A munkaidő rögzítése kötelező, és közben személyes adatok keletkeznek. Ez az útmutató elmagyarázza, milyen jogalapon nyugszik az időnyilvántartás, hogyan védik a munkáltatók a dolgozóik adatait, mi érvényes a helymeghatározásra és a betegbejelentésekre, meddig őrzik meg az adatokat, és mikor szól bele az üzemi tanács. A végén ellenőrzőlista segíti a bevezetést.
Amint egy üzem munkaidőt rögzít, az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) értelmében személyes adatokat kezel. Ide tartozik a napi munkaidő kezdete, vége és tartama, a szünetek, a túlórák és a távollétek, például a szabadság vagy a betegség, továbbá az app hozzáférési adatai és adott esetben a munkavégzés helye. Mindezek az adatok egy meghatározott személyhez rendelhetők, ezért adatvédelem alá esnek.
Ettől az időnyilvántartás nem válik problémássá. Csak annyit jelent, hogy a munkáltatónak adatkezelőként néhány kötelezettséget teljesítenie kell: jogalap, adattakarékosság, védelem a jogosulatlan hozzáférés ellen, törlési határidők és átláthatóság a dolgozók felé.
A kötelező rögzítéshez általában nincs szükség hozzájárulásra. A munkáltatók kötelesek nyilvántartást vezetni: általánosan a Szövetségi Munkaügyi Bíróság 2022. szeptember 13-i határozata óta, a túlmunkára a munkaidőtörvény 16. § (2) bekezdése alapján, bizonyos ágazatokban, valamint a minijobosok esetében pedig a minimálbértörvény 17. §-a alapján. Erről bővebben az útmutatónkban: Munkaidő-rögzítési kötelezettség.
A jogalap ezért a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése), a bérszámfejtéshez pedig emellett a b) pont (a munkaszerződés teljesítése). A korábban leggyakrabban említett § 26 BDSG (német szövetségi adatvédelmi törvény) az Európai Unió Bíróságának 2023. március 30-i ítélete (C-34/21) óta már csak korlátozottan szolgálhat önálló jogalapként. A hozzájárulás a munkaviszonyban amúgy is kényes, mert önkéntesnek kell lennie. Csak a kötelezettségen túlmutató kiegészítő funkcióknál jöhet szóba, például egy önkéntes profilképnél.
Ez a leggyakoribb gyakorlati kérdés, és a válasz néhány konkrét intézkedésből áll. A GDPR 32. cikke a kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket ír elő. Az időnyilvántartásnál ez a következőket jelenti:
Csak az rögzíthető, ami az időnyilvántartáshoz valóban szükséges. A valós idejű helymeghatározásnak, a titkos megfigyelésnek vagy a viselkedés rejtett követésének itt nincs helye, és nem megengedett.
Emellett érvényes a célhoz kötöttség elve. A munkaidő-nyilvántartáshoz gyűjtött adatok a munkaidőt és a bérszámfejtést szolgálják, nem pedig a teljesítmény vagy a viselkedés rejtett ellenőrzését. Ha egy kiértékelés más célt szolgálna, ahhoz saját jogalap kell, és a dolgozóknak tudniuk kell róla.
Sok időnyilvántartó app használhatja a helymeghatározást. Adatvédelmi szempontból a különbség döntő:
A dolgozóknak minden esetben előre tudniuk kell, hogy ellenőrzik-e a tartózkodási helyüket, és ha igen, mikor. Ha van üzemi tanács, a funkció az üzemi megállapodásba tartozik.
Az egészségügyi adatok a GDPR 9. cikke szerinti különleges személyesadat-kategóriák közé tartoznak, és fokozott védelem alatt állnak. Az időnyilvántartáshoz elegendő a keresőképtelenség ténye a kezdő és a záró dátummal. A betegség oka a munkáltatónak szóló keresőképtelenségi igazoláson amúgy sem szerepel, és nem való az appba.
A beosztásban a kollégák számára csak a „távol” legyen látható, ne a „beteg”. Hogy ki milyen távolléttípust lát, azt a jogosultsági koncepció szabályozza. Hasonlóan érzékenyek a munkahelyi visszailleszkedési menedzsmentből (BEM) származó adatok, amelyeket elkülönítve és csak a jogosultak számára vezetnek, ahogy azt a Munkába való visszatérés című útmutató leírja.
A munkaidőadatok csak addig tárolhatók, ameddig szükséges vagy ameddig jogszabály előírja. A legfontosabb határidők:
Az adott határidő lejárta után az adatokat törölni kell. A gyakorlatban egy egyszerű törlési koncepció segít: a napi értékek két-három év után, az elszámolt havi értékek az adózási határidő után, a kilépett dolgozók adatai minden határidő lejárta után. Ez nem jogi tanácsadás, egyedi esetben kérj szakmai ellenőrzést.
Ha egy üzem időnyilvántartó szoftvert használ, a szolgáltató a munkáltató megbízásából kezeli a személyzeti adatokat. Ehhez a GDPR 28. cikke alapján elengedhetetlen egy Adatfeldolgozási szerződés (AVV). Ez szabályozza, mely adatokat milyen célból kezelnek, milyen technikai és szervezési intézkedések érvényesek, milyen további adatfeldolgozókat vesznek igénybe, és hogy a szolgáltató nem használja fel az adatokat saját céljaira.
Amire az üzemeknek figyelniük kell: az adatfeldolgozási szerződés már azelőtt megvan, hogy valódi adatokat vinnének be. A további adatfeldolgozók székhellyel együtt meg vannak nevezve. És világos, hogyan adják vissza vagy törlik az adatokat a szerződés megszűnésekor.
Ha van üzemi tanács, az elektronikus időnyilvántartás bevezetésekor együttdöntési joga van az üzemi alkotmányról szóló törvény (BetrVG) 87. § (1) bekezdésének 6. pontja alapján, mert a szoftver technikailag alkalmas a viselkedés vagy a teljesítmény megfigyelésére. Arra, hogy legyen-e időnyilvántartás, a Szövetségi Munkaügyi Bíróság határozata óta már nincs befolyása, arra viszont igen, hogy hogyan. Szokásos egy üzemi megállapodás, amely rögzíti a funkciókat, a hozzáférési jogokat, a kiértékeléseket és a törlési határidőket. Erről bővebben az útmutatónkban: Beosztás és üzemi tanács.
A GDPR 13. cikke szerint a dolgozókat a bevezetéskor tájékoztatni kell. Többnyire elég egy rövid tájékoztató, amely megválaszolja: Milyen adatokat rögzítenek? Milyen célból? Ki fér hozzájuk? Melyik szolgáltató kezeli őket, és hol? Meddig tárolják őket? Milyen jogok illetik meg a dolgozókat?
Ezekhez a jogokhoz tartozik a saját adatokról való tájékoztatás, a téves bejegyzések helyesbítése és a határidők lejárta utáni törlés. Az az időnyilvántartás, amelyben mindenki bármikor maga látja a saját idejét, munkaidő-számláját és szabadságegyenlegét, a mindennapi tájékoztatási igényt szinte magától kielégíti.
A Presióban mindenki csak a saját idejét, munkaidő-számláját és szabadságát látja. A csapatvezetők a saját területüket látják, a személyi akták a vezetőségnek vannak fenntartva. Bélyegezni saját hozzáféréssel lehet, böngészőben vagy a kioszk-tableten személyes PIN-nel. A korrekciók jóváhagyásos kérelmeken keresztül mennek. A „Bebélyegzés csak a munkavégzés helyén” beállítással a Presio bélyegzéskor ellenőrzi, hogy az illető a megadott helyen van-e. Munkaidő alatti helymeghatározás nincs. Az önálló betegbejelentés az appban cégenként vagy csapatonként kikapcsolható. Az app adatai egy EU-beli adatközpontban vannak. A Presio adatfeldolgozási szerződést köt az ügyfeleivel, a további adatfeldolgozók pedig megtalálhatók az Adatvédelmi tájékoztatóban.
Igen. A rögzítés megengedett, ha csak a szükséges adatokat kezelik, van jogalap, az adatok védve vannak, a szolgáltatóval van adatfeldolgozási szerződés, és a dolgozók tájékoztatást kaptak. Egy app ráadásul gyakran adattakarékosabb, mint a pihenőhelyiségben nyíltan kifüggesztett papírlisták.
Nem, a kötelező rögzítéshez nem. Ez a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontján alapul, mivel a munkáltató köteles nyilvántartást vezetni. Hozzájárulás csak önkéntes kiegészítő funkcióknál jöhet szóba.
Saját hozzáféréssel mindenkinek, szerep- és jogosultsági koncepcióval, naplózott korrekciókkal, titkosított átvitellel, adatfeldolgozási szerződéssel rendelkező szolgáltatóval, törlési koncepcióval, és azzal, hogy lemondasz azokról az adatokról, amelyekre senkinek nincs szüksége, például a diagnózisokról vagy a folyamatos helymeghatározásról.
A be- és kibélyegzéskor végzett eseti ellenőrzés általában indokolható, ha van rá tárgyszerű ok, és a dolgozók tájékoztatást kaptak. A munkaidő alatti folyamatos helymeghatározás az időnyilvántartáshoz nem szükséges, és alapvetően nem megengedett.
Nem, a saját idők és a munkaidő-számla csak az érintett személy és a jogosultak, például a csapatvezető számára láthatók. A beosztásban a kollégák látják, ki mikor van beosztva vagy távol, de a távollét okát nem.
Nem. Az időnyilvántartáshoz elegendő a keresőképtelenség az időszakkal. A betegség oka a GDPR 9. cikke szerinti egészségügyi adat, és az időnyilvántartáshoz nincs rá szükség.
A munkaidőtörvény (ArbZG) 16. § (2) bekezdése és a minimálbértörvény (MiLoG) 17. §-a szerinti nyilvántartások legalább két évig. A bér- és adószempontból releváns dokumentumok hat-tíz évig. Ezt követően az adatokat törölni kell. Ez nem jogi tanácsadás, egyedi esetben kérj szakmai ellenőrzést.
Arról, hogy legyen-e, nem, hiszen a nyilvántartási kötelezettség amúgy is fennáll. Arról, hogy hogyan, igen: elektronikus időnyilvántartásnál az üzemi tanácsnak a BetrVG 87. § (1) bekezdésének 6. pontja szerint együttdöntési joga van, amit többnyire üzemi megállapodás szabályoz.
Regisztrálj, hozd létre a csapatot, és vágj bele - próbáld ki a Presiót ingyen és kötelezettség nélkül, bankkártya nélkül.
Próbálja ki most ingyen