Projektų laiko apskaita:
Valandos ten, kur joms vieta

Kodėl registruoti projektų laiką?

Įstatyminė darbo laiko apskaita atsako į klausimą kiek ilgai kas nors dirbo. O Projektų laiko apskaita atsako į klausimą kam. Tik su šia antrąja informacija valandų sąskaita tampa skaičiumi, su kuriuo galite skaičiuoti. Trys priežastys, kodėl tai apsimoka:

• Pokalkuliacija: Pasiūlyme apskaičiavote 120 valandų. Ar galiausiai buvo 110, ar 160? Be tokio rodiklio kaip valandos pagal projektą to nežinote - ir kitą pasiūlymą vėl skaičiuojate iš nuojautos. O Pokalkuliacija yra vienintelis būdas patikrinti savo valandinius įkainius ir laiko normas.
• Atsiskaitymas pagal sąnaudas: Kas atsiskaito pagal valandas, turi turėti įrodymą, kurį klientas gali patikrinti: kuris asmuo, kurią dieną, kiek ilgai, kuriame užsakyme. Toks valandų lapelis pagal projektą, kuris gaunamas iš darbo laiko apskaitos, o ne iš atminties, padeda išvengti ginčų dėl sąskaitos.
• Biudžetas akyse: Jei valandos nuolat priskiriamos projektui, projekto viduryje matote, kiek biudžeto sunaudota - o ne tik tada, kai atlyginimai apskaičiuoti. Būtent tai ir yra Projektų kontrolė pagal valandas: koreguoti, kol dar įmanoma.

Prie to prisideda ketvirta priežastis, kuri dažnai nuvertinama: kas priskiria savo laiką projektams, pats mato, kur jis nuteka. Valanda smulkmenų tarp dviejų užsakymų staiga atsiranda ataskaitoje, užuot likusi niekieno sąskaitoje.

Kuo pasižymi gera projektų laiko apskaita

Daugelis įmonių projektų laiką registruoja jau seniai - vakare, popieriuje arba naudodamos tokį įrankį kaip Excel lentelė. Problema ne lentelė, o laikas. Kas 17 val. atkuria, ką veikė nuo 7 val., apvalina iki pilnų valandų, pamiršta trumpą užsukimą pas antrą klientą ir likutį paskirsto iš nuojautos. Skaičiai atrodo tvarkingi, bet vis tiek klaidingi. Gera Projektų laiko apskaita atpažįstama iš keturių požymių:

• Rinktis registruojantis, o ne spėlioti vakare: Projektas pasirenkamas tą akimirką, kai prasideda darbas - registruojantis. Vienas bakstelėjimas telefone, ir baigta. Taip priskyrimas yra registracijos dalis, o ne papildoma užduotis darbo dienos pabaigoje.
• Perjungimas dienos metu: Vargu ar kas nors dirba aštuonias valandas iš eilės tame pačiame projekte. Ryte statybvietė A, po pietų klientų aptarnavimas pas B, tarp jų valanda dirbtuvėse. Projekto perjungimas turi būti įmanomas vykstančios pamainos metu, be išsiregistravimo ir pakartotinės registracijos - ir jis turi sukurti tvarkingą laikotarpį, kuris baigiasi ties A ir prasideda ties B.
• Vėlesnis priskyrimas: Visada bus atvejų, kai kas nors pamirš projektą arba pasirinks neteisingą. Tada pataisymas turi būti paprastas: atidaryti dieną, laikotarpiui priskirti teisingą projektą, pateikti patvirtinimui. Be šio kelio klaidingos valandos atsiduria sąskaitoje.
• Analizė pagal projektą ir pagal asmenį: Galiausiai svarbu, kiek valandų tenka projektui ir kas jas atliko. Abiejų reikia sąskaitai ir pokalkuliacijai - ir abu turėtų būti matomi vienu žvilgsniu, o ne tik po suvestinės lentelės.

Sąnaudų centras, projektas, užsakymas: kas yra kas?

Šios sąvokos dažnai painiojamos, bet reiškia skirtingus dalykus:

• Sąnaudų centras: Nuolatinė vieta įmonėje, kurioje susidaro sąnaudos - dirbtuvės, objektas „Šiaurė“, administracijos skyrius. Sąnaudų centrai gyvuoja metų metus. Sąnaudų centrų apskaita klausia, kiek kiekviena sritis kainuoja per mėnesį; o Sąnaudų centrų laiko apskaita tam pateikia personalo valandas.
• Projektas: Sumanymas su pradžia, pabaiga ir dažniausiai biudžetu - rekonstrukcija pas klientą Meier, svetainė agentūrai, 3 namo renovacija. Projektai sukuriami, vyksta ir užbaigiami.
• Užsakymas: Atskiras kliento užsakymas su numeriu, dažnai projekto dalis arba tapatus jam. Amatuose užsakymas ir projektas dažniausiai yra tas pats: užsakymas 2026-0417, klientas Meier, vonios renovacija.

Darbo laiko apskaitai skirtumas antraeilis. Svarbiausia, kad turėtumėte sąrašą, iš kurio renkamasi registruojantis - nesvarbu, ar vadinate juos projektais, sąnaudų centrais ar užsakymais. Kam reikia abiejų, sąnaudų centrus sukuria kaip nuolatinius įrašus, o projektus - kaip terminuotus.

Projektų laiko apskaita 4 žingsniais

1. Sukurkite projektus

Kiekvienas projektas gauna numerį, pavadinimą, klientą ir - jei yra - valandų biudžetą. Numeris turėtų būti toks pat kaip pasiūlyme arba buhalterijoje, kad ataskaita vėliau be perkodavimo atitiktų sąskaitą. Užbaigti projektai uždaromi, kad registruojantis nebeatsirastų; sąrašas lieka trumpas.

2. Registruodamiesi pasirinkite projektą

Kas pradeda pamainą, šalia darbo vietos bakstelėja projektą. Tai veikia savame telefone lygiai taip pat, kaip ir ten, kur stovi bendra kiosko planšetė dirbtuvėse ar prie objekto įėjimo: įveskite PIN kodą, bakstelėkite projektą, užregistruota. Ar projekto pasirinkimas privalomas, ar savanoriškas, sprendžiate jūs - amatuose su grynu užsakymų darbu privalomumas prasmingas, biure su didele vidinių darbų dalimi - veikiau ne.

3. Perjunkite pamainos metu

Jei per pietus keliaujama pas kitą klientą, projektas perjungiamas. Ankstesnis laikotarpis baigiasi, prasideda naujas - neišsiregistruojant, nesukuriant pertraukos. Vakare diena susideda iš dviejų ar trijų tvarkingų laikotarpių, kiekvienas su savo projektu. Kas ką nors pamiršo, laikotarpį priskiria vėliau per laiko korekciją.

4. Analizuokite

Ataskaita Projektų laikas rodo kiekvieno projekto sumą, o žemiau valandas pagal asmenį, taip pat juostą, kiek biudžeto sunaudota. Sąskaitai ar pokalkuliacijai visa tai eksportuojama į Excel - pagal projektą, pagal laikotarpį, su data ir asmeniu. Taip Projektų laiko apskaita kaip Excel alternatyva sukurta visiškai atvirkščiai: Excel yra rezultatas, o ne įrankis.

Pavyzdžiai iš praktikos

Užsakymų laiko apskaita amatuose ir statybose: Brigada ryte telefone registruojasi statybvietėje „Šiaurė“, per pietus du žmonės pereina prie klientų aptarnavimo Pasinge. Meistras vakare mato valandas pagal statybvietę, biuras mėnesio pabaigoje turi pagrindą sąskaitai pagal sąnaudas ir pasiūlymo pokalkuliacijai. Statybviečių laiko apskaita čia reiškia: projektas ir darbo vieta dažnai yra tas pats, o valandų apžvalga pagal statybvietę keliauja užsakovui kaip įrodymas.

Klientų projektai agentūroje ir biure: Čia svarbus perjungimas dienos metu. Valanda klientui A, tada susitikimas klientui B, po to vidinė administracija. Kas tai vakare surašo į valandų lapelį, praranda pusę. Perjungiant pamainos metu kiekviena valanda lieka ten, kur buvo - o biudžetas pagal kliento projektą laiku parodo, kada reikia derėtis iš naujo.

Objektai kaip sąnaudų centrai paslaugų srityje: Pastatų valymo, apsaugos ir pastatų priežiūros paslaugos atsiskaito pagal objektą. Kiekvienas objektas yra sąnaudų centras, kiekviena registracija jį nurodo. Objekto vadovas mato savo objekto valandas, vadovybė - visas, o jei objektas reguliariai viršija apskaičiuotas sąnaudas, tai pastebima per mėnesį, o ne tik metiniame balanse.

Teisiniai aspektai: kas lieka privaloma, kas prisideda?

Darbo laiko apskaita yra privaloma nuo 2022 m. rugsėjo Federalinio darbo teismo sprendimo ir 2019 m. ESTT sprendimo: visų darbuotojų dienos darbo laiko pradžia, pabaiga ir trukmė turi būti registruojamos. Priskyrimas projektams to nekeičia - jis papildo privalomą apskaitą informacija, kam laikas buvo panaudotas. Abu turi būti vienoje sistemoje: kas darbo laiką registruoja pagal įstatymą, o projektų laiką šalia veda antroje lentelėje, mėnesio pabaigoje turi du duomenų rinkinius, kurie niekada nesutampa.

Tokioje srityje kaip Privatumas galioja tikslo apribojimas: projektų laikas gali būti naudojamas atsiskaitymui, kalkuliacijai ir kontrolei, bet ne bendrai darbo rezultatų stebėsenai. Kas registruoja tik tai, ko reikia šiems tikslams - projektą, trukmę, asmenį - lieka saugioje pusėje. Įmonėse su darbo taryba įdiegimui reikalingas bendras sprendimų priėmimas pagal BetrVG § 87 1 d. 6 p., kaip ir bet kokiai techninei darbo laiko apskaitai. Daugiau apie tai straipsnyje Darbo laiko apskaita ir BDAR.

Kaip Presio padeda su projektų laiko apskaita

Projekto priskyrimą įdiegėme tiesiai į registraciją, o ne kaip atskirą modulį šalia. Konkrečiai tai reiškia:

• Projektai skiltyje „Organizacija“: Sukurkite, užbaikite, vėl atidarykite projektus su numeriu, klientu ir valandų biudžetu - toje pačioje vietoje kaip grupės ir darbo vietos.
• Projekto mygtukas šalia darbo vietos: Registruodamasis kiekvienas darbuotojas šalia darbo vietos pasirenka projektą - programėlėje, naršyklėje arba kiosko planšetėje su PIN kodu.
• Projekto perjungimas pamainos metu: Vienas bakstelėjimas užbaigia dabartinį laikotarpį ir pradeda kitą - be išsiregistravimo, be pertraukos. Diena susideda iš tvarkingų laikotarpių, kiekvienas su vienu projektu.
• Projekto privalomumas pasirinktinai: Jūs nustatote, ar galima registruotis be projekto. Grynam užsakymų darbui įjungta, mišrioms komandoms išjungta.
• Laiko korekcija su projektu kiekvienam laikotarpiui: Neteisingas arba pamirštas projektas? Laiko korekcijoje kiekvienam laikotarpiui priskiriamas jo projektas, vadovai patvirtina kaip bet kurią kitą korekciją.
• Ataskaita „Projektų laikas“: Valandos pagal projektą, o žemiau pagal asmenį, su biudžeto juosta, rodančia, kiek sunaudota - ir kaip Excel eksportas sąskaitai bei pokalkuliacijai.

O kadangi visa tai yra tos pačios darbo laiko apskaitos dalis, darbo laiko sąskaita, atlyginimų parengimas ir projektų valandos visada sutampa. Viena registracija, du atsakymai: kiek ilgai ir kam.