Offene Dienste besetzen:
Schichtbörse intern und extern

Das Problem: Krankmeldung um 6 Uhr, und dann?

Es ist 6:05 Uhr, der Frühdienst beginnt um 6:30. Eine Pflegefachkraft meldet sich krank, und im Dienstplan klafft eine Lücke. Was jetzt passiert, kennt jede Stationsleitung, jeder Schichtführer im Lager und jeder Objektleiter in der Reinigung: Die Telefonkette startet. Wer hat heute frei? Wer hatte gestern Spätdienst und darf noch gar nicht? Wer wohnt nah genug? Nach zwölf Anrufen und drei Mailboxen sagt jemand zu - oder auch nicht.

Die zweite Variante ist die WhatsApp-Gruppe: „Wer kann heute Früh einspringen?" Das ist schneller, aber nicht besser. Es antworten die Falschen (keine passende Qualifikation), die Verkehrten (nach dem Nachtdienst) oder niemand, weil die Nachricht zwischen Katzenbildern untergeht. Und am Ende weiß keiner mehr, wer eigentlich zugesagt hat. Datenschutz ist ohnehin ein Thema, sobald Namen und Ausfälle in einer privaten Gruppe stehen.

Genau hier setzt Ausfallmanagement an: Bei kurzfristigem Personalausfall zählt nicht, wie viele Leute ihr erreicht, sondern wie schnell ihr die eine passende Person findet - und wie sauber der Dienst danach im Plan steht.

Was eine Schichtbörse ist

Eine Schichtbörse ist ein Marktplatz für offene Dienste innerhalb eures Betriebs. Statt Anrufe zu tätigen, stellt ihr den Dienst als Dienstangebot ein: Datum, Zeit, Arbeitsplatz, benötigte Qualifikation, Anzahl der Plätze. Alle, die in Frage kommen, erhalten eine Mitteilung in der Dienstplan-App per Push und können mit einem Tipp zusagen. Die Planung sieht alle Antworten an einer Stelle und der Dienst landet, sobald er vergeben ist, direkt im Dienstplan.

Der Unterschied zur WhatsApp-Gruppe liegt nicht in der Nachricht, sondern in dem, was davor und danach passiert: Vorher prüft das System, wer das Angebot überhaupt bekommen darf. Nachher ist die Besetzung ohne Umweg im Plan, im Zeitnachweis und in der Lohnvorbereitung. Wer bisher mit einer Springerpool-Liste in Excel arbeitet oder nach einer INSITU-Alternative sucht, die nicht als eigenständiges System neben dem Dienstplan läuft, ist hier richtig.

Intern zuerst: Regeln, die ein Angebot vor dem Versand prüfen sollte

Der größte Zeitfresser der Telefonkette ist nicht das Telefonieren, sondern das Aussortieren. Eine gute Schichtbörse übernimmt diese Arbeit, bevor die erste Push-Nachricht rausgeht. Diese Prüfungen gehören dazu:

• Qualifikation: Verlangt der Dienst eine Pflegefachkraft, einen Staplerschein oder eine Schichtleitung, bekommen nur Personen das Angebot, die diese Qualifikation hinterlegt haben. Das ist die wichtigste Regel und die, die in WhatsApp am häufigsten schiefgeht.
• Keine Überschneidung: Wer an dem Tag schon einen Dienst hat, der sich zeitlich überschneidet, fällt raus. Wer den Spätdienst hat, kann nicht auch noch den Frühdienst übernehmen.
• Keine Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit - wer abwesend ist, wird nicht gefragt. Das klingt banal, spart aber genau die Anrufe, bei denen die Antwort „Ich bin doch in Spanien" lautet.
• Nicht-verfügbar-Regeln: Feste Sperrzeiten wie „mittwochs nie" oder „nur Frühdienst" gehören genauso berücksichtigt wie Verfügbarkeiten, die das Team selbst eingetragen hat.
• Wochenstunden: Wer mit dem Zusatzdienst deutlich über seinem Soll landen würde, sollte zumindest markiert werden - bei Minijobbern, weil die Grenze hart ist, bei Teilzeitkräften, weil sonst der Überstundenberg wächst.
• Ruhezeiten als Hinweis: Nach dem Nachtdienst um 6:30 in den Frühdienst? Die elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG wären verletzt. Ein Hinweis in der Kandidatenliste reicht meist - blockieren solltet ihr nur, wenn eure Betriebsvereinbarung das vorsieht.

Zwei Modelle: Wer zuerst annimmt, oder die Planung wählt aus

Modell 1: Erstzugriff

Wer zuerst zusagt, hat den Dienst. Das ist das schnellste Modell und passt, wenn der Dienst um 6:30 beginnt, alle Kandidaten gleichwertig sind und die Prüfregeln sauber sind. Der Vorteil: Niemand muss auf eine Entscheidung warten, die Lücke ist in Minuten geschlossen. Der Nachteil: Wer das Handy gerade nicht in der Hand hat, geht leer aus - und wer die Einspringen-Prämie will, gewinnt immer.

Modell 2: Planung wählt aus

Alle Interessierten melden sich, die Planung entscheidet, wer den Dienst bekommt. Das dauert länger, ist aber fairer und sinnvoll, wenn es um Dienste in ein paar Tagen geht, wenn ihr Einspringer gleichmäßig verteilen wollt oder wenn Zusatzstunden bei bestimmten Personen unerwünscht sind. Auch bei mehreren offenen Plätzen (drei Kommissionierer für den Samstag) ist dieses Modell übersichtlicher.

In der Praxis braucht ihr beide: Erstzugriff für den akuten Ausfall am Morgen, Auswahl für die geplante Lücke nächste Woche. Wichtig ist nur, dass das Modell beim Anlegen des Angebots festgelegt wird und alle Beteiligten es sehen.

Extern: Leiharbeit und Personaldienstleister anbinden

Manchmal reicht der eigene Springerpool nicht. Dann kommt Leiharbeit in der Pflege, ein Zeitarbeitsunternehmen für die Logistik oder ein Subunternehmer in der Gebäudereinigung ins Spiel. Bisher läuft das per Telefon und E-Mail: Anfrage, Rückfrage, Bestätigung, und dann trägt jemand den Namen von Hand in den Plan. Eine Zeitarbeit-Schnittstelle im Dienstplan spart genau diesen Umweg. So sollte sie aussehen:

• Partner-Schnittstelle: Jeder Personaldienstleister wird als Partner angelegt und bekommt einen eigenen Zugang. Über eine API ruft er offene Angebote ab oder erhält sie automatisch per Webhook, sobald ihr ein Angebot für externe Kräfte freigebt.
• Qualifikation je Arbeitsplatz: Das Angebot enthält, was gebraucht wird - Pflegefachkraft für Station 3, Staplerschein fürs Lager Nord. Der Partner meldet nur Kräfte, die passen.
• Datenschutz: Der Partner sieht ausschließlich Dienstdaten - Datum, Zeit, Arbeitsplatz, Qualifikation. Keine Namen eurer Stammbelegschaft, keine Ausfallgründe, keine Personalakten. Umgekehrt landen bei euch nur Name, Qualifikation und Kontakt der gemeldeten Kraft.
• Besetzung zählt sofort: Sagt ihr eine gemeldete Kraft zu, zählt sie in der Soll/Ist-Besetzung mit. Die Lücke ist geschlossen, ohne dass jemand den Plan von Hand nachpflegt.

Wer mehrere Partner hat, bindet alle an. Das erste Angebot geht intern raus, nach einer Frist oder direkt parallel an die externen Partner - je nachdem, wie knapp es ist.

Beispiele aus der Praxis: Klinik, Logistik, Dienstleistung

Ausfallmanagement in Klinik und Pflegeheim: Hier zählt die Fachkraftquote. Fällt eine Fachkraft aus, hilft eine Hilfskraft nicht weiter, auch wenn sie sofort könnte. Die Schichtbörse muss deshalb strikt nach Qualifikation filtern und die PpUGV-Vorgaben je Schicht im Blick haben. Der interne Springerpool bekommt das Angebot zuerst, Leiharbeit per Schnittstelle als zweite Stufe. Und weil Ruhezeiten nach der Nacht in der Pflege besonders oft kippen, gehört der Hinweis in jede Kandidatenliste.

Unterbesetzung in der Logistik: Peak-Tage, Wareneingang, Kommissionierung: Wenn am Freitag drei Leute fehlen, geht es um Plätze, nicht um Einzelpersonen. Ein Angebot mit drei Plätzen, Modell „Planung wählt aus", Staplerschein als Pflicht für den Wareneingang, Zeitarbeit per Webhook parallel. Am Nachmittag steht die Besetzung.

Objektbesetzung in Dienstleistung und Reinigung: Bei Gebäudereinigung und Sicherheitsdienst ist das Objekt der Arbeitsplatz. Fällt jemand im Objekt Nord aus, sollen nur Kräfte gefragt werden, die dieses Objekt kennen oder die Einweisung haben - Qualifikation je Arbeitsplatz. Wer objektübergreifend Springer hat, sieht sie in der Kandidatenliste zuerst.

Rechtliches kurz

• Freiwilligkeit: Ein Dienstangebot ist ein Angebot. Niemand ist verpflichtet, an einem freien Tag zuzusagen. Wer aus dem Frei geholt werden soll, muss zustimmen - die Schichtbörse macht genau das dokumentierbar.
• Ruhezeiten nach ArbZG: Elf Stunden zwischen zwei Diensten (§ 5 ArbZG), Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG. Das gilt auch für Einspringer und auch dann, wenn alle Beteiligten einverstanden sind.
• Zuschläge und Einspringen-Prämie: Was ein kurzfristiger Zusatzdienst wert ist, regelt der Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung - vom Zuschlag für Einspringen aus dem Frei bis zur festen Prämie. Das Angebot sollte anzeigen, was gilt.
• AÜG bei Leiharbeit: Für externe Kräfte gilt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz - Erlaubnispflicht des Verleihers, Equal Pay nach neun Monaten, Höchstüberlassungsdauer. Die Schnittstelle ersetzt den Überlassungsvertrag nicht, sie beschleunigt nur die Einsatzabstimmung.
• Betriebsrat: Regeln zur Schichtbörse (Modell, Prämien, Reihenfolge intern/extern) berühren die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG. Legt sie einmal sauber fest, dann läuft das Tagesgeschäft ohne Diskussion.

Wie Presio bei Dienstangebot und Schichtbörse hilft

Wir haben die Schichtbörse als Teil des Dienstplans gebaut, nicht als eigenes Werkzeug daneben. Der Ablauf ist der, den ihr aus dem Alltag kennt, nur ohne Telefonkette:

• Aus der roten Zelle heraus: Eine Lücke oder eine Krankmeldung zeigt sich im Dienstplan als rote Zelle. Ein Klick darauf, „Dienst anbieten", fertig - Datum, Zeit, Arbeitsplatz und Qualifikation sind schon ausgefüllt.
• Kandidatenprüfung: Presio prüft alle Regeln vor dem Versand: Qualifikation, Überschneidung, Abwesenheit, Nicht-verfügbar-Regeln, Wochenstunden. Ruhezeiten werden als Hinweis markiert.
• Push an alle Passenden: Wer in Frage kommt, bekommt die Mitteilung in der App und sagt mit einem Tipp zu.
• Erstzugriff oder Auswahl: Beim Anlegen entscheidet ihr: Wer zuerst annimmt, ist eingeplant - oder alle Antworten sammeln und selbst auswählen.
• Antworten und Zusagen in einer Liste: Alle Rückmeldungen zu einem Angebot an einer Stelle, mit Zeitstempel. Nichts mehr in Chat-Verläufen suchen.
• Partner-Verwaltung: Personaldienstleister als Partner anlegen, API-Key erzeugen, Webhook-URL hinterlegen. Der Partner sieht nur Dienstdaten, keine Personaldaten eurer Belegschaft.
• Partner-API: Über GET /offers ruft der Partner offene Angebote ab, über POST /offers/{id}/respond meldet er eine Kraft mit Name, Qualifikation und Kontakt, über GET /responses sieht er den Status seiner Meldungen. Details stehen in der Dokumentation der Partner-Schnittstelle.
• Besetzung zählt sofort: Zugesagte externe Kräfte zählen in der Soll/Ist-Besetzung mit - die Kopfzeile im Plan ist grün, sobald der Dienst vergeben ist.

Kurz: Offene Dienste besetzen wird in Presio zu einem Klick und einer Push-Nachricht. Und weil die Schichtbörse im Dienstplan steckt, stimmen danach Zeiterfassung, Zuschläge und Lohnvorbereitung, ohne dass jemand etwas nachträgt.