Darbo laiko apskaita yra privaloma - bet joje tvarkomi jautrūs darbuotojų duomenys. Trumpai paaiškiname, kas svarbiausia duomenų apsaugos požiūriu.
Kai tik pradedi fiksuoti darbo laiką, tvarkai asmens duomenis BDAR prasme. Tai apima ne tik kasdienio darbo laiko pradžią, pabaigą ir trukmę, bet ir pertraukas, viršvalandžius bei nebuvimus, pvz., atostogas ar ligą. Šiuos duomenis galima priskirti konkretiems darbuotojams - todėl jiems taikomos duomenų apsaugos taisyklės.
Tai nereiškia, kad laiko apskaita yra problemiška. Tai tik reiškia: kas ją vykdo, turi laikytis kelių pagrindinių duomenų apsaugos pareigų.
Duomenų tvarkymui visada reikia teisinio pagrindo. Darbo laiko apskaitos atveju tai paprastai nesudėtinga: tvarkymas yra būtinas įstatyminei Registravimo pareiga būtina ir vyksta darbo santykių rėmuose.
Lemiamą reikšmę turi Art. 6 BDAR (teisėtas tvarkymas, be kita ko, teisinių pareigų vykdymui ir darbo sutarties įgyvendinimui) bei § 26 BDSG dėl duomenų tvarkymo užimtumo kontekste. Todėl atskiras darbuotojų sutikimas privalomai apskaitai paprastai nereikalingas.
Rinkti galima tik tai, kas iš tikrųjų būtina darbo laiko apskaitai - ne daugiau. Sekimas realiuoju laiku, slaptas stebėjimas ar paslėptas elgesio sekimas čia neturi vietos ir yra draudžiami pagal duomenų apsaugos teisę.
Be to, galioja tikslo apribojimo principas: duomenys, kuriuos renki darbo laiko apskaitai, gali būti naudojami tik tam tikslui - o ne, tarkim, papildomai kontroliuoti darbuotojų produktyvumą ar pertraukų elgesį. Prie to priklauso ir skaidrumas darbuotojams: jie turėtų žinoti, kokie duomenys ir kokiu tikslu renkami.
Darbo laiko duomenys gali būti saugomi tik tiek, kiek tai būtina ar reikalaujama įstatymų. Registracijoms pagal § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz galioja, pavyzdžiui, ne trumpesnis kaip dvejų metų saugojimo terminas; iš darbo užmokesčio ir mokesčių dokumentų gali kilti ilgesni terminai. Pasibaigus atitinkamam terminui duomenys turi būti ištrinti.
Praktiškai naudingas yra sprendimas, kuriuo duomenis galima tvarkingai eksportuoti ir, pasibaigus terminui, tikslingai ištrinti - taip išlaikai kontrolę, kas ir kiek laiko saugoma.
Jei darbo laiko apskaitai naudoji tiekėjo programinę įrangą, šis tiekėjas tvarko personalo duomenis tavo pavedimu. Šiuo atveju Art. 28 BDAR reikalauja Duomenų tvarkymo pagal pavedimą sutartis (DTS) tarp jūsų kaip atsakingo darbdavio ir tiekėjo.
Duomenų tvarkymo sutartis (AVV) reglamentuoja, be kita ko, kokie duomenys ir kokiu tikslu tvarkomi, kokios techninės ir organizacinės apsaugos priemonės taikomos bei tai, kad paslaugų teikėjas duomenų nenaudoja savo tikslams. Patikimas paslaugų teikėjas tokią sutartį tau pateikia - Presio atveju ją rasi puslapyje Saugumas.
BDAR suteikia darbuotojams konkrečias teises. Svarbiausia iš jų - teisė gauti informaciją: darbuotojai gali sužinoti, kokie duomenys apie juos saugomi, ir reikalauti susipažinti su savo fiksuotu darbo laiku. Be to, jie turi teisę reikalauti ištaisyti neteisingus duomenis ir - laikantis įstatymuose numatytų terminų - juos ištrinti.
Darbo laiko apskaita, kurioje darbuotojai bet kada gali patys peržiūrėti savo valandas, praktiškai savaime patenkina informacijos poreikį.
Taip. Darbo laiko registravimas leidžiamas, jei tvarkomi tik būtini duomenys (pradžia, pabaiga, pertraukos), tvarkymas grindžiamas teisiniu pagrindu, duomenys saugomi ES užšifruoti, o darbuotojai gali naudotis savo teisėmis. Prie to priskiriama ir duomenų tvarkymo sutartis (AVV) su paslaugų teikėju.
Pagal Vokietijos darbo laiko įstatymą (Arbeitszeitgesetz) darbo laiko įrodymai paprastai turi būti saugomi bent dvejus metus. Su atlyginimais ir mokesčiais susiję dokumentai patenka į ilgesnius, šešerių-dešimties metų prekybos ir mokesčių teisės terminus. Pasibaigus šiems terminams, duomenys turi būti ištrinami (tikslo apribojimo principas). Tai nėra teisinė konsultacija - konkrečiu atveju kreipkis į specialistą.
Tik tai, kas būtina darbo laikui registruoti: darbo pradžia, darbo pabaiga ir pertraukos, prireikus – darbo vieta. Platesnis stebėjimas (pvz., nepertraukiamas buvimo vietos sekimas) duomenų apsaugos požiūriu neleidžiamas. Duomenų kiekio mažinimo principas galioja visą laiką.
Presio talpina duomenis išskirtinai ES, perduoda užšifruotai ir pateikia tau AVV. Visus duomenis rasi puslapyje Saugumas. Pradžiai iki 31.10.2026 nemokamai, be kreditinės kortelės.
Išbandyti Presio nemokamaiRegistruokis, sukurk komandą, pradėk - išbandyk Presio nemokamai ir be įsipareigojimų, visai be kredito kortelės.
Išbandykite dabar nemokamai