Vedete výkazy hodin v Excelu?
Jde to i jednodušeji

Kde Excel a papír v každodenním provozu váznou

Excel a vytištěný výkaz hodin jsou rychle po ruce a nic nestojí. Právě proto s nimi mnoho provozů začíná. Za běžného provozu se ale ukazují typické slabiny:

• Chyby při přepisu: Čísla se špatně přečtou nebo přepíšou - a často se na to přijde až při zpracování mezd.
• Přepisování na konci měsíce: Kdo sbírá papírky, ručně je přepisuje do seznamu. To stojí hodiny a je to další zdroj chyb.
• Žádný přehled v reálném čase: Kolik má kdo přesčasů nebo zbývající dovolené, lze sečíst jen s námahou - nikdy na první pohled.
• Povinnost vést záznamy často mezerovitá: Začátek, konec a délka se ne vždy zaznamenávají čistě a včas.
• Ztracené papírky: Papírek, který se ztratí, lze jen těžko rekonstruovat - v případě sporu stojí tvrzení proti tvrzení.

Kdy Excel (ještě) stačí

Buďme upřímní: ne každá firma potřebuje aplikaci hned. Pro velmi malé týmy - jednu nebo dvě osoby s pevnou pracovní dobou a málo změnami - může přehledná excelová tabulka nebo výkaz hodin naprosto stačit. Pokud se přehled vejde do hlavy a na konci měsíce vznikne jen pár řádků, přechod se nemusí vyplatit.

Hranice se obvykle projeví tehdy, když přibude více zaměstnanců, mění se směny nebo nasazení, nebo když je třeba pravidelně sledovat přesčasy a dovolenou.

Co by dobrá evidence pracovní doby měla umět

Kdo přemýšlí o přechodu, měl by dbát na pár věcí. Dobré řešení práci ubírá, místo aby vytvářelo novou:

• Píchat mobilně přes aplikaci: Zaměstnanci zaznamenávají svou dobu jedním klepnutím - přímo na místě, bez papírků.
• Přesčasy a salda automaticky: Přesčasové a chybějící hodiny se sečtou samy, bez údržby vzorců.
• Export pro mzdovou účtárnu: Přehledné výstupy jako PDF a Excel, které lze rovnou předat dál.
• GDPR a hosting v EU: Osobní údaje o pracovní době patří na servery v EU.
• Splňuje Povinnost vést záznamy: Začátek, konec a délka se zaznamenávají včas a bez mezer.

Plynulý přechod

Přechod nemusí být velký krok. Ve dvou etapách to jde v klidu:

• Krok 1 - použít šablonu: Dokud to zůstává přehledné, stačí pořádná šablona. Tady najdeš bezplatný výkaz hodin jako PDF a Excel.
• Krok 2 - přejít na aplikaci: Jakmile přibude více zaměstnanců, směn nebo výstupů, převezme počítání a třídění aplikace.