Τήρηση δελτίων ωρών σε Excel;
Υπάρχει πιο απλός τρόπος

Πού σκαλώνουν το Excel & το χαρτί στην καθημερινότητα

Το Excel και το εκτυπωμένο δελτίο ωρών είναι αμέσως διαθέσιμα και δεν κοστίζουν τίποτα. Ακριβώς γι' αυτό ξεκινούν πολλές επιχειρήσεις μ' αυτά. Στην καθημερινή λειτουργία όμως εμφανίζονται τυπικές αδυναμίες:

• Σφάλματα μεταφοράς: Οι αριθμοί διαβάζονται λάθος ή πληκτρολογούνται λάθος - και συχνά γίνονται αντιληπτοί μόνο στη μισθοδοσία.
• Πληκτρολόγηση στο τέλος του μήνα: Όποιος συγκεντρώνει χάρτινα δελτία, τα μεταφέρει στο χέρι σε μια λίστα. Αυτό κοστίζει ώρες και είναι μια ακόμη πηγή σφαλμάτων.
• Καμία εικόνα σε πραγματικό χρόνο: Ποιος έχει πόσες υπερωρίες ή υπόλοιπο άδειας υπολογίζεται μόνο με κόπο - ποτέ με μια ματιά.
• Η υποχρέωση καταγραφής συχνά με κενά: Η έναρξη, η λήξη και η διάρκεια δεν καταγράφονται πάντα καθαρά και έγκαιρα.
• Χαμένα χαρτιά: Ένα σημείωμα που δεν φτάνει στον προορισμό του δύσκολα ανασυντίθεται - σε περίπτωση διαφωνίας ισχύει λόγος εναντίον λόγου.

Πότε το Excel (ακόμη) επαρκεί

Ας είμαστε ειλικρινείς: δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση αμέσως μια εφαρμογή. Για πολύ μικρές ομάδες - ένα, δύο άτομα με σταθερό ωράριο και λίγες αλλαγές - ένα καθαρό υπολογιστικό φύλλο ή ένα δελτίο ωρών μπορεί να είναι απόλυτα επαρκές. Όσο η επισκόπηση χωράει στο μυαλό και στο τέλος του μήνα προκύπτουν μόνο λίγες γραμμές, η αλλαγή δεν είναι κατ' ανάγκη απαραίτητη.

Το όριο γίνεται αισθητό συνήθως όταν προστίθενται περισσότεροι εργαζόμενοι, αλλάζουν βάρδιες ή αναθέσεις, ή όταν πρέπει να παρακολουθούνται τακτικά υπερωρίες και άδεια.

Τι πρέπει να μπορεί να κάνει μια καλή καταγραφή χρόνου

Όποιος σκέφτεται τη μετάβαση θα πρέπει να προσέξει μερικά πράγματα. Μια καλή λύση αφαιρεί δουλειά, αντί να δημιουργεί νέα:

• Φορητή καταγραφή μέσω εφαρμογής: Οι εργαζόμενοι καταγράφουν τον χρόνο τους με ένα άγγιγμα - απευθείας επί τόπου, χωρίς χαρτιά.
• Υπερωρίες & υπόλοιπα αυτόματα: Οι πρόσθετες ώρες και οι ώρες έλλειμμα υπολογίζονται από μόνες τους, χωρίς να συντηρείς τύπους.
• Εξαγωγή για το λογιστήριο μισθοδοσίας: Καθαρές αναλύσεις ως PDF και Excel, που μπορούν να προωθηθούν απευθείας.
• ΓΚΠΔ & φιλοξενία στην ΕΕ: Τα προσωπικά δεδομένα χρόνου εργασίας ανήκουν σε διακομιστές στην ΕΕ.
• Εκπληρώνει την Υποχρέωση καταγραφής: Η έναρξη, η λήξη και η διάρκεια καταγράφονται έγκαιρα και χωρίς κενά.

Ομαλή μετάβαση

Η αλλαγή δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο βήμα. Σε δύο στάδια γίνεται άνετα:

• Βήμα 1 - χρησιμοποίησε το πρότυπο: Όσο παραμένει διαχειρίσιμο, αρκεί ένα τακτικό πρότυπο. Εδώ υπάρχει ένα δωρεάν δελτίο ωρών ως PDF & Excel.
• Βήμα 2 - πέρασε σε μια εφαρμογή: Μόλις προστεθούν περισσότεροι εργαζόμενοι, βάρδιες ή αναλύσεις, μια εφαρμογή αναλαμβάνει τους υπολογισμούς και την ταξινόμηση.