Urlaubsverfall:
wann Resturlaub wirklich verfällt

Die kurze Antwort

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden; eine Übertragung ins Folgejahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich und endet dann am 31. März. So steht es im Gesetz. Die Rechtsprechung hat diesen Automatismus aber entschärft: Der Urlaubsverfall tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nachgekommen ist.

Das Bundesarbeitsgericht hat das am 19. Februar 2019 entschieden (9 AZR 541/15), nachdem der Europäische Gerichtshof im November 2018 den Rahmen gesetzt hatte (C-684/16, „Max-Planck-Gesellschaft"). Der Kern: Der Arbeitgeber muss die beschäftigte Person konkret auffordern, ihren Urlaub zu nehmen, und sie klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass er sonst verfällt. Unterbleibt das, verfällt nichts. Der Anspruch wandert ins nächste Jahr - und ins übernächste.

Was der Hinweis leisten muss

Aus den Entscheidungen und der Folgerechtsprechung lassen sich vier Anforderungen ableiten:

• Individuell: Ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Satz im Newsletter reicht nicht. Jede Person muss ihren eigenen Hinweis bekommen, mit ihrem eigenen Resturlaub.
• Konkret: Die Zahl der offenen Tage und das Datum, an dem sie verfallen, müssen darin stehen. „Bitte denkt an euren Urlaub" ist kein Hinweis im Sinne der Rechtsprechung.
• Rechtzeitig: So früh, dass der Urlaub realistisch noch genommen werden kann. In der Praxis heißt das: nicht erst im Dezember. Viele Betriebe verschicken die Hinweise im Oktober.
• Nachweisbar: Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer nicht belegen kann, dass und wann er hingewiesen hat, steht so da, als hätte er es nicht getan.

Was passiert, wenn der Hinweis fehlt

Der Urlaub bleibt bestehen. Er verfällt weder am 31. Dezember noch am 31. März, sondern wird zum Resturlaub, der sich über die Jahre summiert. Das wird spätestens dann teuer, wenn jemand das Unternehmen verlässt: Nicht genommener Urlaub ist dann nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten - in Geld, für alle aufgelaufenen Jahre.

Zur Verjährung hat das BAG 2022 nachgeschoben (9 AZR 266/20): Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Wer nie hingewiesen hat, kann sich also auch nicht auf Verjährung berufen.

Sonderfall Langzeiterkrankung

Wer wegen Krankheit gar keinen Urlaub nehmen konnte, dem nützt kein Hinweis - hier gilt weiter die Rechtsprechung zum 15-Monats-Zeitraum: Der Urlaub verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Das BAG hat 2022 aber klargestellt, dass auch das nur greift, wenn die Person zumindest zeitweise arbeitsfähig war und der Arbeitgeber seine Obliegenheiten in dieser Zeit erfüllt hat.

Was das für die Praxis heißt

Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Zahlen ohnehin im System stehen. Drei Dinge braucht es:

• Aktuelle Salden: Wer hat wie viel offen? Bei Teilzeit, unterjährigem Eintritt und halben Tagen ist das von Hand schnell fehleranfällig.
• Zustellung mit Datum: Am besten über zwei Kanäle - in der App und per E-Mail -, damit es niemand übersieht.
• Ein Nachweis, der nicht nachträglich veränderbar ist. Ein Eintrag, den man später anpassen kann, überzeugt vor Gericht wenig.

Wie Presio das löst

Presio kennt jeden Urlaubssaldo - inklusive anteiligem Anspruch bei Ein- und Austritt und halber Tage. Unter Organisation → Abwesenheiten schaltest du den Hinweis frei und legst fest, ab welchem Monat Presio daran erinnert und ob der Resturlaub am 31.12. oder am 31.03. des Folgejahres verfällt.

Unter Personal → Hinweis zum Urlaubsverfall stehen dann alle mit offenen Tagen. Ein Klick stellt den Hinweis zu - als Mitteilung in der App und per E-Mail, mit der konkreten Zahl und dem konkreten Verfallsdatum. Wortlaut, Empfängerin, Kanal und Zeitpunkt werden festgehalten, und zwar unveränderlich: Ein zugestellter Hinweis lässt sich danach nicht mehr ändern oder löschen. Genau das ist der Punkt - der Nachweis ist nur so viel wert, wie er unangetastet bleibt.

Wer schon einen Hinweis bekommen hat, steht mit Datum in der Liste und wird nicht zweimal angeschrieben.

Häufige Fragen

Muss der Hinweis schriftlich sein?

Das Gesetz schreibt keine Form vor, die Beweislast erzwingt sie faktisch. Text- oder Schriftform ist der sichere Weg; ein dokumentierter Versand in App und E-Mail erfüllt das.

Reicht ein Hinweis pro Jahr?

Ja, wenn er rechtzeitig kommt und konkret ist. Manche Betriebe wiederholen ihn im November für alle, die noch nichts beantragt haben.

Gilt das auch für tariflichen Mehrurlaub?

Für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt es immer. Für übergesetzlichen Urlaub können Tarif- oder Arbeitsvertrag eigene Verfallsregeln vorsehen - dann ist eine getrennte Betrachtung nötig.

Was ist mit Beschäftigten, die gerade in Elternzeit sind?

Nach § 17 BEEG kann der Arbeitgeber den Urlaub für volle Monate der Elternzeit kürzen; erklärt er das nicht, bleibt der Anspruch bestehen und wandert ins Jahr nach der Elternzeit.

Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fällen hilft eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht weiter.