Une fois par an, recueillir tous les souhaits de congés, régler les conflits, valider - et ensuite, le calme dans le calendrier. Comment fonctionne la planification annuelle des congés en équipe en cinq étapes, ce qu'impose le § 7 BUrlG, quels jours fériés et ponts réserve 2027 et pourquoi Excel et le calendrier mural atteignent leurs limites. Avec le planning des congés 2027 gratuit comme modèle.
Avec la planification annuelle des congés une équipe fixe les congés de l'année à venir en une seule fois, au lieu de demande par demande réparties sur l'année. Le déroulement est partout similaire : la direction ouvre une fenêtre de souhaits, chacun dépose ses souhaits de congés et une vue annuelle des congés montre où les souhaits s'accumulent, lors d'une réunion congés les conflits sont résolus, et à la fin tout est validé. Ce qui figure ensuite dans le calendrier, ce sont des congés approuvés - une sécurité de planification pour les deux parties.
C'est utile partout où l'effectif compte : à l'hôpital et en maison de retraite, dans les soins à domicile, dans la logistique avec ses périodes de pointe, dans le nettoyage avec ses sites fixes, mais aussi dans les cabinets, pharmacies et restaurants. Surtout pour le planning des congés 2027 il vaut la peine de mettre en place le processus proprement dès cet automne : la fenêtre de souhaits se situe le plus souvent entre octobre et décembre, pour que tout soit fixé en janvier.
La plupart des entreprises commencent avec un tableau Excel ou un calendrier mural à points de couleur. Les deux fonctionnent tant que l'équipe est petite et que personne ne change rien. Mais c'est exactement ce qui arrive en permanence :
Qui cherche une alternative à Excel pour la planification des congés cherche donc trois choses : des compteurs par jour, une vue par qualification ou poste de travail, et une validation qui produit directement des demandes approuvées.
La base est la loi fédérale allemande sur les congés (BUrlG). Le droit aux congés selon le § 7 BUrlG règle la façon dont les dates de congés sont fixées - et il est plus favorable aux salariés que beaucoup ne le pensent :
S'il existe des congés collectifs, ils peuvent être fixés pour des raisons objectives - avec le comité d'entreprise, via un accord d'entreprise. En général, ils ne bloquent qu'une partie des congés annuels. Ils ont leur place comme bloc fixe dans la vue annuelle, avant l'ouverture de la fenêtre de souhaits.
Qui planifie les congés 2027 doit connaître les jours fériés, car ils déplacent les périodes tendues. 2027 est à cet égard une année plutôt défavorable : la fête du Travail tombe un samedi, le Jour de l'Unité allemande, le Jour de la Réforme et les deux jours de Noël un week-end. Dans toute l'Allemagne, il ne reste que cinq jours fériés tombant un jour ouvré.
| Jour férié | Date 2027 | En vigueur dans |
|---|---|---|
| Jour de l'An | ven. 01/01/2027 | toute l'Allemagne |
| Épiphanie | mer. 06/01/2027 | BW, BY, ST |
| Journée internationale des femmes | lun. 08/03/2027 | BE, MV |
| Vendredi saint | ven. 26/03/2027 | toute l'Allemagne |
| Lundi de Pâques | lun. 29/03/2027 | toute l'Allemagne |
| Fête du Travail | sam. 01/05/2027 | toute l'Allemagne |
| Ascension | jeu. 06/05/2027 | toute l'Allemagne |
| Lundi de Pentecôte | lun. 17/05/2027 | toute l'Allemagne |
| Fête-Dieu | jeu. 27/05/2027 | BW, BY, HE, NW, RP, SL |
| Assomption | dim. 15/08/2027 | SL (en Bavière, uniquement dans les communes à population majoritairement catholique) |
| Journée mondiale de l'enfance | lun. 20/09/2027 | TH |
| Jour de l'Unité allemande | dim. 03/10/2027 | toute l'Allemagne |
| Jour de la Réforme | dim. 31/10/2027 | BB, HB, HH, MV, NI, SN, ST, SH, TH |
| Toussaint | lun. 01/11/2027 | BW, BY, NW, RP, SL |
| Jour de pénitence et de prière | mer. 17/11/2027 | SN |
| Jour de Noël | sam. 25/12/2027 | toute l'Allemagne |
| Lendemain de Noël | dim. 26/12/2027 | toute l'Allemagne |
Abréviations des Länder : BW Bade-Wurtemberg, BY Bavière, BE Berlin, BB Brandebourg, HB Brême, HH Hambourg, HE Hesse, MV Mecklembourg-Poméranie-Occidentale, NI Basse-Saxe, NW Rhénanie-du-Nord-Westphalie, RP Rhénanie-Palatinat, SL Sarre, SN Saxe, ST Saxe-Anhalt, SH Schleswig-Holstein, TH Thuringe. La fête de la Paix d'Augsbourg (8 août, uniquement dans la ville d'Augsbourg) tombe un dimanche en 2027.
Pour la planification, cela signifie : les ponts de mai seront particulièrement convoités en 2027. Recueillir ces souhaits tôt via une fenêtre de souhaits et limiter le nombre d'absents simultanés permet d'éviter les disputes au printemps.
En 2027, on compte exactement 261 jours du lundi au vendredi. Après déduction des jours fériés tombant un jour ouvré, il reste :
| Jours ouvrés | Länder |
|---|---|
| 253 | Bade-Wurtemberg, Bavière |
| 254 | Rhénanie-du-Nord-Westphalie, Rhénanie-Palatinat, Sarre |
| 255 | Berlin, Hesse, Mecklembourg-Poméranie-Occidentale, Saxe, Saxe-Anhalt, Thuringe |
| 256 | Brandebourg, Brême, Hambourg, Basse-Saxe, Schleswig-Holstein |
Définissez pour quelle année on planifie et jusqu'à quand les souhaits doivent être déposés ; deux à quatre semaines suffisent. Communiquez à l'avance ce qui est déjà fixé : congés collectifs, inventaire, périodes de pointe - et combien de personnes au minimum doivent être présentes par jour, qualification ou poste de travail. Qui annonce à l'avance son effectif minimum pendant les congés s'épargne la moitié des discussions par la suite.
Chaque personne saisit ses souhaits - idéalement avec une priorité. Priorité haute pour le mariage de la sœur ou la semaine où la crèche est fermée ; priorité basse signifie « de préférence en août, mais juillet irait aussi ». Qui recueille les priorités sait tout de suite en réunion où il y a de la marge.
Il vous faut maintenant la vue annuelle des congés: toutes les personnes en lignes, tous les jours en colonnes, et sous chaque jour un compteur - combien sont présents, combien absents. L'essentiel, c'est que les compteurs puissent être regroupés par qualification et par poste de travail également. Ce n'est qu'alors que vous voyez que le 12 août, huit personnes sont bien là, mais aucune personne qualifiée en soins des plaies - ou que sur le site Nord, toute l'équipe du matin manque. Les jours sous l'effectif minimum doivent être marqués en couleur.
Avec la vue en main, place à la réunion congés. La règle : seuls les jours marqués sont discutés, tout le reste est acquis. Pour chaque point critique, il y a trois leviers : quelqu'un décale son souhait de quelques jours, quelqu'un avec une priorité basse échange contre un autre mois, ou l'effectif de ce jour est assuré autrement (volants, intérim, équipe voisine). Qui s'appuie sur les priorités et les critères sociaux du § 7 BUrlG pour résoudre les conflits de congés se passe presque toujours d'un arbitrage autoritaire. Les résultats sont ajustés directement dans la vue - les compteurs montrent aussitôt si le point critique a disparu.
Si la vue est correcte, elle est validée ; en option, la direction confirme en seconde instance. Ensuite, toutes les périodes sont des demandes de congés approuvées, plus des souhaits sans engagement - elles figurent dans le calendrier, dans le planning et dans le compte de congés. Qui veut changer quelque chose plus tard dépose une demande de modification. Ainsi l'état reste propre, et personne ne doit deviner en mai ce qui a été discuté en novembre.
Planification des congés à l'hôpital et en maison de retraite : Ici, ce n'est pas le nombre de têtes qui compte, mais la qualification. Chaque service a un effectif minimum par poste, souvent distinct entre personnel qualifié et auxiliaires - dans les secteurs sensibles des soins, s'y ajoute la PpUGV. La vue annuelle doit donc regrouper par qualification. Ce n'est qu'alors que la cadre de service voit que les vacances d'été seraient tenables, mais que la deuxième semaine d'août, il n'y a plus aucun encadrant de stagiaires dans l'établissement.
Planification des congés dans les soins à domicile : Les tournées à domicile ont besoin de chauffeurs et de personnel qualifié en même temps ; qui a deux chauffeurs dans une équipe de six doit les compter séparément. Dans les services d'ambulance s'ajoutent les niveaux de qualification - les ambulanciers d'urgence (Notfallsanitäter) ne peuvent pas être remplacés par des auxiliaires ambulanciers (Rettungssanitäter).
Planification des congés dans la logistique : Ici, ce sont les périodes de pointe qui décident. Fêtes de fin d'année, inventaire, début de saison : ces semaines-là, l'effectif minimum est plus élevé que d'habitude. Qui saisit les pics à l'avance comme fenêtres bloquées ou avec un compteur relevé n'a plus qu'à négocier les marges lors de la réunion.
Planification des congés dans les services et le nettoyage : Dans le nettoyage, la sécurité et le facility management, c'est l'effectif par site qui compte. Trois personnes en congés, ce n'est pas un problème tant que les trois ne travaillent pas sur le même site. La vue doit donc regrouper par poste de travail - et le responsable de site ne voit que ses sites.
C'est exactement ce processus que nous avons intégré à Presio comme fonction à part entière - pas une liste de demandes détournée, mais une planification annuelle des congés, qui reproduit les cinq étapes :
En bref : le logiciel de planification des congés vous décharge du comptage et vous laisse les décisions. Et comme il fait partie de Presio, le planning, le suivi du temps et la préparation de la paie y sont directement liés - les congés figurent dans le planning sans que personne ne les saisisse deux fois.
En cinq étapes : fixer une fenêtre de souhaits de deux à quatre semaines et communiquer l'effectif minimum, recueillir les souhaits de congés avec priorité, vérifier dans une vue annuelle combien de personnes manquent chaque jour, régler les conflits lors d'une réunion congés, puis valider les périodes en une seule fois. Pour les petites équipes, le planning des congés 2027 gratuit au format Excel suffit ; avec Presio, souhaits, vue d'ensemble et validation se gèrent directement dans l'application.
Les souhaits recueillis ne valent pas encore approbation. Les congés ne deviennent contraignants qu'avec la validation de l'employeur - une fois accordée, il ne peut en principe plus la retirer unilatéralement. Il faut donc régler les conflits avant la validation et consigner celle-ci par écrit ou dans l'application.
Idéalement à l'automne de l'année précédente, le plus souvent entre octobre et décembre. Les salariés connaissent alors les vacances scolaires et les dates familiales, et l'entreprise a le temps de résoudre les points critiques avant le début de l'année. Une fenêtre de souhaits de deux à quatre semaines suffit.
Seulement pour un motif valable. Selon le § 7 al. 1 BUrlG, les souhaits des salariés doivent être pris en compte ; l'employeur ne peut s'en écarter qu'en cas d'impératifs urgents de l'entreprise ou si les souhaits d'autres salariés ont la priorité pour des raisons sociales. Un effectif minimum non atteint est un tel impératif, la simple commodité ne l'est pas.
Avec une demande classique, chaque période est demandée et approuvée séparément, réparties sur l'année. Avec la planification annuelle des congés, tous les souhaits sont recueillis en même temps, vérifiés ensemble par rapport à l'effectif et validés d'un coup. Ils deviennent ensuite des demandes approuvées ; les changements passent par une demande de modification.
Avec des priorités et une vue qui ne montre que les vrais points critiques. Pour chaque point critique, il y a trois leviers : décaler, échanger ou assurer l'effectif autrement. Qui s'appuie sur les critères sociaux du § 7 BUrlG et fait tourner l'année suivante ceux qui ont eu la priorité se passe presque toujours d'un arbitrage autoritaire.
Oui, pour les principes généraux en matière de congés, le plan de congés et les congés collectifs, le comité d'entreprise dispose d'un droit de codétermination selon le § 87 al. 1 n° 5 BetrVG. L'octroi individuel des congés reste l'affaire de l'employeur, tant que les principes convenus sont respectés.
Dans toute l'Allemagne : le jour de l'An (ven. 1er janvier), le Vendredi saint (26 mars), le lundi de Pâques (29 mars), la fête du Travail (sam. 1er mai), l'Ascension (jeu. 6 mai), le lundi de Pentecôte (17 mai), le Jour de l'Unité allemande (dim. 3 octobre) ainsi que Noël et le lendemain de Noël (sam. et dim.). S'y ajoutent, selon le Land, l'Épiphanie, la Journée des femmes, la Fête-Dieu, l'Assomption, la Journée mondiale de l'enfance, le Jour de la Réforme, la Toussaint et le Jour de pénitence et de prière.
Surtout le vendredi suivant l'Ascension (7 mai) et, en BW, BY, HE, NW, RP et SL, le vendredi suivant la Fête-Dieu (28 mai). À Pâques, quatre jours de congé donnent dix jours libres ; à la Pentecôte, quatre jours de congé donnent neuf jours libres.
Oui, le planning des congés 2027 de Presio est disponible gratuitement en fichier Excel et en PDF à imprimer, sans inscription. Le modèle Excel connaît les jours fériés de tous les Länder, compte les absents simultanés par jour et calcule les jours de congé et le solde de congés par personne.
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