O registo de tempo é obrigatório - mas processa dados pessoais sensíveis. O que importa em termos de proteção de dados, explicado de forma resumida.
Assim que regista tempos de trabalho, está a tratar dados pessoais na aceção do RGPD. Isto inclui não só o início, o fim e a duração do horário de trabalho diário, mas também pausas, horas extra e ausências como férias ou doença. Estes dados podem ser associados a colaboradores individuais - e estão, por isso, sujeitos às regras de proteção de dados.
Isto não significa que o registo de tempos seja problemático. Significa apenas que quem o utiliza tem de cumprir algumas obrigações fundamentais de proteção de dados.
Para o tratamento de dados é sempre necessária uma base jurídica. No registo de tempos, isso é regra geral simples: o tratamento serve para o cumprimento das obrigações legais Obrigação de registo necessário e ocorre no âmbito da relação de trabalho.
Determinantes são o art. 6.º do RGPD (tratamento lícito, designadamente para o cumprimento de obrigações legais e para a execução do contrato de trabalho), bem como o § 26 BDSG sobre o tratamento de dados no contexto laboral. Por isso, regra geral, não é necessário um consentimento autónomo dos colaboradores para o registo obrigatório.
Só pode recolher o que é realmente necessário para o registo de tempo - nada mais. O rastreio de localização em tempo real, a vigilância oculta ou o controlo dissimulado de comportamento não têm aqui lugar e são inadmissíveis à luz da proteção de dados.
Aplica-se ainda a limitação da finalidade: os dados que recolhe para o registo do tempo de trabalho só podem ser usados para esse fim - e não, por exemplo, para controlar paralelamente o desempenho ou o comportamento nas pausas. A transparência perante os colaboradores faz parte disso: devem saber que dados são recolhidos e para que finalidade.
Os dados de tempo de trabalho só podem ser conservados durante o tempo necessário ou legalmente exigido. Para os registos previstos no § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aplica-se, por exemplo, um prazo de conservação de pelo menos dois anos; dos documentos salariais e fiscais podem resultar prazos mais longos. Decorrido o respetivo prazo, os dados devem ser eliminados.
É útil na prática uma solução que permita exportar os dados de forma organizada e eliminá-los de forma direcionada após o termo dos prazos - assim mantém o controlo sobre o que fica guardado e durante quanto tempo.
Se utilizar para o registo de tempos um software de um fornecedor, esse fornecedor trata os dados do pessoal por sua conta. Nesse caso, o art. 28.º do RGPD exige um Contrato de subcontratação do tratamento de dados entre ti, enquanto empregador responsável, e o fornecedor.
O contrato de subcontratação regula, entre outros aspetos, que dados são tratados e para que finalidade, que medidas técnicas e organizativas de proteção se aplicam, e que o fornecedor não utiliza os dados para fins próprios. Um fornecedor sério disponibiliza-lhe o contrato de subcontratação - no Presio encontra-o na página Segurança.
O RGPD confere aos colaboradores direitos concretos. Entre eles está, sobretudo, o direito de acesso: os colaboradores podem saber que dados são guardados sobre eles e exigir a consulta dos seus próprios registos de tempo. A isto acrescem os direitos de retificação de dados incorretos e - dentro dos prazos legais - de eliminação.
Um registo de tempos em que os colaboradores podem consultar, a qualquer momento, as suas próprias horas satisfaz, na prática, o direito de informação quase por si só.
Sim. O registo do tempo de trabalho é admissível se apenas forem tratados os dados necessários (início, fim, pausas), se o tratamento assentar num fundamento jurídico, se os dados forem armazenados de forma encriptada na UE e se os trabalhadores puderem exercer os seus direitos. Um contrato de subcontratação de dados (AVV) com o fornecedor faz parte disso.
Os comprovativos do tempo de trabalho devem, por regra, ser conservados durante pelo menos dois anos nos termos do ArbZG. Os documentos relevantes para salários e impostos estão sujeitos a prazos mais longos, de seis a dez anos, decorrentes do direito comercial e fiscal. Após o termo dos prazos, os dados devem ser eliminados (limitação da finalidade). Isto não constitui aconselhamento jurídico - em casos concretos, procure aconselhamento especializado.
Apenas o que for necessário para o registo do tempo de trabalho: início do trabalho, fim do trabalho e pausas e, se necessário, o local de trabalho. Uma vigilância que vá além disso (por exemplo, o rastreio permanente da localização) é inadmissível à luz da proteção de dados. O princípio da minimização dos dados aplica-se de forma consistente.
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