Prowadzić karty czasu pracy w Excelu?
Da się prościej

Gdzie Excel i papier zawodzą w codzienności

Excel i wydrukowana karta czasu pracy są szybko pod ręką i nic nie kosztują. Właśnie dlatego wiele firm od tego zaczyna. W codziennej pracy ujawniają się jednak typowe słabe punkty:

• Błędy przepisywania: Liczby są źle odczytywane lub błędnie wpisywane - i często wychodzą na jaw dopiero przy naliczaniu płac.
• Przepisywanie na koniec miesiąca: Kto zbiera papierowe kartki, przepisuje je ręcznie na listę. To kosztuje godziny i jest kolejnym źródłem błędów.
• Brak podglądu w czasie rzeczywistym: Kto ile ma nadgodzin lub pozostałego urlopu, da się policzyć tylko z dużym nakładem pracy - nigdy jednym rzutem oka.
• Obowiązek rejestracji często z lukami: Początek, koniec i czas trwania nie zawsze są zapisywane czytelnie i na bieżąco.
• Zgubione kartki: Kartki, która nie dotarła, prawie nie da się odtworzyć - w razie sporu słowo stoi przeciwko słowu.

Kiedy Excel (jeszcze) wystarcza

Bądźmy szczerzy: nie każda firma od razu potrzebuje aplikacji. Dla bardzo małych zespołów - jednej, dwóch osób ze stałymi godzinami i niewielką rotacją - w zupełności może wystarczyć uporządkowana tabela Excel lub karta pracy. Dopóki przegląd mieści się w głowie, a na koniec miesiąca zbiera się tylko kilka wierszy, przejście na system nie zawsze się opłaca.

Granica staje się odczuwalna zwykle wtedy, gdy dochodzi kilku pracowników, zmieniają się zmiany lub miejsca pracy albo gdy nadgodziny i urlop trzeba regularnie ewidencjonować.

Co powinna potrafić dobra rejestracja czasu pracy

Kto rozważa zmianę, powinien zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Dobre rozwiązanie odciąża, zamiast tworzyć nową pracę:

• Mobilne odbijanie przez aplikację: Pracownicy rejestrują swój czas jednym dotknięciem - bezpośrednio na miejscu, bez kartek.
• Nadgodziny i salda automatycznie: Nadgodziny i niedogodziny obliczają się same, bez konieczności pielęgnowania formuł.
• Eksport dla biura płac: Czytelne raporty jako PDF i Excel, które można od razu przekazać dalej.
• RODO i hosting w UE: Dane osobowe dotyczące czasu pracy powinny znajdować się na serwerach w UE.
• Spełnia Obowiązek rejestracji: Początek, koniec i czas trwania są zapisywane na bieżąco i bez luk.

Łagodne przejście

Zmiana nie musi być wielkim krokiem. W dwóch etapach przebiega spokojnie:

• Krok 1 - skorzystaj z szablonu: Dopóki sytuacja pozostaje przejrzysta, wystarczy porządny wzór. Tutaj znajdziesz bezpłatną kartę czasu pracy jako PDF i Excel.
• Krok 2 - przejdź na aplikację: Gdy tylko dochodzi więcej pracowników, zmian lub raportów, aplikacja przejmuje liczenie i sortowanie.