Водене на фиш за работни часове в Excel?
Може и по-лесно

Къде Excel и хартията засичат в ежедневието

Excel и разпечатаният фиш за работни часове са бързо под ръка и не струват нищо. Точно затова много предприятия започват с тях. В ежедневната работа обаче се проявяват типични слабости:

• Грешка при пренасяне: Цифрите се отчитат погрешно или се сгрешват при въвеждане - и често се забелязват едва при разчитането на заплатите.
• Преписване в края на месеца: Който събира хартиени листчета, ги пренася на ръка в списък. Това отнема часове и е още един източник на грешки.
• Без преглед в реално време: Кой колко извънреден труд или оставащ отпуск има, може да се изчисли само с усилие - никога на един поглед.
• Задължението за документиране често е непълно: Началото, краят и продължителността не винаги се записват точно и навреме.
• Изгубени листчета: Листче, което не пристига, трудно се възстановява - при спор твърдение стои срещу твърдение.

Кога Excel (все още) е достатъчен

Да сме честни: не всяка фирма се нуждае веднага от приложение. За много малки екипи - един-двама души с фиксирано работно време и малко промени - чиста Excel таблица или фиш за работни часове могат напълно да са достатъчни. Докато прегледът се побира в главата и в края на месеца излизат само няколко реда, преходът не е задължително изгоден.

Границата обикновено става осезаема, когато се добавят повече служители, сменят се смени или назначения, или когато извънредният труд и отпускът трябва редовно да се проследяват.

Какво трябва да може едно добро отчитане на работното време

Който обмисля прехода, трябва да обърне внимание на няколко неща. Едно добро решение спестява работа, вместо да създава нова:

• Мобилно чекиране чрез приложението: Служителите отчитат времето си с едно докосване - директно на място, без листчета.
• Извънреден труд и салда автоматично: Извънредните и недостигащите часове се сумират сами, без да се поддържат формули.
• Експорт за ТРЗ: Спретнати справки като PDF и Excel, които могат да се предават директно.
• ОРЗД и хостинг в ЕС: Личните данни за работното време трябва да са на сървъри в ЕС.
• Изпълнява Задължение за документиране: Началото, краят и продължителността се записват навреме и без пропуски.

Плавен преход

Преминаването не е задължително да бъде голяма стъпка. На два етапа всичко върви спокойно:

• Стъпка 1 - използвай шаблон: Докато нещата остават обозрими, един приличен шаблон е достатъчен. Тук има безплатен фиш за работни часове като PDF и Excel.
• Стъпка 2 - премини към приложение: Щом се добавят повече служители, смени или справки, едно приложение поема изчисляването и сортирането.