Pidätkö tuntilappuja Excelissä?
Se onnistuu helpomminkin

Missä Excel ja paperi takkuilevat arjessa

Excel ja tulostettu tuntilappu ovat nopeasti käden ulottuvilla eivätkä maksa mitään. Juuri siksi monet yritykset aloittavat niistä. Käytännön toiminnassa ilmenee kuitenkin tyypillisiä heikkouksia:

• Siirtovirheet: Luvut luetaan väärin tai näppäillään väärin - ja huomataan usein vasta palkanlaskennassa.
• Puhtaaksikirjoitus kuukauden lopussa: Joka kerää paperilappuja, siirtää ne käsin listaan. Se vie tunteja ja on toinen virhelähde.
• Ei reaaliaikaista yhteenvetoa: Kenellä on kuinka paljon ylitöitä tai jäljellä olevaa lomaa, selviää vain vaivalla laskemalla - ei koskaan yhdellä silmäyksellä.
• Kirjaamisvelvollisuus usein puutteellinen: Alkua, loppua ja kestoa ei aina kirjata siististi ja ajantasaisesti.
• Hukatut laput: Lappua, joka ei koskaan saavu perille, on vaikea jälkikäteen todistaa - riitatilanteessa on sana sanaa vastaan.

Milloin Excel (vielä) riittää

Ollaan rehellisiä: kaikki yritykset eivät tarvitse heti sovellusta. Hyvin pienille tiimeille - yksi tai kaksi henkilöä kiinteillä työajoilla ja vähäisillä muutoksilla - siisti Excel-taulukko tai tuntilappu voi riittää täysin. Niin kauan kuin kokonaiskuva mahtuu päähän ja kuukauden lopussa kertyy vain muutama rivi, vaihto ei ole välttämättä kannattava.

Raja tulee yleensä tuntuvaksi silloin, kun mukaan tulee useita työntekijöitä, vuorot tai työtehtävät vaihtuvat, tai kun ylitöitä ja lomaa on seurattava säännöllisesti.

Mitä hyvän työajanseurannan tulisi osata

Joka harkitsee vaihtoa, tulisi kiinnittää huomiota muutamaan asiaan. Hyvä ratkaisu vähentää työtä sen sijaan, että loisi uutta:

• Leimaus mobiilisti sovelluksella: Työntekijät kirjaavat työaikansa yhdellä napautuksella - suoraan paikan päällä, ilman lappuja.
• Ylityöt ja saldot automaattisesti: Yli- ja alitunnit lasketaan automaattisesti yhteen, ilman kaavojen ylläpitoa.
• Vienti palkkatoimistolle: Siistit raportit PDF- ja Excel-muodossa, jotka voi välittää suoraan eteenpäin.
• GDPR ja EU-palvelininfra: Henkilökohtaiset työaikatiedot kuuluvat EU:ssa sijaitseville palvelimille.
• Täyttää Kirjaamisvelvollisuus: Alku, loppu ja kesto kirjataan ajantasaisesti ja aukottomasti.

Pehmeä siirtymä

Vaihdon ei tarvitse olla iso askel. Kahdessa vaiheessa se sujuu rennosti:

• Vaihe 1 - käytä mallipohjaa: Niin kauan kuin se pysyy hallittavana, kunnollinen malli riittää. Täältä saat ilmaisen tuntilapun PDF- ja Excel-muodossa.
• Vaihe 2 - siirry sovellukseen: Heti kun mukaan tulee enemmän työntekijöitä, vuoroja tai raportteja, sovellus hoitaa laskemisen ja lajittelun.