Darbo laiko apskaita ir BDAR:
kaip teisingai apsaugoti duomenis

Laiko registracija tvarko asmens duomenis

Kai tik įmonė registruoja darbo laiką, ji tvarko asmens duomenis, kaip jie apibrėžti Bendrajame duomenų apsaugos reglamente. Tai kasdienio darbo laiko pradžia, pabaiga ir trukmė, pertraukos, viršvalandžiai ir nebuvimai, pavyzdžiui, atostogos ar liga, taip pat prisijungimo prie programėlės duomenys ir, jei taikoma, darbo vieta. Visus šiuos duomenis galima susieti su konkrečiu asmeniu, todėl jiems taikoma duomenų apsauga.

Dėl to darbo laiko apskaita netampa problemiška. Tai tik reiškia, kad darbdavys kaip duomenų valdytojas turi įvykdyti kelias pareigas: turėti teisinį pagrindą, rinkti kuo mažiau duomenų, apsaugoti nuo neteisėtos prieigos, nustatyti ištrynimo terminus ir užtikrinti skaidrumą darbuotojams.

Teisinis pagrindas: kada reikia sutikimo?

Privalomai apskaitai paprastai sutikimo nereikia. Darbdaviai privalo registruoti darbo laiką: bendrai – nuo Vokietijos federalinio darbo teismo 2022 m. rugsėjo 13 d. nutarties, viršvalandžius – pagal Darbo laiko įstatymo (ArbZG) § 16 2 dalį, o tam tikrose šakose ir mini darbų darbuotojams – pagal Minimalaus darbo užmokesčio įstatymo (MiLoG) § 17. Daugiau apie tai straipsnyje Laiko registracijos prievolė.

Todėl teisinis pagrindas yra BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas (teisinės prievolės vykdymas), o darbo užmokesčiui apskaičiuoti papildomai – b punktas (darbo sutarties vykdymas). Anksčiau dažniausiai minėtas BDSG (Vokietijos federalinio duomenų apsaugos įstatymo) § 26 po 2023 m. kovo 30 d. Europos Sąjungos Teisingumo Teismo sprendimo (C-34/21) kaip savarankiškas pagrindas taikomas tik ribotai. Sutikimas darbo santykiuose bet kuriuo atveju būtų keblus, nes jis turi būti savanoriškas. Jis gali būti aktualus tik papildomoms funkcijoms, viršijančioms pareigą, pavyzdžiui, savanoriškai profilio nuotraukai.

Kaip apsaugoti asmens duomenis apskaitant darbo laiką?

Tai dažniausias praktinis klausimas, o atsakymas – keletas konkrečių priemonių. BDAR 32 straipsnis reikalauja rizikai tinkamų techninių ir organizacinių priemonių. Darbo laiko apskaitai tai reiškia:

• Kiekvienas mato tik tai, ko jam reikia. Darbuotojai mato savo darbo laiką, komandų vadovai – savo sritį, o darbuotojo byla lieka tik vadovybei. Rolių ir teisių koncepcija yra būtinybė, o ne patogumas.
• Atskiri prisijungimai vietoj bendros paskyros. Kiekvienas asmuo fiksuoja laiką su savo prisijungimu arba savo PIN kodu. Dėl bendros paskyros „Virtuvė“ vėliau neaišku, kas ką įrašė.
• Pakeitimai atsekami. Pataisymai teikiami per prašymą su patvirtinimu ir registruojami žurnale. Tai apsaugo darbuotojus nuo nepastebimų pakeitimų, o įmonę – patikrinimo metu.
• Šifruotai perduoti ir saugoti. Ryšys vyksta per HTTPS, duomenys saugomi pas teikėją, taikantį aiškias saugumo priemones ir sudariusį duomenų tvarkymo sutartį.
• Žinoti saugojimo vietą. Jei duomenys saugomi ES, BDAR taikomas tiesiogiai. Jei teikėjo buveinė ar subrangovai yra už ES ribų, duomenims perduoti reikia papildomo pagrindo, pavyzdžiui, ES ir JAV duomenų privatumo sistemos (EU-US Data Privacy Framework) arba standartinių sutarčių sąlygų.
• Jokių sveikatos duomenų, kurių niekam nereikia. Pranešimui apie ligą pakanka „nedarbingas“ ir laikotarpio. Diagnozėms darbo laiko apskaitoje ne vieta (plačiau – žemiau).
• Apsaugoti įrenginius įmonėje. Kiosko planšetė įmonėje rodo tik laiko registravimo laikrodį, jokių darbuotojų duomenų. Administravimo kompiuteriai užrakinami, kai prie jų niekas nesėdi.
• Ištrinti pagal planą. Ištrynimo koncepcija nustato, kada ištrinami darbo laikai, nebuvimai ir išėjusių darbuotojų duomenys (žr. Saugojimas).
• Kas turi prieigą, tas įsipareigoja. Asmenys, turintys prieigą prie darbuotojų duomenų, yra įpareigoti laikytis konfidencialumo ir žino taisykles.

Duomenų kiekio mažinimas ir tikslo apribojimas

Galima fiksuoti tik tai, kas iš tiesų būtina darbo laiko apskaitai. Buvimo vietos sekimas realiuoju laiku, slaptas stebėjimas ar paslėptas elgesio sekimas čia netinka ir yra neleistini.

Be to, galioja tikslo apribojimo principas. Darbo laiko apskaitai surinkti duomenys skirti darbo laikui ir darbo užmokesčiui apskaičiuoti, o ne slaptai darbo rezultatų ar elgesio kontrolei. Jei analizė turi tarnauti kitam tikslui, jai reikia atskiro pagrindo ir darbuotojai turi apie ją žinoti.

Buvimo vieta ir GPS: kas leidžiama?

Daugelis darbo laiko apskaitos programėlių gali naudoti buvimo vietą. Duomenų apsaugos požiūriu esminis yra šis skirtumas:

• Vienkartinis patikrinimas registruojant laiką paprastai yra pateisinamas, jei tam yra objektyvi priežastis, pavyzdžiui, statybvietėse arba kintant darbo vietoms. Mažiausiai duomenų reikalauja geotvora, kuri tik patikrina, ar asmuo yra darbo vietoje, neišsaugodama maršruto.
• Nuolatinis buvimo vietos sekimas darbo metu yra stebėjimas ir leidžiamas tik labai ribotomis išimtimis. Darbo laiko apskaitai jis nereikalingas.

Bet kuriuo atveju darbuotojai turi iš anksto žinoti, ar ir kada tikrinama jų buvimo vieta. Jei yra darbo taryba, ši funkcija turi būti įtraukta į įmonės susitarimą.

Liga ir nebuvimai: sveikatos duomenys

Sveikatos duomenys yra specialių kategorijų asmens duomenys pagal BDAR 9 straipsnį ir yra ypač saugomi. Darbo laiko apskaitai pakanka paties nedarbingumo fakto su pradžia ir pabaiga. Ligos priežastis darbdaviui skirtame nedarbingumo pažymėjime vis tiek nenurodoma, ir programėlėje jai ne vieta.

Darbo grafike kolegoms turėtų būti matoma tik „nėra darbe“, o ne „serga“. Kas mato kokią nebuvimo rūšį, nustato teisių koncepcija. Panašiai jautrūs yra ir grįžimo į darbą po ligos valdymo duomenys, kurie tvarkomi atskirai ir prieinami tik įgaliotiems asmenims, kaip aprašyta straipsnyje Grįžimas į darbą (BEM).

Saugojimas ir ištrynimas

Darbo laiko duomenis galima saugoti tik tiek, kiek būtina arba kiek reikalauja įstatymai. Svarbiausi terminai:

• Dvejus metus įrašams apie viršvalandžius pagal Darbo laiko įstatymo (ArbZG) § 16 2 dalį ir įrašams pagal Minimalaus darbo užmokesčio įstatymo (MiLoG) § 17, t. y. mini darbų darbuotojams ir tokioms šakoms kaip maitinimas, statyba ar pastatų valymas.
• Iki šešerių arba dešimties metų dokumentams, svarbiems darbo užmokesčiui ir mokesčiams (Mokesčių kodekso (Abgabenordnung) § 147, Prekybos kodekso (Handelsgesetzbuch) § 257). Tai visų pirma susiję su apskaičiuotomis mėnesio sumomis.

Pasibaigus atitinkamam terminui, duomenis reikia ištrinti. Praktikoje padeda paprasta ištrynimo koncepcija: dienos duomenys – po dvejų–trejų metų, apskaičiuoti mėnesio duomenys – pasibaigus mokestiniam terminui, išėjusių darbuotojų duomenys – pasibaigus visiems terminams. Tai nėra teisinė konsultacija, konkrečiu atveju pasitikrink.

Duomenų tvarkymas pagal pavedimą: sutartis su programinės įrangos teikėju

Kai įmonė naudoja darbo laiko apskaitos programinę įrangą, teikėjas tvarko darbuotojų duomenis darbdavio pavedimu. Todėl pagal BDAR 28 straipsnį būtina Duomenų tvarkymo pagal pavedimą sutartis (DTS). Joje nustatoma, kokie duomenys ir kokiu tikslu tvarkomi, kokios techninės ir organizacinės priemonės taikomos, kokie subrangovai pasitelkiami ir kad paslaugų teikėjas duomenų nenaudoja savo tikslams.

Į ką įmonės turėtų atkreipti dėmesį: duomenų tvarkymo sutartis sudaroma prieš įvedant tikrus duomenis. Subrangovai nurodyti su buveinės vieta. Ir aišku, kaip pasibaigus sutarčiai duomenys grąžinami arba ištrinami.

Darbo taryba ir bendras sprendimų priėmimas

Jei įmonėje yra darbo taryba, diegiant elektroninę darbo laiko apskaitą ji turi bendro sprendimo teisę pagal Įmonių konstitucijos įstatymo (BetrVG) § 87 1 dalies 6 punktą, nes programinė įranga techniškai tinka elgesiui ar darbo rezultatams stebėti. Ar apskaita bus vedama, po Federalinio darbo teismo nutarties ji nebegali paveikti, tačiau kaip ji bus vedama – gali. Įprasta sudaryti įmonės susitarimą, kuriame nustatomos funkcijos, prieigos teisės, ataskaitos ir ištrynimo terminai. Daugiau apie tai straipsnyje Darbo grafikas ir darbo taryba.

Skaidrumas: ką turi žinoti darbuotojai

Pagal BDAR 13 straipsnį darbuotojai diegimo metu turi būti informuoti. Dažniausiai pakanka trumpos atmintinės, kurioje atsakoma: kokie duomenys renkami? Kokiu tikslu? Kas turi prieigą? Kuris teikėjas juos tvarko ir kur? Kiek laiko jie saugomi? Kokias teises turi darbuotojai?

Šioms teisėms priklauso teisė gauti informaciją apie savo duomenis, ištaisyti klaidingus įrašus ir ištrinti juos pasibaigus terminams. Darbo laiko apskaita, kurioje kiekvienas asmuo bet kada pats mato savo darbo laiką, laiko sąskaitą ir atostogų likutį, kasdienybėje beveik savaime patenkina poreikį gauti informaciją.

Kontrolinis sąrašas: kaip įdiegti darbo laiko apskaitą laikantis duomenų apsaugos reikalavimų

• Teisinis pagrindas dokumentuotas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies c ir b punktai), privalomai apskaitai sutikimo nereikia.
• Tik būtini duomenys: pradžia, pabaiga, pertraukos, prireikus darbo vieta, jokio nuolatinio sekimo.
• Atskiri prisijungimai arba PIN kodai kiekvienam asmeniui, jokios bendros paskyros.
• Rolės ir teisės: savas darbo laikas – visiems, sritis – komandų vadovams, darbuotojo byla – vadovybei.
• Liga – tik kaip nebuvimas, be diagnozės, kolegoms rodoma tik „nėra darbe“.
• Pataisymai per prašymą ir patvirtinimą, pakeitimai registruojami žurnale.
• Duomenų tvarkymo sutartis su teikėju sudaryta, subrangovai ir saugojimo vieta žinomi.
• Ištrynimo koncepcija su terminais pagal ArbZG, MiLoG ir Mokesčių kodeksą (Abgabenordnung).
• Atmintinė darbuotojams pagal BDAR 13 straipsnį.
• Įmonės susitarimas, jei yra darbo taryba.
• Darbo laiko apskaita įtraukta į duomenų tvarkymo veiklos įrašus (BDAR 30 straipsnis).

Kaip tai įgyvendina Presio

Presio kiekvienas asmuo mato tik savo darbo laiką, savo laiko sąskaitą ir savo atostogas. Komandų vadovai mato savo sritį, darbuotojų bylos lieka tik vadovybei. Laikas fiksuojamas su asmeniniu prisijungimu, naršyklėje arba kiosko planšetėje su asmeniniu PIN kodu. Pataisymai teikiami per prašymus su patvirtinimu. Įjungus nustatymą „Registruotis tik darbo vietoje“, Presio registracijos metu patikrina, ar asmuo yra nurodytoje vietoje. Buvimo vietos sekimo darbo metu nėra. Savarankišką pranešimą apie ligą per programėlę galima išjungti kiekvienai įmonei ar komandai. Programėlės duomenys saugomi duomenų centre ES. Su klientais Presio sudaro duomenų tvarkymo sutartį, o subrangovų sąrašas pateiktas dokumente Privatumo politikoje.

Dažni klausimai

Ar darbo laiko apskaita programėle suderinama su BDAR?

Taip. Apskaita leidžiama, jei tvarkomi tik būtini duomenys, yra teisinis pagrindas, duomenys apsaugoti, su teikėju sudaryta duomenų tvarkymo sutartis ir darbuotojai informuoti. Programėlė dažnai surenka mažiau duomenų nei popieriniai sąrašai, atvirai kabantys poilsio kambaryje.

Ar darbo laiko apskaitai reikia darbuotojų sutikimo?

Ne, privalomai apskaitai – ne. Ji grindžiama BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktu, nes darbdavys privalo registruoti darbo laiką. Sutikimas gali būti aktualus tik savanoriškoms papildomoms funkcijoms.

Kaip apsaugoti asmens duomenis apskaitant darbo laiką?

Atskirais prisijungimais kiekvienam asmeniui, rolių ir teisių koncepcija, registruojamais pataisymais, šifruotu perdavimu, teikėju, sudariusiu duomenų tvarkymo sutartį, ištrynimo koncepcija ir atsisakant duomenų, kurių niekam nereikia, pavyzdžiui, diagnozių ar nuolatinio buvimo vietos sekimo.

Ar darbdavys gali fiksuoti buvimo vietą, kai registruojamas laikas?

Vienkartinis patikrinimas registruojant darbo pradžią ir pabaigą paprastai yra pateisinamas, jei tam yra objektyvi priežastis ir darbuotojai yra informuoti. Nuolatinis buvimo vietos sekimas darbo metu darbo laiko apskaitai nereikalingas ir iš esmės neleistinas.

Ar kolegos gali matyti mano darbo laiką?

Ne, savo darbo laiką ir laiko sąskaitą mato tik pats asmuo ir įgalioti asmenys, pavyzdžiui, komandos vadovas. Darbo grafike kolegos mato, kas kada suplanuotas ar nėra darbe, bet ne nebuvimo priežastį.

Ar darbo laiko apskaitoje galima nurodyti, kodėl žmogus serga?

Ne. Darbo laiko apskaitai pakanka nedarbingumo fakto ir laikotarpio. Ligos priežastis yra sveikatos duomenys pagal BDAR 9 straipsnį ir darbo laiko apskaitai nereikalinga.

Kiek laiko turi būti saugomi darbo laiko registravimo duomenys?

Įrašai pagal Darbo laiko įstatymo (ArbZG) § 16 2 dalį ir Minimalaus darbo užmokesčio įstatymo (MiLoG) § 17 – ne trumpiau kaip dvejus metus. Darbo užmokesčio ir mokesčių dokumentai – nuo šešerių iki dešimties metų. Vėliau duomenis reikia ištrinti. Tai nėra teisinė konsultacija, konkrečiu atveju pasitikrink.

Ar darbo taryba turi pritarti darbo laiko apskaitai?

Dėl to, ar apskaitą vesti, – ne, nes registravimo pareiga galioja bet kuriuo atveju. Dėl to, kaip ją vesti, – taip: diegiant elektroninę darbo laiko apskaitą, darbo taryba turi bendro sprendimo teisę pagal § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, kuri paprastai įgyvendinama įmonės susitarimu.