Keli darbo grafikai:
viena įmonė, daug sričių

Problema: vienas grafikas viskam arba trys įrankiai trims sritims

Tas, kuris kelios sritys planuoja įmonėje, žino abu aklaviečius. Pirmasis: viskas patenka į darbo grafikas. Stotis, mokykla ir administracija yra viena po kitos, užimtumo eilutė sudeda kartu dalykus, kurie nesusiję, o tas, kuris planuoja tik mokyklą, kas savaitę slenka pro keturiasdešimt eilučių, kurios jo neliečia.

Antra: atskiri įrankiai kiekvienai sričiai. Stotis turi savo programą, mokykla - Excel lentelę, smuklė - lentą ant sienos. Kiekviena sritis atskirai yra aiški - bet asmuo, kuris antradieniais dėsto, o savaitgalį sėdi greitosios pagalbos automobilyje, dabar egzistuoja dukart. Dvi atostogų sąskaitos, dvi laiko sąskaitos, du prisijungimai, ir niekas nemato, kad jis po naktinės pamainos pirmadienį 8 valandą stovi prieš klasę.

Kada keli darbo grafikai yra prasmingi

Ne kiekvienai įmonei su dviem padaliniais reikia dviejų grafikų. Virtuvė ir salė tame pačiame restorane dirba tuo pačiu metu toje pačioje vietoje ir jas planuoja tas pats asmuo - tai dvi darbo vietos viename grafike. Atskiras Darbo grafikas kiekvienai sričiai apsimoka, kai galioja bent du punktai:

• Savos pamainos ir darbo vietos: Kepykla turi rytinę pamainą nuo 3 valandos, smuklė - pietų ir vakaro. 24 valandų stoties pamainai mokykloje nėra vietos.
• Skirtingi laikai: Mokykla planuoja pagal kursų blokus, stotis - visą parą pamainų rate. Bendras grafikas rodo abu, bet nepadeda nė vienam.
• Skirtingi planuotojai: Stoties vadovybė planuoja stotį, mokyklos vadovybė - mokyklą. Kiekvienam reikia savo grafiko be kito eilučių - bet abu turi matyti tą patį asmenį.
• Kelios vietos: Du filialai, dvi stotys, du pastatai. Darbo grafikas kelioms vietoms yra tas pats atvejis: planuoti atskirai, valdyti kartu.

Ką struktūra turi užtikrinti

Kad atskiri grafikai netaptų atskirais pasauliais, programai reikia aiškios hierarchijos: Darbo grafikas → darbo vieta → pamainos. Darbo grafikas yra rėmai, kuriuos atveria planuotojas. Jame yra darbo vietos, tokios kaip Greitosios pagalbos automobilis 1, mokymo klasė ar 3 skyrius, o prie kiekvienos darbo vietos priskirtos pamainos, kurios ten dirbamos. Turi būti išspręsti keturi dalykai:

• Asmenys viename ar keliuose grafikuose: Dauguma darbuotojų priklauso vienai sričiai. Kai kurie - dviem: praktikos vadovas, kuris ir dirba, ir dėsto, kepėja, kuri šeštadieniais padeda smuklėje. Jie matomi abiejuose grafikuose, bet kaip vienas asmuo su viena paskyra.
• Darbo vieta keliuose grafikuose: Kai kurias vietas naudoja dvi sritys, pavyzdžiui, mokymo patalpą arba ambulatoriją, į kurią personalą siunčia skyrius ir priėmimo skyrius. Tokia Darbo vieta keliuose darbo grafikuose rodoma kiekviename, kartu su savo pamainomis.
• Viena atostogų sąskaita, viena darbo laiko apskaita: Tas, kuris yra dviejuose grafikuose, vis tiek turi tik vieną atostogų sąskaitą ir vieną laiko sąskaitą. Mokyklos atostogos stotyje matomos kaip nebuvimas, savaitgalio valandos skaičiuojamos toje pačioje sąskaitoje kaip ir dėstymo valandos.
• Vienas prisijungimas: Asmuo prisijungia vieną kartą ir mato savo pamainas iš visų grafikų viename sąraše.

Eiga keturiais žingsniais

1. Sukurti darbo grafikus

Sukurkite darbo grafiką kiekvienai sričiai su savomis pamainomis, laikais ar planuotojais: „Greitosios pagalbos stotis", „Mokykla", „Kepykla", „Smuklė". Mažiau yra daugiau: du iki keturi grafikai daugumoje įmonių yra tinkamas skaičius.

2. Priskirti darbo vietas ir pamainas

Priskirkite kiekvienam grafikui jo darbo vietas ir prikabinkite pamainas prie vietų: Greitosios pagalbos automobilis 1 su 24 valandų pamaina, mokymo klasė su priešpiečiais ir popiečiais, kepykla su rytine pamaina nuo 3 valandos. Vieta, kurią naudoja dvi sritys, gauna abu grafikus. Pamainas be fiksuotos darbo vietos, pavyzdžiui, budėjimą namie, priskiriate tiesiogiai vienam grafikui.

3. Priskirti asmenis

Kiekvienas asmuo priklauso vienam ar keliems grafikams. Tai priklauso ten, kur ir taip tvarkote pagrindinius duomenis - į darbuotojo formą kuriant ir į darbuotojo bylą, kai vėliau kas nors pasikeičia. Tas, kuris dirba tik stotyje, gauna stotį; praktikos vadovas gauna stotį ir mokyklą bei matomas abiejuose grafikuose, su viena paskyra.

4. Perjungiklis darbo grafike

Kasdien planuotojai reikia tik vieno perjungiklio darbo grafike, kuriuo ji perjungia tarp stoties ir mokyklos. Asmenys, darbo vietos, pamainos ir užimtumo eilutė seka pasirinktą grafiką. Asmuo, esantis abiejuose, matomas abiejuose; taip pat jo nebuvimai ir konfliktai.

Pavyzdžiai iš praktikos

Greitosios pagalbos stotis su greitosios pagalbos mokykla: Stotis dirba visą parą, mokykla dėsto pagal kursų tvarkaraštį. Paramedikai su dėstymo pareigomis yra abiejuose grafikuose. Konfliktų tikrinimas turi veikti abiejuose kartu: kas sekmadienį naktį dirbo greitosios pagalbos automobilyje, pirmadienį 8 valandą negali stovėti mokymo klasėje. Poilsio laikas nepaiso grafiko ribos.

Kepykla ir smuklė: Kepykla pradeda darbą 3 valandą, smuklė uždaroma vidurnaktį. Du grafikai, du planuotojai, beveik jokio persidengimo - išskyrus kepėją, kuri šeštadieniais padeda salėje, ir vadovę, kuri stebi abu. Ji perjungia, o ne atsidaro dvi lenteles; valandos susumuojamos vienoje laiko sąskaitoje, DATEV eksportas lieka vienas.

Klinika su skyriais ir ambulatorija: Kiekvienas skyrius planuoja pats, ambulatorija taip pat. Rezervinis darbuotojas, dirbantis 2 skyriuje arba ambulatorijoje, yra abiejuose grafikuose. Ambulatorija kaip darbo vieta priklauso savo grafikui ir to skyriaus grafikui, kurį ji papildomai aprūpina dieną - kiekviename grafike užimtumo eilutė skaičiuoja tik tai, kas susiję su tuo grafiku. Metinių atostogų planavimas vis tiek vykdomas visai įstaigai vienoje apžvalgoje, sugrupuotoje pagal darbo grafiką.

Kaip Presio padeda esant keliems darbo grafikams

Būtent tokią struktūrą mes sukūrėme Presio sistemoje. Organizacija gali keli darbo grafikai turėti, ir viskas kita lieka taip, kaip yra:

• Keli darbo grafikai vienai organizacijai: Skiltyje „Tvarkyti darbo grafikus" sukuriate tiek grafikų, kiek jūsų įmonė turi sričių - stotis, mokykla, kepykla, smuklė, 1-4 skyriai.
• Perjungiklis šalia greito įvedimo: Skiltyje „Darbo grafikas" pasirenkate aktyvų grafiką tiesiog šalia greito įvedimo. Asmenys, darbo vietos, pamainos ir užimtumo eilutė seka pasirinkimą.
• Struktūra darbo grafikas → darbo vieta → pamainos: Skiltyje „Tvarkyti pamainas" matote kiekvieno darbo grafiko darbo vietas, o po jomis - pamainas, kurios ten dirbamos. Pamaina su darbo vieta automatiškai seka savo vietos grafikus; tik pamainas be darbo vietos priskiriate patys.
• Kelių darbo vietų ir asmenų priskyrimas: Darbo vieta gali priklausyti keliems darbo grafikams ir bus rodoma kiekviename. Asmenis priskiriate darbuotojo formoje arba darbuotojo bylos pagrindinių duomenų skiltyje vienam ar keliems grafikams - vienas asmuo, viena paskyra, tiek grafikų, kiek reikia.
• Skaitikliai ir užimtumas kiekvienam darbo grafikui: Užimtumo eilutė ir normos skaičiuojamos kiekvienam grafikui atskirai. Mokykla neįskaičiuoja stoties - bet asmens poilsio laikas ir nebuvimai galioja visuose grafikuose.
• Viskas vienoje paskyroje: Darbo laiko apskaita, nebuvimai, metinių atostogų planavimas, darbo užmokesčio eksportas ir programėlė lieka vieninga visuma. Tas, kuris yra dviejuose grafikuose, registruoja laiką vienu prisijungimu, turi vieną laiko sąskaitą ir mato savo pamainas iš abiejų grafikų viename sąraše.

Trumpai: ši Darbo grafikų programa kelioms komandoms suteikia kiekvienai sričiai savo grafiką ir išlaiko už jo esantį žmogų kaip vieną asmenį. Įmonėms su viena sritimi nesikeičia niekas - ten yra būtent vienas darbo grafikas.