Vuosilomasuunnittelu 2027:
näin se onnistuu tiimissä

Mitä vuosilomasuunnittelu on?

Lyhyesti: Vuosilomasuunnittelu tarkoittaa, että tiimi vahvistaa tulevan vuoden lomat yhdellä kertaa sen sijaan, että hakemuksia käsiteltäisiin yksi kerrallaan pitkin vuotta. Kulku on kaikkialla samankaltainen: johto avaa toiveikkunan, kaikki jättävät lomatoiveet määräaikaan mennessä, ja vuosilomanäkymä näyttää, mihin toiveet kasautuvat, ja sen jälkeen pidettävä lomapalaveri ratkoo ristiriidat, ja lopuksi kaikki hyväksytään. Se, mikä sen jälkeen on kalenterissa, on hyväksyttyä lomaa - suunnitteluvarmuutta molemmille osapuolille.

Järkevää se on kaikkialla, missä miehitys ratkaisee: sairaalassa ja hoivakodissa, kotihoidossa, logistiikassa sesonkiaikoineen, siivousalalla kiinteine kohteineen, mutta myös vastaanotolla, apteekissa ja ravintolassa. Etenkin lomasuunnittelu 2027 kannattaa pystyttää kunnolla jo nyt syksyllä: toiveikkuna sijoittuu yleensä loka- ja joulukuun välille, jotta tammikuussa kaikki on selvää.

Miksi Excel ja seinäkalenteri eivät riitä

Useimmat yritykset aloittavat Excel-taulukolla tai seinäkalenterilla ja värikkäillä tarroilla. Molemmat toimivat, kunhan tiimi on pieni eikä kukaan muuta mitään. Juuri sitä kuitenkin tapahtuu jatkuvasti:

• Ei laskureita: Excel näyttää palkit, mutta ei sitä, kuinka monta ammattilaista on 24. heinäkuuta vielä paikalla. Joka haluaa tietää sen, laskee käsin - ja unohtaa osa-aikaisen, joka ei muutenkaan työskentele keskiviikkoisin.
• Ei pätevyyksiä: Kolme henkilöä lomalla ei ole ongelma, jos kyse on kolmesta kahdestakymmenestä. Se on ongelma, jos he ovat ainoat kolme harjoitteluohjaajaa.
• Versiokaaos: Taulukko on verkkolevyllä, kopio sähköpostin liitteenä, seinäkalenteri taukohuoneessa. Kolme versiota, kolme totuutta.
• Ei siirtymää hakemukseen: Vaikka loma on taulukossa, se on silti vielä haettava, hyväksyttävä ja kirjattava lomatilille.
• Muutokset katoavat: Joka vaihtaa päivän toukokuussa, kertoo sen esihenkilölle käytävällä. Taulukko ei saa siitä koskaan tietää.

Joka etsii ratkaisua nimeltä Excel-vaihtoehto lomasuunnitteluun etsii siis kolmea asiaa: laskureita päivittäin, näkymää pätevyyden tai työpisteen mukaan ja hyväksyntää, josta syntyy suoraan hyväksyttyjä hakemuksia.

Oikeudellinen kehys: mitä § 7 BUrlG määrää

Perustana on Saksan vuosilomalaki (Bundesurlaubsgesetz). Keskeinen säännös: lomaoikeus § 7 BUrlG:n mukaan määrittää, miten loman ajankohta vahvistetaan - ja se on työntekijäystävällisempi kuin moni luulee:

• Työntekijän toiveiden huomioiminen: Lomaa vahvistettaessa on otettava huomioon työntekijöiden toiveet (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Työnantaja vahvistaa loman, mutta ei saa yksinkertaisesti sivuuttaa toiveita.
• Pakottavat toiminnalliset syyt: Yritys saa poiketa vain, jos pakottavat toiminnalliset syyt ovat esteenä tai jos muiden työntekijöiden toiveet ansaitsevat etusijan sosiaalisista syistä - esimerkiksi kouluikäisten lasten vuoksi. Vähimmäismiehitys loman aikana on tällainen syy, pelkkä „nyt ei vain sovi“ ei ole.
• Yhtäjaksoisesti myöntäminen: Jos lomaoikeus on yli kaksitoista arkipäivää, vähintään yhden osan on oltava kaksitoista arkipäivää yhtäjaksoisesti (§ 7 Abs. 2 BUrlG).
• Loma kuluvana vuonna: Loma on pidettävä kuluvan kalenterivuoden aikana. Siirto on sallittu vain pakottavista toiminnallisista tai henkilökohtaisista syistä, ja silloin 31. maaliskuuta asti (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
• Vanhenee vain huomautuksen jälkeen: EU-tuomioistuimen ja Saksan liittovaltion työtuomioistuimen (BAG) ratkaisujen jälkeen loma vanhenee vain, jos työnantaja on huomauttanut siitä ajoissa ja selvästi. Joka ei huomauta, kantaa oikeutta mukanaan.

Jos yrityksessä on yhteinen lomasulku, se voidaan määrätä asiallisista syistä - yritysneuvoston kanssa yrityskohtaisella sopimuksella. Tavallisesti se sitoo vain osan vuosilomasta. Se kuuluu kiinteänä lohkona vuosinäkymään ennen kuin toiveikkuna avataan.

Pyhäpäivät ja välipäivät 2027

Pyhäpäivät kannattaa tuntea, kun suunnittelee vuoden 2027 lomia - ne siirtävät pullonkauloja. Vuosi 2027 on lisäksi melko epäedullinen: vappu osuu lauantaille, Saksan yhtenäisyyden päivä, uskonpuhdistuksen päivä ja molemmat joulupyhät viikonlopulle. Koko maassa arkipäivälle osuu vain viisi pyhäpäivää.

Osavaltioiden lyhenteet: BW Baden-Württemberg, BY Baijeri, BE Berliini, BB Brandenburg, HB Bremen, HH Hampuri, HE Hessen, MV Mecklenburg-Etu-Pommeri, NI Ala-Saksi, NW Nordrhein-Westfalen, RP Rheinland-Pfalz, SL Saarland, SN Saksi, ST Saksi-Anhalt, SH Schleswig-Holstein, TH Thüringen. Augsburgin rauhanjuhla (8.8., vain Augsburgin kaupungissa) osuu vuonna 2027 sunnuntaille.

Vuoden 2027 tärkeimmät välipäivät

• Pääsiäinen: pitkäperjantai on 26.3. ja 2. pääsiäispäivä 29.3. Neljällä lomapäivällä 30.3.–2.4. saa kymmenen vapaapäivää putkeen.
• Helatorstai: torstai 6.5. Kun perjantai 7.5. pidetään välipäivänä vapaana, saa yhdellä lomapäivällä neljä vapaapäivää.
• Helluntai: 2. helluntaipäivä on 17.5. Neljällä lomapäivällä 18.–21.5. saa yhdeksän vapaapäivää.
• Kristuksen ruumiin ja veren juhla: torstai 27.5. osavaltioissa BW, BY, HE, NW, RP ja SL. Perjantai 28.5. on toukokuun toinen suuri välipäivä.
• Vuoden alku: osavaltioissa BW, BY ja ST loppiainen osuu keskiviikolle 6.1. Neljällä lomapäivällä (4., 5., 7. ja 8.1.) saa 1.–10.1. kymmenen vapaapäivää.
• Pitkät viikonloput ilman lomapäivää: uudenvuodenpäivä (pe), naistenpäivä osavaltioissa BE ja MV (ma 8.3.), maailman lasten päivä osavaltiossa TH (ma 20.9.) ja pyhäinpäivä osavaltioissa BW, BY, NW, RP ja SL (ma 1.11.).

Suunnittelun kannalta tämä tarkoittaa: toukokuun välipäivät ovat vuonna 2027 erityisen haluttuja. Kun keräät toiveet niistä ajoissa toiveikkunan kautta ja rajoitat samanaikaisesti poissaolevien määrää, vältät riidat keväällä.

Työpäivät vuonna 2027 osavaltioittain

Vuonna 2027 maanantaista perjantaihin on tasan 261 päivää. Kun arkipäiville osuvat pyhäpäivät vähennetään, jää jäljelle:

Vuosilomasuunnittelu 5 vaiheessa

1. Määritä toiveikkuna

Määrittäkää, mille vuodelle suunnitellaan ja mihin mennessä toiveiden on tultava; kahdesta neljään viikkoa riittää. Kertokaa etukäteen, mikä on jo lyöty lukkoon: yhteinen lomasulku, inventaario, sesonkiajat - ja kuinka monta henkilöä päivää, pätevyyttä tai työpistettä kohden on vähintään oltava paikalla. Kun tiedossa on vähimmäismiehitys loman aikana jo etukäteen, puolet keskusteluista jää jälkikäteen käymättä.

2. Jätä lomatoiveet prioriteetin kanssa

Jokainen kirjaa omat toiveensa - mieluiten prioriteetin kanssa. Korkea prioriteetti on siskon häillä tai viikolla, jolloin päiväkoti on kiinni; matala prioriteetti tarkoittaa „mieluiten elokuussa, mutta heinäkuukin kävisi“. Joka kerää prioriteetit, tietää palaverissa heti, missä on liikkumavaraa.

3. Vuosinäkymä ja laskurit päivittäin

Nyt vuorossa on vuosilomanäkymä: kaikki henkilöt riveillä, kaikki päivät sarakkeissa, ja jokaisen päivän alla laskuri - kuinka moni on paikalla, kuinka moni poissa. Ratkaisevaa on, että laskurit voi ryhmitellä pätevyyksittäin ja työpisteittäin tarpeen mukaan. Vasta silloin näette, että 12. elokuuta paikalla on kyllä kahdeksan henkilöä, mutta ei yhtään haavanhoitoon pätevää ammattilaista - tai että kohteessa Pohjoinen koko aamuvuoro puuttuu. Vähimmäismiehityksen alittavat päivät on syytä merkitä värillä.

4. Lomapalaveri: ristiriidat selviksi, ajanjaksot siirtoon

Näkymän kanssa siirrytään seuraavaan vaiheeseen: lomapalaveri. Sääntö: vain merkityt päivät käsitellään, kaikki muu on selvää. Jokaiseen pullonkaulaan on kolme keinoa: joku siirtää toivettaan muutamalla päivällä, joku matalan prioriteetin toiveella vaihtaa toiseen kuukauteen, tai miehitys ratkaistaan sinä päivänä toisin (varahenkilö, vuokratyö, naapuritiimi). Kun vaiheena on lomaristiriitojen ratkaiseminen ja siinä hyödynnetään prioriteetteja ja § 7 BUrlG:n sosiaalisia kriteerejä, määräilyä ei juuri koskaan tarvita. Tulokset muutetaan suoraan näkymässä - laskurit näyttävät heti, onko pullonkaula poistunut.

5. Hyväksyntä yhdellä klikkauksella

Kun näkymä on kunnossa, se hyväksytään; valinnaisesti johto vahvistaa toisena hyväksyjänä. Sen jälkeen kaikki ajanjaksot ovat hyväksyttyjä lomahakemuksia, eivät enää sitomattomia toiveita - ne näkyvät kalenterissa, työvuorolistassa ja lomatilillä. Joka haluaa myöhemmin muuttaa jotakin, tekee muutoshakemuksen. Näin tilanne pysyy selkeänä, eikä kenenkään tarvitse toukokuussa arvailla, mitä marraskuussa sovittiin.

Esimerkkejä käytännöstä: sairaala, hoiva, logistiikka, palveluala

Lomasuunnittelu sairaalassa ja hoivakodissa: Täällä ei ratkaise henkilömäärä vaan pätevyys. Osastoittain on vähimmäismiehitys vuoroa kohden, usein eriteltynä ammattilaisiin ja avustavaan henkilöstöön - hoidon kannalta herkillä alueilla lisäksi PpUGV. Vuosinäkymän on siksi ryhmiteltävä pätevyyden mukaan. Vasta silloin osastonhoitaja näkee, että kesäloma-aika olisi kyllä hallittavissa, mutta elokuun toisella viikolla talossa ei ole enää yhtään harjoitteluohjaajaa.

Lomasuunnittelu kotihoidossa: Kotihoidon reitit tarvitsevat kuljettajia ja ammattilaisia samaan aikaan; jos kuuden hengen tiimissä on kaksi kuljettajaa, heidät on laskettava erikseen. Ensihoidossa mukaan tulevat pätevyystasot - hoitotason ensihoitajia ei voi korvata perustason ensihoitajilla.

Lomasuunnittelu logistiikassa: Täällä sanelevat sesonkiajat. Joulukauppa, inventaario, sesongin alku: näinä viikkoina vähimmäismiehitys on tavallista korkeampi. Joka merkitsee sesongit etukäteen sulkujaksoiksi tai korotetulla laskurilla, joutuu palaverissa neuvottelemaan enää reuna-alueista.

Lomasuunnittelu palvelu- ja siivousalalla: Siivouksessa, vartiointipalveluissa ja kiinteistöpalveluissa ratkaisee miehitys kohteittain. Kolme henkilöä lomalla ei haittaa, kunhan kaikki kolme eivät työskentele samassa kohteessa. Näkymän on siis ryhmiteltävä työpisteen mukaan - ja kohdevastaava näkee vain omat kohteensa.

Näin Presio auttaa vuosilomasuunnittelussa

Juuri tämän kulun olemme rakentaneet Presioon omana toimintona - ei väännettyä hakemuslistaa, vaan aidon toiminnon: Vuosilomasuunnittelu, joka kattaa kaikki viisi vaihetta:

• Toiveikkuna: Te määritätte, mille vuodelle suunnitellaan ja mihin mennessä toiveet on jätettävä. Niin kauan kuin ikkuna on auki, kaikki työntekijät näkevät sovelluksessa ruudun „Vuosiloma“ ja kirjaavat toiveensa prioriteetteineen - puhelimella, kolmella napautuksella.
• Vuosinäkymä ja laskurit: Kaikki vuoden toiveet, jokaisen päivän alla laskurit Paikalla / Poissa. Ryhmittelyperuste: pätevyys, työpiste tai työvuorolista - ammattilaiset osastoittain, miehitys kohteittain, työryhmä työmaittain.
• Pullonkaulojen merkintä: Vähimmäismiehityksen alittavat päivät merkitään. Lomapalaverissa käytte läpi vain nämä päivät.
• Muokkaus yhdellä klikkauksella: Siirrä, lyhennä tai vaihda ajanjaksoja - suoraan näkymässä, laskurit päivittyvät heti.
• Hyväksyntä ja valinnainen toinen hyväksyjä: Yksi klikkaus hyväksyy suunnitelman; halutessa johto vahvistaa sen lisäksi. Sen jälkeen kaikki ajanjaksot ovat hyväksyttyjä lomahakemuksia - kalenterissa, työvuorolistassa, viestikeskuksessa. Myöhemmät muutokset hoidetaan muutoshakemuksina.
• Lomatili ja jäljellä oleva loma samalla mukana: Jokainen hyväksytty ajanjakso vähennetään lomatililtä. Näette heti, kenellä on vielä jäljellä olevaa lomaa suunniteltavana - ja muistutatte ajoissa, ennen kuin jotain vanhenee.

Lyhyesti: tämä lomasuunnitteluohjelmisto hoitaa laskemisen puolestanne ja jättää teille päättämisen. Ja koska se on osa Presiota, työvuorolista, työajanseuranta ja palkanlaskennan valmistelu kytkeytyvät siihen suoraan - loma näkyy listassa ilman, että kukaan kirjaa sitä kahdesti.

Usein kysyttyä vuosilomasuunnittelusta

Miten laadin vuosilomasuunnitelman?

Viidessä vaiheessa: määritä kahden-neljän viikon toiveikkuna ja kerro vähimmäismiehitys, kerää lomatoiveet prioriteetteineen, tarkista vuosinäkymästä, montako henkilöä kunakin päivänä puuttuu, selvitä ristiriidat lomapalaverissa ja hyväksy sitten ajanjaksot kerralla. Pienille tiimeille riittää maksuton lomasuunnittelija 2027 Excel-tiedostona, Presiolla toiveet, yleiskuva ja hyväksyntä hoituvat suoraan sovelluksessa.

Onko vuosilomasuunnittelu sitova?

Kerätyt toiveet eivät vielä ole hyväksyntä. Loma muuttuu sitovaksi vasta, kun työnantaja hyväksyy sen - annettua hyväksyntää hän ei sen jälkeen pääsääntöisesti voi enää yksipuolisesti perua. Siksi ristiriidat kannattaa selvittää ennen hyväksyntää ja kirjata hyväksyntä kirjallisesti tai sovellukseen.

Milloin vuosilomasuunnittelu pitäisi tehdä?

Mieluiten edellisen vuoden syksyllä, yleensä loka- ja joulukuun välillä. Silloin työntekijät tietävät koulujen lomat ja perheen menot, ja yrityksellä on aikaa ratkaista pullonkaulat ennen vuoden alkua. Toiveikkunaksi riittää kahdesta neljään viikkoa.

Saako työnantaja hylätä lomatoiveita?

Vain hyvästä syystä. § 7 Abs. 1 BUrlG:n mukaan työntekijöiden toiveet on otettava huomioon; työnantaja saa poiketa vain pakottavista toiminnallisista syistä tai jos muiden työntekijöiden toiveilla on sosiaalisista syistä etusija. Alittuva vähimmäismiehitys on tällainen syy, yleinen mukavuus ei.

Mitä eroa on vuosilomasuunnittelulla ja tavallisella lomahakemuksella?

Tavallisessa hakemuksessa jokainen ajanjakso haetaan ja hyväksytään erikseen, pitkin vuotta. Vuosilomasuunnittelussa kaikki toiveet kerätään samaan aikaan, tarkistetaan yhdessä miehitystä vasten ja hyväksytään yhdellä kertaa. Sen jälkeen ne ovat hyväksyttyjä hakemuksia; muutokset hoidetaan muutoshakemuksina.

Miten ratkaisen tiimin lomaristiriidat reilusti?

Prioriteeteilla ja näkymällä, joka näyttää vain todelliset pullonkaulat. Jokaiseen pullonkaulaan on kolme keinoa: siirtää, vaihtaa tai turvata miehitys toisin. Joka soveltaa § 7 BUrlG:n sosiaalisia kriteerejä ja kierrättää seuraavana vuonna sitä, kenellä oli etusija, selviää lähes aina ilman määräilyä.

Onko yritysneuvostolla myötämääräämisoikeus lomasuunnittelussa?

Kyllä, yleisistä lomaperiaatteista, lomasuunnitelmasta ja yhteisestä lomasulusta yritysneuvostolla on myötämääräämisoikeus § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG:n mukaan. Yksittäisen loman myöntäminen pysyy työnantajan asiana, kunhan sovittuja periaatteita noudatetaan.

Mitä pyhäpäiviä vuonna 2027 on?

Koko maassa uudenvuodenpäivä (pe 1.1.), pitkäperjantai (26.3.), 2. pääsiäispäivä (29.3.), vappu (la 1.5.), helatorstai (to 6.5.), 2. helluntaipäivä (17.5.), Saksan yhtenäisyyden päivä (su 3.10.) sekä joulupäivä ja tapaninpäivä (la ja su). Lisäksi osavaltiosta riippuen loppiainen, naistenpäivä, Kristuksen ruumiin ja veren juhla, Neitsyt Marian taivaaseenastumisen päivä, maailman lasten päivä, uskonpuhdistuksen päivä, pyhäinpäivä sekä katumus- ja rukouspäivä.

Mitkä välipäivät kannattaa pitää vapaana vuonna 2027?

Ennen kaikkea helatorstain jälkeinen perjantai (7.5.) sekä osavaltioissa BW, BY, HE, NW, RP ja SL Kristuksen ruumiin ja veren juhlan jälkeinen perjantai (28.5.). Pääsiäisenä neljä lomapäivää tuo kymmenen vapaapäivää, helluntaina neljä lomapäivää yhdeksän vapaapäivää.

Onko saatavilla maksutonta lomasuunnittelija 2027 -pohjaa?

Kyllä, Presion lomasuunnittelija 2027 on saatavilla maksutta Excel-tiedostona ja tulostettavana PDF:nä ilman rekisteröitymistä. Excel-pohja tuntee kaikkien osavaltioiden pyhäpäivät, laskee samanaikaisesti poissaolevat päivittäin sekä laskee lomapäivät ja jäljellä olevan loman henkilöittäin.