Kas pead tunniarvestust Excelis?
See läheb lihtsamalt

Kus Excel ja paber igapäevaelus takerduvad

Excel ja väljatrükitud tunnikaart on kiiresti käepärast ega maksa midagi. Just seetõttu alustavad paljud ettevõtted nendega. Igapäevatöös ilmnevad aga tüüpilised nõrkused:

• Ülekandevead: Numbreid loetakse valesti või trükitakse valesti - ja see selgub tihti alles palgaarvestuses.
• Kuu lõpus ümbertippimine: Kes kogub paberist sedeleid, kannab need käsitsi nimekirja. See võtab tunde ja on järjekordne veaallikas.
• Ei mingit reaalajas ülevaadet: Kellel on kui palju ületunde või kasutamata puhkust, saab kokku lugeda ainult suure vaevaga - mitte kunagi ühe pilguga.
• Registreerimiskohustus sageli lünklik: Algust, lõppu ja kestust ei fikseerita alati korralikult ja õigeaegselt.
• Kaotatud sedelid: Lehte, mis kohale ei jõua, on peaaegu võimatu taastada - vaidluse korral on sõna sõna vastu.

Millal Excelist (veel) piisab

Ausalt öeldes: mitte iga ettevõte ei vaja kohe rakendust. Väga väikeste meeskondade jaoks - üks-kaks inimest fikseeritud tööaegadega ja vähese vahetuseta - võib korralik Exceli tabel või tunnileht täiesti piisata. Kuni ülevaade mahub peast peale ja kuu lõpus tuleb kokku vaid mõni rida, ei ole üleminek tingimata vajalik.

Piir muutub tuntavaks tavaliselt siis, kui lisandub mitu töötajat, vahetused või tööd vahelduvad, või kui ületunde ja puhkust tuleb regulaarselt jälgida.

Mida hea tööaja registreerimine peaks võimaldama

Kes mõtleb ülemineku peale, peaks mõnele asjale tähelepanu pöörama. Hea lahendus võtab tööd vähemaks, mitte ei tee juurde:

• Mobiilne stempeldamine rakendusega: Töötajad jäädvustavad oma tööaja ühe puudutusega - otse kohapeal, ilma paberita.
• Ületunnid ja saldod automaatselt: Üle- ja vähemtunnid arvutatakse iseenesest kokku, ilma valemeid hooldamata.
• Eksport palgaarvestusele: Korralikud analüüsid PDF- ja Excelina, mida saab otse edasi anda.
• GDPR ja EL-i majutus: Isikustatud tööaja andmed kuuluvad EL-i serveritesse.
• Kas täidab Registreerimiskohustus: Algus, lõpp ja kestus fikseeritakse õigeaegselt ja lünkadeta.

Sujuv üleminek

Üleminek ei pea olema suur samm. Kahes etapis läheb see rahulikult:

• 1. samm - kasuta malli: Niikaua kui see jääb hallatavaks, piisab korralikust näidisest. Siit saad tasuta tunnikaardi PDF- ja Excelina.
• 2. samm - liigu üle rakendusele: Niipea kui lisandub rohkem töötajaid, vahetusi või analüüse, võtab arvutamise ja sorteerimise üle rakendus.