Baixa às 6 da manhã, corrente telefónica, grupo de WhatsApp: é assim que preenchem turnos em aberto em minutos em vez de horas - com uma bolsa de turnos que verifica qualificação, períodos de descanso e horas semanais antes do envio, e uma interface para trabalho temporário e agências de pessoal.
São 6:05, o turno da manhã começa às 6:30. Uma enfermeira dá baixa por doença e no plano de turnos abre-se uma lacuna. O que acontece a seguir, conhece-o qualquer chefia de enfermaria, qualquer chefe de turno no armazém e qualquer responsável de instalação na limpeza: começa a corrente telefónica. Quem está de folga hoje? Quem fez ontem o turno da tarde e ainda não pode? Quem mora perto o suficiente? Depois de doze chamadas e três caixas de voicemail, alguém aceita - ou não.
A segunda variante é o grupo de WhatsApp: «Quem pode substituir hoje de manhã?» É mais rápido, mas não melhor. Respondem as pessoas erradas (sem a qualificação adequada), as inadequadas (depois do turno da noite) ou ninguém, porque a mensagem se perde entre fotos de gatos. E no fim ninguém sabe quem realmente aceitou. A proteção de dados é, de qualquer forma, um tema assim que nomes e faltas aparecem num grupo privado.
É exatamente aqui que entra a Gestão de faltas : perante uma falta de pessoal com pouca antecedência o que conta não é quantas pessoas alcançam, mas a rapidez com que encontram a pessoa adequada - e quão limpo fica depois o turno no plano.
Uma Bolsa de turnos é um mercado de turnos em aberto dentro da vossa empresa. Em vez de fazerem chamadas, publicam o turno como Oferta de turno : data, hora, posto de trabalho, qualificação necessária, número de vagas. Todos os elegíveis recebem uma notificação na aplicação do plano de turnos por push e podem aceitar com um toque. O planeamento vê todas as respostas num só sítio e o turno entra, assim que é atribuído, diretamente no plano de turnos.
A diferença em relação ao grupo de WhatsApp não está na mensagem, mas no que acontece antes e depois: antes, o sistema verifica quem pode sequer receber a oferta. Depois, a ocupação fica no plano, no registo de horas e na preparação salarial sem desvios. Quem até agora trabalha com uma lista de volantes em Excel ou procura uma alternativa ao INSITU que não funcione como sistema autónomo ao lado do plano de turnos está no sítio certo.
O maior devorador de tempo da corrente telefónica não é telefonar, mas triar. Uma boa bolsa de turnos assume esse trabalho antes de sair a primeira notificação push. Estas verificações fazem parte:
Quem aceita primeiro fica com o turno. É o modelo mais rápido e adequa-se quando o turno começa às 6:30, todos os candidatos são equivalentes e as regras de verificação estão bem definidas. A vantagem: ninguém tem de esperar por uma decisão, a lacuna fecha-se em minutos. A desvantagem: quem não tem o telemóvel na mão nesse momento fica sem nada - e quem quer o prémio de substituição ganha sempre.
Todos os interessados manifestam-se e o planeamento decide quem fica com o turno. Demora mais, mas é mais justo e faz sentido quando se trata de turnos daqui a alguns dias, quando querem distribuir as substituições de forma equilibrada ou quando não se desejam horas extra em determinadas pessoas. Também com várias vagas abertas (três operadores de picking para o sábado) este modelo é mais claro.
Na prática precisam de ambos: o primeiro a aceitar para a falta urgente de manhã, a seleção para a lacuna planeada da próxima semana. O importante é apenas que o modelo seja definido ao criar a oferta e que todos os envolvidos o vejam.
Às vezes a própria equipa de volantes não chega. Então entra em jogo o trabalho temporário nos cuidados de saúde, uma empresa de trabalho temporário para a logística ou um subcontratado na limpeza de edifícios. Até agora isto funciona por telefone e e-mail: pedido, esclarecimento, confirmação, e depois alguém escreve o nome à mão no plano. Uma interface de trabalho temporário no plano de turnos poupa exatamente esse desvio. É assim que deve ser:
Quem tem vários parceiros liga-os a todos. A primeira oferta sai internamente, e após um prazo ou diretamente em paralelo para os parceiros externos - consoante a urgência.
Gestão de faltas em hospitais e lares: Aqui conta o rácio de pessoal qualificado. Se falta um profissional qualificado, um auxiliar não resolve, mesmo que pudesse vir de imediato. Por isso a bolsa de turnos tem de filtrar rigorosamente por qualificação e ter em vista as exigências da PpUGV por turno. A equipa de volantes interna recebe a oferta primeiro, o trabalho temporário por interface como segundo nível. E como nos cuidados de saúde os períodos de descanso depois da noite falham com especial frequência, o aviso deve constar de todas as listas de candidatos.
Falta de pessoal na logística: Dias de pico, receção de mercadorias, picking: quando na sexta-feira faltam três pessoas, trata-se de vagas, não de indivíduos. Uma oferta com três vagas, modelo «O planeamento escolhe», carta de empilhador obrigatória para a receção de mercadorias, trabalho temporário por webhook em paralelo. À tarde, a ocupação está resolvida.
Cobertura de instalações em serviços e limpeza: Na limpeza de edifícios e nos serviços de segurança, a instalação é o posto de trabalho. Se alguém falta na instalação Norte, só devem ser contactados profissionais que conhecem essa instalação ou receberam a formação inicial - qualificação por posto de trabalho. Quem tem volantes que cobrem várias instalações vê-os primeiro na lista de candidatos.
Construímos a bolsa de turnos como parte do plano de turnos, não como ferramenta à parte. O processo é o que conhecem do dia a dia, só que sem corrente telefónica:
GET /offers o parceiro obtém as ofertas em aberto; através de POST /offers/{id}/respond propõe um profissional com nome, qualificação e contacto, através de GET /responses vê o estado das suas propostas. Os detalhes estão na Documentação da interface de parceiros.Em resumo: Preencher turnos em aberto torna-se no Presio um clique e uma notificação push. E como a bolsa de turnos está dentro do plano de turnos, depois batem certo o registo de tempo, os suplementos e a preparação salarial, sem que ninguém tenha de acrescentar nada.
Um mercado interno para turnos em aberto: o planeamento publica um turno com hora, posto de trabalho e qualificação, todos os colaboradores adequados recebem uma notificação push e podem aceitar. O turno atribuído entra diretamente no plano de turnos - sem corrente telefónica e sem grupo de WhatsApp.
Não. Uma oferta de turno é voluntária, sobretudo quando se trata de turnos em dias de folga. Quem aceita fica escalado; quem não reage não tem qualquer desvantagem. Se e que prémio é pago pela substituição, regula-o o contrato coletivo ou o acordo de empresa.
Ambos têm o seu lugar. O primeiro a aceitar é o mais rápido e adequa-se à falta urgente de manhã. A seleção pelo planeamento é mais justa e faz sentido em turnos daqui a alguns dias, com várias vagas ou quando as horas extra devem ser distribuídas de forma equilibrada. O modelo é definido por oferta.
A agência de pessoal é criada como parceiro e recebe uma chave API. Obtém as ofertas em aberto através da interface ou recebe-as por webhook e propõe os seus próprios profissionais com nome, qualificação e contacto. Se a empresa confirmar, o profissional conta de imediato na ocupação.
Só dados do turno: data, hora, posto de trabalho, qualificação necessária, número de vagas e uma nota opcional. Sem nomes do pessoal fixo, sem motivos de falta, sem processos individuais. Inversamente, a empresa só recebe os dados do profissional proposto.
Sim. Antes do envio são verificados qualificação, sobreposições, ausências, regras de indisponibilidade e horas semanais. Períodos de descanso violados segundo o § 5 ArbZG são assinalados como aviso na lista de candidatos, para que o planeamento decida conscientemente.
Clicar na célula vermelha, oferecer o turno, push a todas as pessoas adequadas - e adicionar trabalho temporário por interface. No Presio, a bolsa de turnos faz parte do plano de turnos. No arranque, gratuito até 31.10.2026, sem cartão de crédito.
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