Registar o tempo de trabalho é obrigatório, e daí resultam dados pessoais. Este guia explica em que base jurídica assenta o registo de tempo, como os empregadores protegem os dados dos seus trabalhadores, o que se aplica à localização e às baixas por doença, durante quanto tempo os dados são conservados e quando a comissão de trabalhadores tem voz. No final, há uma lista de verificação para a implementação.
Assim que uma empresa regista horas de trabalho, trata dados pessoais na aceção do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Entre eles contam-se o início, o fim e a duração do tempo de trabalho diário, pausas, horas extra e ausências como férias ou doença, bem como dados de acesso à aplicação e, eventualmente, o local de trabalho. Todas estas informações podem ser associadas a uma pessoa concreta e estão, por isso, sujeitas à proteção de dados.
Isso não torna o registo de tempo problemático. Significa apenas que o empregador, enquanto responsável pelo tratamento, tem de cumprir algumas obrigações: uma base jurídica, minimização dos dados, proteção contra acessos não autorizados, prazos de eliminação e transparência perante os trabalhadores.
Para o registo obrigatório, em regra, não é necessário consentimento. Os empregadores são obrigados a registar: em geral, desde a decisão do Bundesarbeitsgericht (BAG, Tribunal Federal do Trabalho alemão) de 13 de setembro de 2022; para o trabalho suplementar, nos termos do § 16, n.º 2, da Lei do Tempo de Trabalho (ArbZG); e, em determinados setores e para minijobbers, nos termos do § 17 da lei do salário mínimo (MiLoG). Mais informações no guia Obrigação de registo de tempo.
A base jurídica é, por isso, o art. 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD (cumprimento de uma obrigação jurídica) e, para o processamento salarial, adicionalmente a alínea b) (execução do contrato de trabalho). O § 26 BDSG (lei federal alemã de proteção de dados), antes o mais citado, desde um acórdão do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) de 30 de março de 2023 (C-34/21) só vale de forma limitada como base própria. O consentimento seria, de qualquer modo, delicado numa relação de trabalho, porque tem de ser livre. Só se aplica a funcionalidades adicionais que vão além da obrigação, por exemplo uma fotografia de perfil voluntária.
É a pergunta prática mais frequente, e a resposta consiste em poucas medidas concretas. O art. 32.º do RGPD exige medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco. Para o registo de tempo, isso significa:
Só pode ser registado o que é realmente necessário para o registo de tempo. Localização em tempo real, vigilância às escondidas ou rastreio oculto do comportamento não têm lugar aqui e não são permitidos.
Além disso, aplica-se a limitação da finalidade. Os dados recolhidos para o registo do tempo de trabalho servem o tempo de trabalho e o processamento salarial, não um controlo oculto do desempenho ou do comportamento. Se uma análise tiver outra finalidade, precisa de uma base própria e tem de ser do conhecimento dos trabalhadores.
Muitas aplicações de registo de tempo podem usar a localização. Do ponto de vista da proteção de dados, a diferença é decisiva:
Em qualquer caso, os trabalhadores têm de saber antecipadamente se e quando a localização é verificada. Se existir comissão de trabalhadores, a função deve constar do acordo de empresa.
Os dados relativos à saúde são categorias especiais de dados pessoais nos termos do art. 9.º do RGPD e gozam de proteção especial. Para o registo de tempo basta o facto da incapacidade para o trabalho, com início e fim. O motivo da doença não consta, de qualquer forma, do certificado de incapacidade destinado ao empregador e não deve constar da aplicação.
Na escala, os colegas só devem ver «ausente», não «doente». Quem vê que tipo de ausência é definido pelo modelo de permissões. Igualmente sensíveis são as informações da gestão de reintegração profissional, que são mantidas em separado e apenas para pessoas autorizadas, tal como descrito no guia Reintegração profissional (BEM).
Os dados do tempo de trabalho só podem ser conservados durante o tempo necessário ou legalmente exigido. Os prazos mais importantes:
Após o fim do respetivo prazo, os dados devem ser eliminados. Na prática, ajuda um plano de eliminação simples: valores diários após dois a três anos, valores mensais processados após o prazo fiscal, dados de quem saiu após o fim de todos os prazos. Isto não constitui aconselhamento jurídico; em casos concretos, convém verificar.
Se uma empresa utiliza software de registo de tempo, o fornecedor trata os dados pessoais dos trabalhadores por conta do empregador. O art. 28.º do RGPD exige para isso um Contrato de subcontratação do tratamento de dados. Este regula que dados são tratados e para que finalidade, que medidas técnicas e organizativas se aplicam, que subcontratantes são utilizados e que o fornecedor não utiliza os dados para fins próprios.
A que devem as empresas estar atentas: o contrato de subcontratação existe antes de serem introduzidos dados reais. Os subcontratantes são indicados com a respetiva sede. E é claro como os dados são devolvidos ou eliminados no fim do contrato.
Se existir comissão de trabalhadores, esta tem, na introdução de um registo eletrónico de tempo, um direito de codecisão nos termos do § 87, n.º 1, ponto 6, da Lei da Organização Empresarial alemã (BetrVG), porque o software é tecnicamente adequado para controlar o comportamento ou o desempenho. Sobre o «se» do registo de tempo, após a decisão do BAG, a comissão já não tem influência, mas sobre o «como» sim. É habitual um acordo de empresa que defina funções, direitos de acesso, análises e prazos de eliminação. Mais informações no guia Escala e comissão de trabalhadores.
Nos termos do art. 13.º do RGPD, os trabalhadores têm de ser informados aquando da implementação. Normalmente basta um folheto curto que responda: Que dados são registados? Para quê? Quem tem acesso? Que fornecedor os trata e onde? Durante quanto tempo são conservados? Que direitos existem?
Estes direitos incluem o acesso aos próprios dados, a retificação de registos incorretos e a eliminação após o fim dos prazos. Um registo de tempo em que cada pessoa vê a qualquer momento as suas próprias horas, a sua conta de horas e o seu saldo de férias satisfaz, no dia a dia, a necessidade de informação quase por si só.
No Presio, cada pessoa vê apenas as suas próprias horas, a sua conta de horas e as suas férias. As chefias de equipa veem a sua área, os processos de pessoal ficam reservados à direção. Pica-se o ponto com acesso próprio, no navegador ou no tablet do quiosque com PIN pessoal. As correções seguem por pedidos com aprovação. Com a definição «Iniciar ponto apenas no local de trabalho», o Presio verifica ao picar o ponto se a pessoa está no local registado. Não há localização durante o tempo de trabalho. A autocomunicação de doença pela aplicação pode ser desativada por empresa ou equipa. Os dados da aplicação ficam num centro de dados na UE. Com os clientes, o Presio celebra um contrato de subcontratação; os subcontratantes constam da Política de privacidade.
Sim. O registo é permitido se só forem tratados os dados necessários, existir uma base jurídica, os dados estiverem protegidos, houver um contrato de subcontratação com o fornecedor e os trabalhadores estiverem informados. Uma aplicação é, muitas vezes, mais económica em dados do que listas em papel penduradas à vista na sala de pausa.
Não, não para o registo obrigatório. Este assenta no art. 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD, porque o empregador está obrigado a registar. O consentimento só se aplica a funcionalidades adicionais voluntárias.
Com acessos próprios para cada pessoa, um modelo de funções e permissões, correções registadas em histórico, transmissão encriptada, um fornecedor com contrato de subcontratação, um plano de eliminação e a renúncia a dados de que ninguém precisa, como diagnósticos ou localização permanente.
Uma verificação pontual ao picar a entrada e a saída é, em regra, aceitável se houver um motivo objetivo e os trabalhadores estiverem informados. A localização permanente durante o tempo de trabalho não é necessária para o registo de tempo e, em princípio, não é permitida.
Não, as próprias horas e a conta de horas só são visíveis para a própria pessoa e para pessoas autorizadas, como a chefia de equipa. Na escala, os colegas veem quem está escalado ou ausente e quando, mas não o motivo da ausência.
Não. Para o registo de tempo basta a incapacidade para o trabalho com o período. O motivo da doença é um dado de saúde nos termos do art. 9.º do RGPD e não é necessário para o registo de tempo.
Registos nos termos do § 16, n.º 2, da Lei do Tempo de Trabalho alemã (ArbZG) e do § 17 da lei do salário mínimo (MiLoG): pelo menos dois anos. Documentos relevantes para salários e impostos: seis a dez anos. Depois, os dados devem ser eliminados. Isto não constitui aconselhamento jurídico; em casos concretos, convém verificar.
Sobre o «se», não, porque a obrigação de registo existe de qualquer forma. Sobre o «como», sim: num registo eletrónico de tempo, a comissão de trabalhadores tem direito de codecisão nos termos do § 87, n.º 1, ponto 6, da BetrVG, normalmente regulado num acordo de empresa.
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