunaksi riittää kahdesta neljään viikkoa.
Vain hyvästä syystä. § 7 Abs. 1 BUrlG:n mukaan työntekijöiden toiveet on otettava huomioon; työnantaja saa poiketa vain pakottavista toiminnallisista syistä tai jos muiden työntekijöiden toiveilla on sosiaalisista syistä etusija. Alittuva vähimmäismiehitys on tällainen syy, yleinen mukavuus ei.
Tavallisessa hakemuksessa jokainen ajanjakso haetaan ja hyväksytään erikseen, pitkin vuotta. Vuosilomasuunnittelussa kaikki toiveet kerätään samaan aikaan, tarkistetaan yhdessä miehitystä vasten ja hyväksytään yhdellä kertaa. Sen jälkeen ne ovat hyväksyttyjä hakemuksia; muutokset hoidetaan muutoshakemuksina.
Prioriteeteilla ja näkymällä, joka näyttää vain todelliset pullonkaulat. Jokaiseen pullonkaulaan on kolme keinoa: siirtää, vaihtaa tai turvata miehitys toisin. Joka soveltaa § 7 BUrlG:n sosiaalisia kriteerejä ja kierrättää seuraavana vuonna sitä, kenellä oli etusija, selviää lähes aina ilman määräilyä.
Kyllä, yleisistä lomaperiaatteista, lomasuunnitelmasta ja yhteisestä lomasulusta yritysneuvostolla on myötämääräämisoikeus § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG:n mukaan. Yksittäisen loman myöntäminen pysyy työnantajan asiana, kunhan sovittuja periaatteita noudatetaan.
Avaa toiveikkuna, kerää toiveet, näe pullonkaulat yhdellä silmäyksellä, hyväksy klikkauksella - Presiossa se on toiminto, ei projekti. Aluksi maksutta 31.10.2026 asti, ilman luottokorttia.
Kokeile Presiota ilmaiseksiRekisteröidy, luo tiimi, aloita - kokeile Presiota ilmaiseksi ja ilman sitoumuksia, täysin ilman luottokorttia.
Kokeile nyt ilmaiseksi