Vest stundu uzskaites lapu Excel formātā?
Var arī vienkāršāk

Kur Excel un papīrs aizķeras ikdienā

Excel un izdrukāta darba laika lapa ir ātri pieejami un neko nemaksā. Tieši tāpēc daudzi uzņēmumi sāk ar tiem. Taču ikdienas darbā parādās tipiskas vājās vietas:

• Pārsūtīšanas kļūdas: Cipari tiek nepareizi nolasīti vai pārrakstīti - un bieži tiek pamanīti tikai algu aprēķina laikā.
• Pārrakstīšana mēneša beigās: Kas vāc papīrus, pārraksta tos ar roku sarakstā. Tas prasa stundas un ir vēl viens kļūdu avots.
• Nav reāllaika pārskata: Cik virsstundu vai atlikušā atvaļinājuma kuram ir, var saskaitīt tikai ar piepūli - nekad vienā skatā.
• Uzskaites pienākums bieži ar robiem: Sākums, beigas un ilgums ne vienmēr tiek precīzi un savlaicīgi fiksēti.
• Pazaudēti papīri: Lapiņu, kas nenonāk galā, gandrīz nav iespējams atjaunot - strīda gadījumā viens apgalvojums stāv pret otru.

Kad Excel (vēl) ir pietiekami

Būsim godīgi: ne katram uzņēmumam uzreiz vajadzīga lietotne. Ļoti maziem kolektīviem - vienam, diviem cilvēkiem ar fiksētu darba laiku un maz izmaiņu - var pilnīgi pietikt ar sakārtotu Excel tabulu vai stundu uzskaites lapu. Kamēr pārskatu var noturēt galvā un mēneša beigās sanāk tikai dažas rindiņas, pāreja nav obligāti nepieciešama.

Robeža parasti kļūst jūtama tad, kad pievienojas vairāki darbinieki, mainās maiņas vai darbi, vai kad regulāri jāuzskaita virsstundas un atvaļinājums.

Ko labai darba laika uzskaitei būtu jāspēj

Kas domā par pāreju, tam jāpievērš uzmanība dažām lietām. Labs risinājums atvieglo darbu, nevis rada jaunu:

• Reģistrēšanās mobili lietotnē: Darbinieki reģistrē savu laiku ar vienu pieskārienu - tieši uz vietas, bez lapiņām.
• Virsstundas un atlikumi automātiski: Virsstundas un iztrūkstošās stundas tiek saskaitītas pašas no sevis, bez formulu uzturēšanas.
• Eksports algu nodaļai: Tīras atskaites kā PDF un Excel, ko var nodot tālāk tieši.
• VDAR un ES mitināšana: Personas darba laika dati pieder serveriem ES.
• Atbilst Uzskaites pienākums: Sākums, beigas un ilgums tiek fiksēti savlaicīgi un bez robiem.

Saudzīga pāreja

Pāreja nav jābūt lielam solim. Divos posmos tas notiek bez stresa:

• 1. solis - izmanto veidni: Kamēr tas paliek pārskatāms, pietiek ar kārtīgu veidni. Šeit ir pieejama bezmaksas darba laika lapa kā PDF un Excel.
• 2. solis - pāriet uz lietotni: Tiklīdz pievienojas vairāk darbinieku, maiņu vai atskaišu, lietotne pārņem aprēķināšanu un kārtošanu.