Užpildyti laisvas pamainas:
Pamainų birža viduje ir išorėje

Problema: pranešimas apie ligą 6 val., o kas toliau?

6:05 val., ankstyvoji pamaina prasideda 6:30. Slaugos specialistas praneša apie ligą, ir darbo grafike žioji spraga. Kas vyksta toliau, žino kiekvienas skyriaus vadovas, kiekvienas pamainos viršininkas sandėlyje ir kiekvienas objekto vadovas valymo srityje: prasideda telefoninė grandinė. Kas šiandien laisvas? Kas vakar dirbo vėlyvoje pamainoje ir dar negali? Kas gyvena pakankamai arti? Po dvylikos skambučių ir trijų balso pašto dėžučių kas nors sutinka - arba ir ne.

Antras variantas - WhatsApp grupė: „Kas gali šiandien pavaduoti ankstyvoje pamainoje?“ Tai greičiau, bet ne geriau. Atsako ne tie (be tinkamos kvalifikacijos), netinkami (po naktinės pamainos) arba niekas, nes žinutė paskęsta tarp kačių nuotraukų. O galiausiai niekas nebežino, kas iš tikrųjų sutiko. Duomenų apsauga bet kuriuo atveju tampa problema, kai tik vardai ir neatvykimai atsiduria privačioje grupėje.

Būtent čia įsijungia Nebuvimų valdymas : kai įvyksta staigus darbuotojų neatvykimas , svarbu ne tai, kiek žmonių pasiekiate, o kaip greitai randate tą vieną tinkamą asmenį - ir kaip tvarkingai pamaina po to atsiduria grafike.

Kas yra pamainų birža

Vadinamoji Pamainų birža yra laisvų pamainų prekyvietė jūsų įmonės viduje. Užuot skambinę, paskelbiate pamainą. Tai yra Pamainos pasiūlymas : data, laikas, darbo vieta, reikalinga kvalifikacija, vietų skaičius. Visi, kurie tinka, gauna pranešimą per Darbo grafiko programėlė su push pranešimu ir gali sutikti vienu bakstelėjimu. Planuotojas mato visus atsakymus vienoje vietoje, o pamaina, kai tik paskirta, atsiduria tiesiai darbo grafike.

Skirtumas nuo WhatsApp grupės slypi ne žinutėje, o tame, kas vyksta prieš ir po jos: prieš tai sistema patikrina, kas apskritai gali gauti pasiūlymą. Po to užimtumas be aplinkkelių atsiduria grafike, darbo laiko išraše ir atlyginimų parengime. Kas iki šiol dirba su pavaduotojų sąrašu Excel arba ieško tokio sprendimo kaip INSITU alternatyva , kuris neveiktų kaip atskira sistema šalia darbo grafiko, yra tinkamoje vietoje.

Pirmiausia viduje: taisyklės, kurias pasiūlymas turėtų patikrinti prieš išsiuntimą

Didžiausias telefoninės grandinės laiko rijikas yra ne skambinimas, o atrinkimas. Gera pamainų birža atlieka šį darbą dar prieš išsiunčiant pirmą push pranešimą. Šie patikrinimai būtini:

• Kvalifikacija: Jei pamainai reikia slaugos specialisto, krautuvo vairuotojo pažymėjimo ar pamainos vadovo, pasiūlymą gauna tik asmenys, kurie turi šią kvalifikaciją. Tai svarbiausia taisyklė ir ta, kuri WhatsApp dažniausiai nesuveikia.
• Jokio persidengimo: Kas tą dieną jau turi pamainą, kuri persidengia laiku, iškrenta. Kas dirba vėlyvoje pamainoje, negali perimti dar ir ankstyvosios.
• Jokio nebuvimo: Atostogos, liga, mokymai, vaiko priežiūros atostogos - kas nedirba, tas neklausiamas. Skamba banaliai, bet sutaupo būtent tuos skambučius, į kuriuos atsakoma „Aš juk Ispanijoje“.
• Neprieinamumo taisyklės: Fiksuoti draudimo laikai, pvz., „trečiadieniais niekada“ arba „tik ankstyvoji pamaina“, turi būti įvertinti lygiai taip pat, kaip ir komandos pačios įvestas laisvas laikas.
• Savaitės valandos: Kas su papildoma pamaina gerokai viršytų savo normą, turėtų būti bent pažymėtas - mažų pajamų darbuotojų atveju, nes riba griežta, ne visą darbo dieną dirbančiųjų atveju, nes kitaip auga viršvalandžių kalnas.
• Poilsio laikas kaip nuoroda: Po naktinės pamainos 6:30 į ankstyvąją pamainą? Vienuolikos valandų poilsio laikas pagal ArbZG § 5 būtų pažeistas. Dažniausiai pakanka nuorodos kandidatų sąraše - blokuoti turėtumėte tik tada, jei tai numato jūsų įmonės susitarimas.

Du modeliai: kas pirmas priima, arba planuotojas pasirenka

1 modelis: pirmumo teisė

Kas pirmas sutinka, tas gauna pamainą. Tai greičiausias modelis ir tinka, kai pamaina prasideda 6:30, visi kandidatai lygiaverčiai ir patikros taisyklės tvarkingos. Privalumas: niekam nereikia laukti sprendimo, spraga užpildoma per minutes. Trūkumas: kas tuo metu neturi telefono rankoje, lieka be nieko - o kas nori pavadavimo premijos, visada laimi.

2 modelis: planuotojas pasirenka

Visi susidomėjusieji praneša apie save, o planuotojas nusprendžia, kas gaus pamainą. Tai užtrunka ilgiau, bet yra sąžiningiau ir prasminga, kai kalbama apie pamainas po kelių dienų, kai norite tolygiai paskirstyti pavaduotojus arba kai papildomos valandos tam tikriems asmenims nepageidautinos. Šis modelis aiškesnis ir esant kelioms laisvoms vietoms (trys komplektuotojai šeštadieniui).

Praktikoje reikia abiejų: pirmumo teisės staigiam neatvykimui ryte, pasirinkimo - planuojamai spragai kitą savaitę. Svarbu tik, kad modelis būtų nustatytas kuriant pasiūlymą ir visi dalyviai jį matytų.

Išorėje: laikinojo įdarbinimo ir personalo paslaugų teikėjų prijungimas

Kartais nuosavas pavaduotojų rezervas yra per mažas. Tada į žaidimą įsitraukia Laikinasis įdarbinimas slaugoje, laikinojo įdarbinimo įmonė logistikai arba subrangovas pastatų valymo srityje. Iki šiol tai vyksta telefonu ir el. paštu: užklausa, patikslinimas, patvirtinimas, o tada kažkas ranka įrašo vardą į grafiką. Tokia Laikinojo įdarbinimo sąsaja darbo grafike sutaupo būtent šį aplinkkelį. Ji turėtų atrodyti taip:

• Partnerių sąsaja: Kiekvienas personalo paslaugų teikėjas sukuriamas kaip partneris ir gauna atskirą prieigą. Per API jis gauna laisvus pasiūlymus arba jie automatiškai pristatomi per Webhook, kai tik paskelbiate pasiūlymą išoriniams darbuotojams.
• Kvalifikacija pagal darbo vietą: Pasiūlyme nurodyta, ko reikia - slaugos specialisto 3 skyriui, krautuvo vairuotojo pažymėjimo sandėliui „Šiaurė“. Partneris praneša tik tinkamus darbuotojus.
• Duomenų apsauga: Partneris mato tik pamainos duomenis - datą, laiką, darbo vietą, kvalifikaciją. Jokių jūsų nuolatinių darbuotojų vardų, jokių neatvykimo priežasčių, jokių asmens bylų. Ir atvirkščiai, jūs gaunate tik pranešto darbuotojo vardą, kvalifikaciją ir kontaktus.
• Užimtumas skaičiuojamas iš karto: Jei patvirtinate praneštą darbuotoją, jis įskaitomas į plano ir fakto užimtumą. Spraga užpildyta, niekam nereikia ranka tvarkyti grafiko.

Kas turi kelis partnerius, prijungia visus. Pirmas pasiūlymas keliauja viduje, po termino arba iš karto lygiagrečiai - išoriniams partneriams, priklausomai nuo to, kiek skubu.

Pavyzdžiai iš praktikos: klinika, logistika, paslaugos

Nebuvimų valdymas klinikoje ir slaugos namuose: Čia svarbi specialistų kvota. Jei neatvyksta specialistas, pagalbinis darbuotojas nepadės, net jei galėtų iš karto. Todėl pamainų birža turi griežtai filtruoti pagal kvalifikaciją ir stebėti PpUGV reikalavimus kiekvienai pamainai. Vidinis pavaduotojų rezervas pasiūlymą gauna pirmas, laikinieji darbuotojai per sąsają - kaip antra pakopa. O kadangi slaugoje poilsio laikas po nakties ypač dažnai pažeidžiamas, nuoroda turi būti kiekviename kandidatų sąraše.

Darbuotojų trūkumas logistikoje: Piko dienos, prekių priėmimas, komplektavimas: jei penktadienį trūksta trijų žmonių, kalbama apie vietas, o ne apie atskirus asmenis. Pasiūlymas su trimis vietomis, modelis „planuotojas pasirenka“, krautuvo vairuotojo pažymėjimas privalomas prekių priėmimui, laikinieji darbuotojai per webhook lygiagrečiai. Po pietų užimtumas užtikrintas.

Objektų užpildymas paslaugų ir valymo srityje: Pastatų valymo ir apsaugos srityje objektas yra darbo vieta. Jei kas nors neatvyksta objekte „Šiaurė“, klausti reikėtų tik tų darbuotojų, kurie pažįsta šį objektą arba yra instruktuoti - kvalifikacija pagal darbo vietą. Kas turi pavaduotojus keliems objektams, kandidatų sąraše mato juos pirmiausia.

Trumpai apie teisinius aspektus

• Savanoriškumas: Pamainos pasiūlymas yra pasiūlymas. Niekas neprivalo sutikti laisvą dieną. Kas kviečiamas iš laisvadienio, turi sutikti - pamainų birža leidžia būtent tai dokumentuoti.
• Poilsio laikas pagal ArbZG: Vienuolika valandų tarp dviejų pamainų (ArbZG § 5), maksimalus darbo laikas pagal ArbZG § 3. Tai galioja ir pavaduotojams, ir net tada, kai visi dalyviai sutinka.
• Priedai ir pavadavimo premija: Kiek verta skubi papildoma pamaina, reglamentuoja kolektyvinė sutartis arba įmonės susitarimas - nuo priedo už pavadavimą iš laisvadienio iki fiksuotos premijos. Pasiūlyme turėtų būti nurodyta, kas galioja.
• AÜG laikinojo įdarbinimo atveju: Išoriniams darbuotojams galioja Darbuotojų nuomos įstatymas - nuomotojo leidimo prievolė, vienodas darbo užmokestis po devynių mėnesių, maksimali nuomos trukmė. Sąsaja nepakeičia darbuotojų nuomos sutarties, ji tik pagreitina darbo derinimą.
• Darbo taryba: Pamainų biržos taisyklės (modelis, premijos, eiliškumas viduje/išorėje) susijusios su bendru sprendimų priėmimu pagal BetrVG § 87. Nustatykite jas vieną kartą tvarkingai, tada kasdienis darbas vyks be ginčų.

Kaip Presio padeda su pamainos pasiūlymu ir pamainų birža

Pamainų biržą sukūrėme kaip darbo grafiko dalį, o ne kaip atskirą įrankį šalia. Eiga tokia, kokią žinote iš kasdienybės, tik be telefoninės grandinės:

• Tiesiai iš raudono langelio: Spraga arba pranešimas apie ligą darbo grafike rodomi kaip raudonas langelis. Vienas paspaudimas ant jo, „Pasiūlyti pamainą“, baigta - data, laikas, darbo vieta ir kvalifikacija jau užpildyti.
• Kandidatų patikra: Presio prieš išsiuntimą patikrina visas taisykles: kvalifikaciją, persidengimą, nebuvimą, neprieinamumo taisykles, savaitės valandas. Poilsio laikas pažymimas kaip nuoroda.
• Push pranešimas visiems tinkamiems: Kas tinka, gauna pranešimą programėlėje ir sutinka vienu bakstelėjimu.
• Pirmumo teisė arba pasirinkimas: Kurdami nusprendžiate: kas pirmas priima, tas suplanuotas - arba surinkti visus atsakymus ir pasirinkti patiems.
• Atsakymai ir patvirtinimai viename sąraše: Visi atsakymai į pasiūlymą vienoje vietoje, su laiko žyma. Nebereikia ieškoti pokalbių istorijoje.
• Partnerių valdymas: Sukurkite personalo paslaugų teikėją kaip partnerį, sugeneruokite API raktą, nurodykite webhook URL. Partneris mato tik pamainos duomenis, jokių jūsų darbuotojų asmens duomenų.
• Partnerių API: Per GET /offers partneris gauna laisvus pasiūlymus, per POST /offers/{id}/respond jis praneša darbuotoją su vardu, kvalifikacija ir kontaktais, per GET /responses jis mato savo pranešimų būseną. Išsamią informaciją rasite skiltyje Partnerių sąsajos dokumentacija.
• Užimtumas skaičiuojamas iš karto: Patvirtinti išoriniai darbuotojai įskaitomi į plano ir fakto užimtumą - antraštės eilutė grafike žalia, kai tik pamaina paskirta.

Trumpai: Užpildyti laisvas pamainas Presio sistemoje tampa vienu paspaudimu ir vienu push pranešimu. O kadangi pamainų birža yra darbo grafike, po to darbo laiko apskaita, priedai ir atlyginimų parengimas sutampa, niekam nieko papildomai neįrašant.