Fører I timesedler i Excel?
Det kan gøres nemmere

Hvor Excel & papir halter i hverdagen

Excel og den udskrevne timeseddel er hurtigt ved hånden og koster ingenting. Netop derfor starter mange virksomheder med dem. I den daglige drift viser der sig dog typiske svagheder:

• Overførselsfejl: Tal aflæses forkert eller tastes forkert - og opdages ofte først ved lønafregningen.
• Indtastning ved månedens slutning: Den, der samler papirsedler, overfører dem i hånden til en liste. Det koster timer og er endnu en fejlkilde.
• Intet realtidsoverblik: Hvem der har hvor meget overarbejde eller resterende ferie, kan kun beregnes med besvær - aldrig på ét blik.
• Registreringspligten ofte mangelfuld: Begyndelse, slutning og varighed registreres ikke altid korrekt og rettidigt.
• Bortkomne sedler: En seddel, der ikke når frem, kan næsten ikke rekonstrueres - i en tvist står påstand mod påstand.

Hvornår Excel (stadig) er nok

Lad os være ærlige: ikke enhver virksomhed har brug for en app med det samme. For meget små teams - én eller to personer med faste tider og få udskiftninger - kan et pænt Excel-ark eller en timeseddel være helt tilstrækkeligt. Så længe overblikket kan holdes i hovedet, og der kun kommer nogle få linjer sammen ved månedens udgang, er skiftet ikke nødvendigvis umagen værd.

Grænsen mærkes som regel, når der kommer flere medarbejdere til, skift eller opgaver skifter, eller når overtimer og ferie regelmæssigt skal holdes styr på.

Hvad en god tidsregistrering bør kunne

Den, der overvejer skiftet, bør være opmærksom på et par ting. En god løsning letter arbejdet i stedet for at skabe nyt:

• Mobil stempling via app: Medarbejdere registrerer deres tid med ét tryk - direkte på stedet, uden sedler.
• Overtimer & saldi automatisk: Mer- og mindretimer beregnes af sig selv, uden at man skal vedligeholde formler.
• Eksport til lønkontoret: Rene rapporter som PDF og Excel, der kan videregives direkte.
• GDPR & EU-hosting: Personhenførbare arbejdstidsdata hører hjemme på servere i EU.
• Opfylder den registreringspligt: Begyndelse, slutning og varighed registreres rettidigt og uden huller.

Blødt skifte

Skiftet behøver ikke være et stort skridt. I to etaper går det afslappet:

• Trin 1 - brug skabelonen: Så længe det forbliver overskueligt, er en ordentlig skabelon tilstrækkelig. Her er en gratis timeseddel som PDF & Excel.
• Trin 2 - skift til en app: Så snart der kommer flere medarbejdere, skift eller rapporter til, overtager en app beregningen og sorteringen.