Manter folhas de horas em Excel?
Há uma forma mais simples

Onde o Excel & o papel falham no dia a dia

O Excel e a folha de horas impressa estão rapidamente à mão e não custam nada. É precisamente por isso que muitas empresas começam por aí. No dia a dia, contudo, surgem fragilidades típicas:

• Erros de transcrição: Os números são lidos mal ou mal digitados - e muitas vezes só se notam no processamento salarial.
• Transcrever ao fim do mês: Quem recolhe folhas em papel tem de as passar à mão para uma lista. Isso custa horas e é mais uma fonte de erros.
• Sem visão geral em tempo real: Quem tem quantas horas extra ou férias por gozar só se consegue apurar com esforço - nunca num relance.
• Obrigação de registo muitas vezes incompleta: O início, o fim e a duração nem sempre são registados de forma rigorosa e atempada.
• Folhas perdidas: Um papel que não chega dificilmente se reconstitui - em caso de litígio, é palavra contra palavra.

Quando o Excel (ainda) chega

Para ser honesto: nem toda a empresa precisa de imediato de uma aplicação. Para equipas muito pequenas - uma ou duas pessoas com horários fixos e pouca rotação - uma tabela Excel bem organizada ou uma folha de horas pode ser perfeitamente suficiente. Enquanto a visão geral couber na cabeça e no final do mês só se juntarem algumas linhas, a mudança não é forçosamente compensadora.

O limite torna-se geralmente percetível quando se juntam vários colaboradores, quando os turnos ou as tarefas mudam, ou quando as horas extra e as férias têm de ser acompanhadas com regularidade.

O que um bom registo de tempos de trabalho deve permitir

Quem pensa em mudar deve ter atenção a algumas coisas. Uma boa solução tira trabalho, em vez de criar mais:

• Picar o ponto em mobilidade através da app: Os colaboradores registam o seu tempo com um toque - diretamente no local, sem papel.
• Horas extra e saldos automaticamente: As horas a mais e a menos somam-se automaticamente, sem precisar de manter fórmulas.
• Exportação para o departamento de salários: Análises limpas em PDF e Excel, prontas a partilhar diretamente.
• RGPD e alojamento na UE: Os dados pessoais de tempo de trabalho pertencem a servidores na UE.
• Cumpre a Obrigação de registo: O início, o fim e a duração são registados de forma atempada e sem falhas.

Transição suave

A mudança não tem de ser um grande passo. Em duas etapas, faz-se com tranquilidade:

• Passo 1 - usar o modelo: Enquanto a situação se mantiver controlável, basta um modelo bem feito. Aqui tem uma folha de horas gratuita em PDF e Excel.
• Passo 2 - mudar para uma aplicação: Assim que se juntam mais colaboradores, turnos ou análises, uma app assume os cálculos e a organização.