Várias escalas:
uma empresa, muitas áreas

O problema: um plano para tudo ou três ferramentas para três áreas

Quem várias áreas planeia numa empresa, conhece os dois becos sem saída. O primeiro: tudo entra numa escala. O posto, a escola e a administração aparecem uns por baixo dos outros, a linha de efetivos soma coisas que não têm nada a ver entre si, e quem só planeia a escola percorre, todas as semanas, quarenta linhas que não lhe dizem respeito.

A segunda: ferramentas separadas por área. O posto tem o seu software, a escola uma tabela de Excel, a taberna um plano de parede. Cada área, por si só, é clara - mas a pessoa que dá aulas à terça-feira e está na ambulância ao fim de semana existe agora duas vezes. Duas contas de férias, duas contas de horas, dois logins, e ninguém vê que ela está diante da turma às 8 horas de segunda-feira, depois do turno da noite.

Quando várias escalas fazem sentido

Nem toda a empresa com dois departamentos precisa de dois planos. A cozinha e o serviço de mesa no mesmo restaurante trabalham à mesma hora, no mesmo local, e são planeados pela mesma pessoa - são dois postos de trabalho num só plano. Uma escala por área própria compensa quando se aplicam pelo menos dois destes pontos:

• Turnos e postos de trabalho próprios: O obrador tem o turno da manhã a partir das 3 horas, a taberna o almoço e o jantar. Um turno de 24 horas do posto não tem nada a fazer na escola.
• Horários diferentes: A escola planeia por blocos de aulas, o posto a toda a hora em rotação de turnos. Um plano comum mostra os dois e não ajuda nenhum deles.
• Planeadores diferentes: A direção do posto planeia o posto, a direção da escola planeia a escola. Cada uma precisa do seu plano sem as linhas da outra - mas ambas devem ver a mesma pessoa.
• Vários locais: Duas lojas, dois postos, duas unidades. A Escala para vários locais é o mesmo caso: planear em separado, gerir em conjunto.

O que a estrutura tem de garantir

Para que planos separados não se tornem mundos separados, o software precisa de uma hierarquia clara: Escala → Posto de trabalho → Turnos. A escala é o enquadramento que um planeador abre. Nela estão os postos de trabalho, como Ambulância 1, sala de aulas ou Unidade 3, e a cada posto de trabalho estão associados os turnos que aí se realizam. Quatro coisas têm de estar resolvidas:

• Pessoas num ou em vários planos: A maioria dos colaboradores pertence a uma área. Alguns a duas - o tutor de formação prática, que conduz e ensina, a padeira, que ajuda ao sábado na taberna. Aparecem em ambos os planos, mas como uma só pessoa com uma só conta.
• Posto de trabalho em vários planos: Alguns postos são partilhados por duas áreas, como uma sala de formação ou o ambulatório, para onde a unidade e as urgências enviam pessoal. Um tal posto de trabalho em várias escalas aparece em cada uma delas, com os seus turnos.
• Uma conta de férias, um registo de tempo: Quem está em dois planos tem, mesmo assim, uma só conta de férias e uma só conta de horas. As férias da escola são visíveis no posto como ausência, as horas do fim de semana contam na mesma conta que as horas de ensino.
• Um login: A pessoa autentica-se uma vez e vê os seus turnos de todos os planos numa só lista.

Processo em quatro passos

1. Criar escalas

Criem uma escala para cada área com turnos, horários ou planeadores próprios: «Posto de ambulâncias», «Escola», «Obrador», «Taberna». Menos é mais: duas a quatro escalas são o número certo na maioria das empresas.

2. Atribuir postos de trabalho e turnos

Atribuam a cada plano os seus postos de trabalho e associem os turnos aos postos: Ambulância 1 com turno de 24 horas, sala de aulas com manhã e tarde, obrador com turno da manhã a partir das 3 horas. Um posto usado por duas áreas recebe os dois planos. Os turnos sem posto de trabalho fixo, como o piquete, são atribuídos por vocês diretamente a um plano.

3. Atribuir pessoas

Cada pessoa pertence a um ou vários planos. Isso fica onde já mantêm os dados mestre - no formulário de colaborador ao criar e no processo de pessoal, quando algo muda mais tarde. Quem só está no posto recebe o posto; o tutor de formação prática recebe o posto e a escola, e aparece em ambos os planos, com uma só conta.

4. Seletor na escala

No dia a dia, a planeadora só precisa de um seletor na escala, com o qual muda entre o posto e a escola. Pessoas, postos de trabalho, turnos e linha de efetivos seguem o plano escolhido. Uma pessoa que está em ambos aparece em ambos; as suas ausências e conflitos também.

Exemplos da prática

Posto de ambulâncias com escola de técnicos de emergência: O posto está em serviço a toda a hora, a escola dá aulas conforme o plano de curso. Os técnicos de emergência com funções de docência estão em ambos os planos. A verificação de conflitos tem de funcionar entre os dois: quem esteve de noite na ambulância no domingo não pode estar às 8 horas de segunda-feira na sala de aulas. O período de descanso não conhece fronteiras entre planos.

Padaria com taberna: O obrador começa às 3 horas, a taberna fecha à meia-noite. Dois planos, dois planeadores, quase nenhuma sobreposição - exceto a padeira, que ajuda ao sábado no serviço de mesa, e a chefe, que mantém ambos debaixo de olho. Ela muda de escala em vez de abrir duas tabelas; as horas juntam-se numa só conta de horas, a exportação DATEV continua a ser uma só.

Clínica com unidades e ambulatório: Cada unidade planeia por si, o ambulatório também. O colaborador do pool, que é destacado para a Unidade 2 ou para o ambulatório, está em ambos os planos. O ambulatório, como posto de trabalho, está no seu próprio plano e no da unidade que ele reforça durante o dia - em cada plano, a linha de efetivos só conta o que diz respeito a esse plano. Ainda assim, o planeamento anual de férias corre para todo o hospital numa única visão, agrupado por escala.

Como o Presio ajuda com várias escalas

Foi exatamente esta estrutura que construímos no Presio. Uma organização pode gerir várias escalas e tudo o resto continua como está:

• Várias escalas por organização: Criam em «Gerir escalas» tantos planos quantas as áreas que a vossa empresa tem - posto, escola, obrador, taberna, Unidade 1 a 4.
• Seletor junto à introdução rápida: No separador Escala, escolhem o plano ativo mesmo ao lado da introdução rápida. Pessoas, postos de trabalho, turnos e linha de efetivos seguem a seleção.
• Estrutura Escala → Posto de trabalho → Turnos: Em «Gerir turnos» veem, por escala, os seus postos de trabalho e, por baixo, os turnos que aí se realizam. Um turno com posto de trabalho segue automaticamente os planos do seu posto; só os turnos sem posto de trabalho são atribuídos por vocês.
• Atribuição múltipla de postos de trabalho e pessoas: Um posto de trabalho pode estar em várias escalas e aparece em cada uma delas. As pessoas são atribuídas a um ou vários planos no formulário de colaborador ou no separador de dados mestre do processo de pessoal - uma pessoa, uma conta, tantos planos quantos forem necessários.
• Contadores e efetivos por escala: A linha de efetivos e os valores previstos são calculados por plano. A escola não conta o posto - mas o período de descanso e as ausências de uma pessoa aplicam-se a todos os planos.
• Tudo numa só conta: O registo de tempo, as ausências, o planeamento anual de férias, a exportação salarial e a aplicação continuam a ser um só. Quem está em dois planos regista o ponto com um só login, tem uma só conta de horas e vê os seus turnos de ambos os planos numa só lista.

Em resumo: o Software de planeamento de turnos para várias equipas dá a cada área o seu plano e mantém a pessoa por trás dele como uma só pessoa. Para empresas com uma única área, nada muda - aí há exatamente uma escala.