Időnyilvántartás és GDPR:
Mire kell figyelned

A munkaidő-rögzítés személyes adatokat kezel

Amint munkaidőt rögzítesz, a GDPR értelmében személyes adatokat kezelsz. Ide tartozik nemcsak a napi munkaidő kezdete, vége és hossza, hanem a szünetek, túlórák és távollétek is, mint például a szabadság vagy a betegség. Ezek az adatok egyértelműen egy-egy munkatárshoz köthetők - így az adatvédelmi szabályok hatálya alá esnek.

Ez nem jelenti azt, hogy a munkaidő-nyilvántartás problémás lenne. Csupán annyit jelent: aki alkalmazza, annak be kell tartania néhány alapvető adatvédelmi kötelezettséget.

Jogalap

Az adatkezeléshez mindig jogalapra van szükség. A munkaidő-nyilvántartásnál ez általában egyszerű: az adatkezelés a törvényi Nyilvántartási kötelezettség szükséges, és a foglalkoztatási jogviszony keretében történik.

Az irányadó az Art. 6 DSGVO (jogszerű adatkezelés, többek között jogi kötelezettségek teljesítéséhez és a munkaszerződés végrehajtásához), valamint a § 26 BDSG a foglalkoztatási környezetben történő adatkezelésről. A munkatársak külön hozzájárulása a kötelező nyilvántartáshoz ezért általában nem szükséges.

Adattakarékosság és célhoz kötöttség

Csak azt gyűjtheted, ami a munkaidő rögzítéséhez ténylegesen szükséges - semmi mást. A valós idejű helymeghatározásnak, a titkos megfigyelésnek vagy a viselkedés rejtett nyomon követésének itt nincs helye, és adatvédelmi szempontból tilos is.

Emellett érvényes a célhoz kötöttség elve: az adatokat, amelyeket a munkaidő rögzítéséhez gyűjtesz, kizárólag erre a célra használhatod - nem arra, hogy mellesleg a teljesítményt vagy a szünetek betartását ellenőrizd. Ehhez tartozik a dolgozók felé való átláthatóság is: tudniuk kell, milyen adatokat milyen célból rögzítesz.

Megőrzés és törlés

A munkaidő-adatok csak addig tárolhatók, ameddig szükséges vagy jogszabály előírja. A § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz szerinti nyilvántartásokra például legalább kétéves megőrzési idő vonatkozik; a bér- és adóügyi dokumentumokból hosszabb határidők is adódhatnak. A mindenkori határidő lejárta után az adatokat törölni kell.

A gyakorlatban egy olyan megoldás segít igazán, amellyel az adatok tisztán exportálhatók, a határidő lejárta után pedig célzottan törölhetők - így te tartod kézben, hogy mi meddig marad tárolva.

Adatfeldolgozás (AVV)

Ha a munkaidő-nyilvántartáshoz egy szolgáltató szoftverét használod, ez a szolgáltató a megbízásodból kezeli a személyzeti adatokat. Ebben az esetben az Art. 28 DSGVO megköveteli egy Adatfeldolgozási szerződés (AVV) közted mint felelős munkaadó és a szolgáltató között.

Az adatfeldolgozási szerződés (AVV) többek között szabályozza, hogy milyen adatokat milyen célból dolgoznak fel, milyen technikai és szervezési védelmi intézkedések érvényesek, és hogy a szolgáltató nem használja fel az adatokat saját céljaira. Egy komoly szolgáltató rendelkezésedre bocsátja az AVV-t - a Presiónál ezt a következő oldalon találod Biztonság.

A munkatársak jogai

A GDPR konkrét jogokat biztosít a dolgozóknak. Ide tartozik mindenekelőtt a tájékoztatáshoz való jog: a munkavállalók megtudhatják, milyen adatokat tárolnak róluk, és betekintést kérhetnek a saját rögzített munkaidejükbe. Emellett megilleti őket a helytelen adatok helyesbítéséhez, valamint - a törvényes határidőkön belül - a törléshez való jog is.

Egy olyan munkaidő-nyilvántartás, amelyben a munkavállalók bármikor maguk tekinthetik meg a saját óráikat, gyakorlatilag magától teljesíti a tájékoztatás iránti igényt.