Avoimien vuorojen täyttäminen:
Vuoropörssi sisäisesti ja ulkoisesti

Ongelma: sairausilmoitus kello 6, ja sitten?

Kello on 6:05, aamuvuoro alkaa 6:30. Sairaanhoitaja ilmoittautuu sairaaksi, ja työvuorolistassa ammottaa Aukko. Sen, mitä nyt tapahtuu, tuntee jokainen osastonhoitaja, jokainen varaston vuoroesimies ja jokainen siivouksen kohdevastaava: soittoketju käynnistyy. Kenellä on tänään vapaata? Kuka oli eilen iltavuorossa eikä vielä saa tulla? Kuka asuu tarpeeksi lähellä? Kahdentoista puhelun ja kolmen vastaajan jälkeen joku lupautuu - tai sitten ei.

Toinen vaihtoehto on WhatsApp-ryhmä: „Kuka voi tuurata tänään aamuvuorossa?“ Se on nopeampi, mutta ei parempi. Vastaajina ovat väärät (ei sopivaa pätevyyttä), sopimattomat (yövuoron jälkeen) tai ei kukaan, koska viesti hukkuu kissakuvien sekaan. Ja lopulta kukaan ei enää tiedä, kuka oikeastaan lupautui. Tietosuoja on joka tapauksessa kysymys heti, kun nimet ja poissaolot ovat yksityisessä ryhmässä.

Juuri tähän vastaa Poissaolojen hallinta : äkillinen henkilöstövaje ei ole kysymys siitä, kuinka monta ihmistä tavoitatte, vaan siitä, kuinka nopeasti löydätte sen yhden sopivan henkilön - ja kuinka siististi vuoro on sen jälkeen listassa.

Mikä vuoropörssi on

Niin sanottu Vuoropörssi on markkinapaikka avoimille vuoroille yrityksenne sisällä. Puheluiden soittamisen sijaan luotte Vuorotarjous ja täytätte: päivämäärä, aika, työpiste, vaadittu pätevyys, paikkojen määrä. Kaikki kyseeseen tulevat saavat ilmoituksen työvuorosovelluksen push-ilmoituksena ja voivat lupautua yhdellä napautuksella. Suunnittelu näkee kaikki vastaukset yhdessä paikassa, ja vuoro menee heti, kun se on jaettu, suoraan työvuorolistaan.

Ero WhatsApp-ryhmään ei ole viestissä vaan siinä, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen: ennen viestiä järjestelmä tarkistaa, kuka tarjouksen ylipäätään saa. Jälkeenpäin miehitys on ilman kiertoteitä listassa, työaikaraportissa ja palkanlaskennan valmistelussa. Se, joka tähän asti on työskennellyt Excelissä olevan varahenkilölistan kanssa tai etsii INSITU-vaihtoehto ja haluaa ratkaisun, joka ei toimi erillisenä järjestelmänä työvuorolistan rinnalla, on täällä oikeassa paikassa.

Sisäisesti ensin: säännöt, jotka tarjouksen pitäisi tarkistaa ennen lähetystä

Soittoketjun suurin ajansyöjä ei ole soittaminen vaan karsiminen. Hyvä vuoropörssi hoitaa tämän työn, ennen kuin ensimmäinen push-ilmoitus lähtee. Nämä tarkistukset kuuluvat siihen:

• Pätevyys: Jos vuoro vaatii sairaanhoitajan, trukkikortin tai vuorovastaavan, tarjouksen saavat vain henkilöt, joilla tämä pätevyys on tallennettu. Se on tärkein sääntö ja se, joka WhatsAppissa menee useimmin pieleen.
• Ei päällekkäisyyttä: Se, jolla on samana päivänä jo vuoro, joka menee ajallisesti päällekkäin, putoaa pois. Se, jolla on iltavuoro, ei voi ottaa lisäksi myös aamuvuoroa.
• Ei poissaoloa: Loma, sairaus, koulutus, vanhempainvapaa - poissaolevalta ei kysytä. Se kuulostaa itsestäänselvältä, mutta säästää juuri ne puhelut, joihin vastaus on „Olenhan minä Espanjassa“.
• Ei-saatavilla-säännöt: Kiinteät estoajat kuten „ei koskaan keskiviikkoisin“ tai „vain aamuvuoro“ on huomioitava samalla tavalla kuin tiimin itse kirjaamat saatavuudet.
• Viikkotunnit: Se, joka lisävuoron myötä ylittäisi selvästi tavoitteensa, pitäisi ainakin merkitä - minijob-työntekijöillä, koska raja on ehdoton, osa-aikaisilla, koska muuten ylityövuori kasvaa.
• Lepoajat huomautuksena: Yövuoron jälkeen aamuvuoroon kello 6:30? ArbZG § 5:n mukainen yhdentoista tunnin lepoaika rikkoutuisi. Huomautus ehdokaslistassa riittää yleensä - estää kannattaa vain, jos yrityssopimuksenne niin edellyttää.

Kaksi mallia: ensimmäinen hyväksyjä tai suunnittelu valitsee

Malli 1: Ensimmäinen hyväksyjä

Se, joka lupautuu ensin, saa vuoron. Tämä on nopein malli ja sopii, kun vuoro alkaa 6:30, kaikki ehdokkaat ovat samanarvoisia ja tarkistussäännöt ovat kunnossa. Etu: kenenkään ei tarvitse odottaa päätöstä, aukko on suljettu minuuteissa. Haitta: se, jolla ei juuri ole puhelinta kädessä, jää ilman - ja se, joka haluaa tuurauspalkkion, voittaa aina.

Malli 2: Suunnittelu valitsee

Kaikki kiinnostuneet ilmoittautuvat, ja suunnittelu päättää, kuka saa vuoron. Se kestää kauemmin, mutta on reilumpaa ja järkevää, kun kyse on vuoroista muutaman päivän päästä, kun haluatte jakaa tuuraukset tasaisesti tai kun lisätunnit eivät ole toivottuja tietyille henkilöille. Myös useamman avoimen paikan tapauksessa (kolme keräilijää lauantaille) tämä malli on selkeämpi.

Käytännössä tarvitsette molempia: ensimmäisen hyväksyjän mallin äkilliseen aamun poissaoloon, valinnan ensi viikon suunniteltuun aukkoon. Tärkeää on vain, että malli määritetään tarjousta luotaessa ja että kaikki osapuolet näkevät sen.

Ulkoinen: vuokratyön ja henkilöstöpalveluyritysten liittäminen

Joskus oma Varahenkilöpooli ei riitä. Silloin peliin tulee Vuokratyö hoitoalalla, logistiikan henkilöstövuokrausyritys tai kiinteistösiivouksen alihankkija. Tähän asti se on hoidettu puhelimitse ja sähköpostilla: kysely, tarkennus, vahvistus, ja sitten joku kirjoittaa nimen käsin listaan. Hyvä Vuokratyörajapinta työvuorolistassa säästää juuri tämän kiertotien. Tältä sen pitäisi näyttää:

• Kumppanirajapinta: Jokainen henkilöstöpalveluyritys luodaan kumppaniksi ja saa oman käyttöoikeutensa. API:n kautta se hakee avoimet tarjoukset tai saa ne automaattisesti toiminnolla Webhook, heti kun vapautatte tarjouksen ulkopuolisille työntekijöille.
• Pätevyys työpisteittäin: Tarjous sisältää sen, mitä tarvitaan - sairaanhoitaja osastolle 3, trukkikortti varastoon Pohjoinen. Kumppani ilmoittaa vain sopivia työntekijöitä.
• Tietosuoja: Kumppani näkee ainoastaan vuorotiedot - päivämäärän, ajan, työpisteen, pätevyyden. Ei vakituisen henkilöstönne nimiä, ei poissaolojen syitä, ei henkilökansioita. Vastaavasti teille tulee vain ilmoitetun työntekijän nimi, pätevyys ja yhteystiedot.
• Miehitys päivittyy heti: Kun hyväksytte ilmoitetun työntekijän, hänet lasketaan mukaan tavoite/toteuma-miehitykseen. Aukko on suljettu ilman, että kukaan päivittää listaa käsin.

Jos kumppaneita on useita, liitetään kaikki. Ensimmäinen tarjous lähtee sisäisesti, määräajan jälkeen tai suoraan rinnakkain ulkopuolisille kumppaneille - sen mukaan, kuinka kiire on.

Esimerkkejä käytännöstä: sairaala, logistiikka, palveluala

Poissaolojen hallinta sairaalassa ja hoivakodissa: Tässä ratkaisee ammattihenkilöiden osuus. Jos ammattihenkilö on poissa, avustaja ei auta, vaikka pääsisi heti. Vuoropörssin on siksi suodatettava tiukasti pätevyyden mukaan ja pidettävä PpUGV-vaatimukset vuorokohtaisesti silmällä. Sisäinen varahenkilöpooli saa tarjouksen ensin, vuokratyö rajapinnan kautta toisena vaiheena. Ja koska lepoajat yövuoron jälkeen pettävät hoitoalalla erityisen usein, huomautus kuuluu jokaiseen ehdokaslistaan.

Alimiehitys logistiikassa: Ruuhkapäivät, tavaran vastaanotto, keräily: kun perjantaina puuttuu kolme henkilöä, kyse on paikoista, ei yksittäisistä henkilöistä. Tarjous kolmella paikalla, malli „Suunnittelu valitsee“, trukkikortti pakollisena tavaran vastaanottoon, vuokratyö webhookilla rinnalla. Iltapäivällä miehitys on kunnossa.

Kohteiden miehitys palvelualalla ja siivouksessa: Kiinteistösiivouksessa ja vartiointipalvelussa kohde on työpiste. Jos joku on poissa kohteesta Pohjoinen, kysytään vain työntekijöitä, jotka tuntevat kohteen tai ovat saaneet perehdytyksen - pätevyys työpisteittäin. Jos teillä on kohteiden välillä liikkuvia varahenkilöitä, he näkyvät ehdokaslistassa ensimmäisinä.

Juridiikka lyhyesti

• Vapaaehtoisuus: Vuorotarjous on tarjous. Kukaan ei ole velvollinen lupautumaan vapaapäivänään. Sen, joka halutaan hakea vapaalta, on suostuttava - vuoropörssi tekee juuri tästä dokumentoitavaa.
• Lepoajat ArbZG:n mukaan: Yksitoista tuntia kahden vuoron välissä (ArbZG § 5), enimmäistyöaika ArbZG § 3:n mukaan. Tämä koskee myös tuuraajia ja myös silloin, kun kaikki osapuolet ovat samaa mieltä.
• Lisät ja tuurauspalkkio: Sen, minkä arvoinen lyhyellä varoitusajalla tehty lisävuoro on, määrää työehtosopimus tai yrityssopimus - vapaalta tuuraamisen lisästä kiinteään palkkioon. Tarjouksen pitäisi näyttää, mitä sovelletaan.
• AÜG vuokratyössä: Ulkopuolisiin työntekijöihin sovelletaan vuokratyölakia (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) - vuokraajan lupavelvollisuus, Equal Pay yhdeksän kuukauden jälkeen, enimmäisvuokrausaika. Rajapinta ei korvaa vuokrasopimusta, se vain nopeuttaa työvuorojen sopimista.
• Yritysneuvosto: Vuoropörssin säännöt (malli, palkkiot, järjestys sisäinen/ulkoinen) koskevat BetrVG § 87:n mukaista myötämääräämistä. Määrittäkää ne kerran kunnolla, niin arki sujuu ilman keskustelua.

Miten Presio auttaa vuorotarjouksessa ja vuoropörssissä

Olemme rakentaneet vuoropörssin osaksi työvuorolistaa, emme erilliseksi työkaluksi sen viereen. Kulku on se, jonka tunnette arjesta, vain ilman soittoketjua:

• Suoraan punaisesta solusta: Aukko tai sairausilmoitus näkyy työvuorolistassa punaisena soluna. Yksi klikkaus siihen, „Tarjoa vuoro“, valmis - päivämäärä, aika, työpiste ja pätevyys on jo täytetty.
• Ehdokkaiden tarkistus: Presio tarkistaa kaikki säännöt ennen lähetystä: pätevyys, päällekkäisyys, poissaolo, ei-saatavilla-säännöt, viikkotunnit. Lepoajat merkitään huomautuksena.
• Push-ilmoitus kaikille sopiville: Se, joka tulee kyseeseen, saa ilmoituksen sovelluksessa ja lupautuu yhdellä napautuksella.
• Ensimmäinen hyväksyjä vai valinta: Luodessa päätätte: se, joka hyväksyy ensin, on suunniteltu vuoroon - tai keräätte kaikki vastaukset ja valitsette itse.
• Vastaukset ja hyväksynnät yhdessä listassa: Kaikki vastaukset tarjoukseen yhdessä paikassa, aikaleimalla. Ei enää etsimistä keskusteluhistorioista.
• Kumppanihallinta: Luo henkilöstöpalveluyritys kumppaniksi, luo API-avain, tallenna webhook-URL. Kumppani näkee vain vuorotiedot, ei henkilöstönne henkilötietoja.
• Kumppani-API: Kohdan GET /offers kautta kumppani hakee avoimet tarjoukset, kohdan POST /offers/{id}/respond kautta se ilmoittaa työntekijän nimellä, pätevyydellä ja yhteystiedoilla, kohdan GET /responses kautta se näkee ilmoitustensa tilan. Tarkemmat tiedot ovat kohdassa Kumppanirajapinnan dokumentaatio.
• Miehitys päivittyy heti: Hyväksytyt ulkopuoliset työntekijät lasketaan mukaan tavoite/toteuma-miehitykseen - listan otsikkorivi on vihreä heti, kun vuoro on jaettu.

Lyhyesti: Täytä avoimet vuorot muuttuu Presiossa yhdeksi klikkaukseksi ja yhdeksi push-ilmoitukseksi. Ja koska vuoropörssi on osa työvuorolistaa, työajanseuranta, lisät ja palkanlaskennan valmistelu täsmäävät sen jälkeen ilman, että kukaan kirjaa mitään jälkikäteen.