Quantas horas custou realmente a obra? O projeto de cliente ainda cabe no orçamento? O registo de horas por projeto responde a isso - se a atribuição acontecer ao picar o ponto em vez de à noite de memória. O que define um bom registo de horas por projeto, o processo em quatro passos e onde o Excel falha.
O registo legal do tempo de trabalho responde à pergunta quanto tempo alguém trabalhou. O Registo de horas por projeto responde à pergunta para quê. Só com esta segunda informação é que uma conta de horas se torna um número com o qual podem calcular. Três razões pelas quais vale a pena:
A isto junta-se uma quarta razão, muitas vezes subestimada: quem atribui o seu próprio tempo a projetos vê por si onde ele se esvai. A hora de pequenas tarefas entre duas encomendas aparece de repente na análise, em vez de na fatura de ninguém.
Muitas empresas registam horas de projeto há muito - à noite, em papel ou numa tabela de Excel. O problema não é a tabela, mas o momento. Quem reconstrói às 17 h o que fez desde as 7 h arredonda para horas inteiras, esquece a paragem no segundo cliente e distribui o resto por intuição. Os números parecem arrumados e, mesmo assim, estão errados. Um bom Registo de horas por projeto reconhece-se por quatro características:
Os termos são muitas vezes confundidos, mas significam coisas diferentes:
Para o registo de tempo, a diferença é secundária. O decisivo é terem uma lista da qual se escolhe ao picar o ponto - chamem-lhe projetos, centros de custo ou encomendas. Quem precisa de ambos cria os centros de custo como entradas permanentes e os projetos como entradas temporárias.
Cada projeto recebe um número, um nome, o cliente e - se existir - um orçamento de horas. O número deve ser o mesmo que no orçamento ou na contabilidade, para que a análise encaixe depois na fatura sem recodificar. Os projetos concluídos são encerrados para deixarem de aparecer ao picar o ponto; a lista mantém-se curta.
Quem inicia o turno toca no projeto ao lado do local de trabalho. Funciona no próprio telemóvel tal como no tablet do quiosque na oficina ou na entrada da instalação: introduzir o PIN, tocar no projeto, ponto picado. Se a escolha do projeto é obrigatória ou voluntária, decidem vocês - nos ofícios com trabalho puramente por encomenda a obrigatoriedade faz sentido, no escritório com muita parte interna nem tanto.
Se ao meio-dia se vai para o cliente seguinte, muda-se de projeto. O segmento anterior termina, começa um novo - sem picar a saída, sem gerar uma pausa. À noite, o dia é composto por dois ou três segmentos limpos, cada um com um projeto. Quem se esqueceu de algo atribui o segmento depois, através de uma correção de tempo.
A análise Horas de projeto mostra por projeto o total e, abaixo, as horas por pessoa, além de uma barra que indica quanto do orçamento já foi consumido. Para a fatura ou o cálculo a posteriori, tudo sai em Excel - por projeto, por período, com data e pessoa. Assim, o registo de horas por projeto como alternativa ao Excel está construído exatamente ao contrário: o Excel é o resultado, não a ferramenta.
Registo de horas por encomenda nos ofícios e na construção: A equipa pica o ponto de manhã no telemóvel na obra Norte; ao meio-dia, duas pessoas mudam para a assistência ao cliente em Pasing. O encarregado vê à noite as horas por obra, e o escritório tem no fim do mês a base para a faturação por horas e o cálculo a posteriori do orçamento. Registo de horas em obra significa aqui: projeto e local de trabalho são muitas vezes o mesmo, e o resumo de horas por obra vai como comprovativo para o dono da obra.
Projetos de cliente em agências e escritórios: Aqui conta a mudança ao longo do dia. Uma hora para o cliente A, depois uma reunião para o cliente B, a seguir administração interna. Quem escreve isso à noite numa folha de horas perde metade. Com a mudança durante o turno, cada hora fica onde estava - e o orçamento por projeto de cliente mostra a tempo quando é preciso renegociar.
Instalações como centros de custo nos serviços: Limpeza de edifícios, serviços de segurança e facility services faturam por instalação. Cada instalação é um centro de custo, cada picagem transporta-o. O responsável de instalação vê as horas da sua instalação, a direção vê todas - e se uma instalação ultrapassa regularmente o esforço calculado, isso nota-se no mês, não só no balanço anual.
A Registo do tempo de trabalho é obrigatório desde o acórdão do Tribunal Federal do Trabalho de setembro de 2022 e o acórdão do TJUE de 2019: o início, o fim e a duração do tempo de trabalho diário têm de ser registados para todos os trabalhadores. A atribuição a projetos não altera nada nisso - complementa o registo obrigatório com a informação de para que foi usado o tempo. Ambos pertencem a um só sistema: quem regista o tempo de trabalho conforme a lei e mantém as horas de projeto ao lado numa segunda tabela tem no fim do mês dois estados que nunca coincidem.
Na Privacidade , aplica-se a limitação da finalidade: as horas de projeto podem ser usadas para faturação, cálculo e controlo de gestão, não para uma vigilância geral do desempenho. Quem regista apenas o necessário para estes fins - projeto, duração, pessoa - fica do lado seguro. Em empresas com comissão de trabalhadores, a introdução está sujeita a cogestão segundo o § 87, n.º 1, ponto 6 BetrVG, como qualquer registo técnico de tempo. Mais sobre isto no artigo Registo de tempo e RGPD.
Integrámos a atribuição de projeto diretamente na picagem, não como módulo à parte. Em concreto, isso significa:
E como tudo isto faz parte do mesmo registo de tempo, a conta de horas, a preparação salarial e as horas de projeto batem sempre certo. Uma picagem, duas respostas: quanto tempo e para quê.
Não. Obrigatório é o registo do início, do fim e da duração do tempo de trabalho segundo o acórdão do BAG de 2022. A atribuição a projetos ou centros de custo é voluntária e serve para o cálculo e a faturação. Faz sentido gerir ambos no mesmo sistema, para que os totais coincidam.
Um centro de custo é uma área permanente em que surgem custos, por exemplo a oficina ou uma instalação de limpeza. Um projeto tem início, fim e normalmente um orçamento. Para o registo de tempo, a diferença é secundária: ambos são uma entrada na lista da qual se escolhe ao picar o ponto.
Através de uma mudança de projeto durante o turno em curso. O segmento anterior termina, começa um novo - sem picar a saída. No fim do dia há dois ou três segmentos, cada um com um projeto, que são analisados individualmente.
Sim. Quem se esqueceu do projeto ou escolheu o errado atribui o segmento depois, através de uma correção de tempo. A correção corre como pedido que as chefias aprovam - assim fica rastreável o que foi alterado.
Sim. No tablet partilhado, o colaborador introduz o seu PIN, toca no projeto e fica com o ponto picado. Adequa-se à oficina, ao armazém ou à entrada da instalação, onde nem todos têm telemóvel de serviço.
Escolher o projeto ao picar o ponto, mudar ao longo do dia, analisar horas por projeto e pessoa com orçamento - no Presio isto faz parte do registo de tempo, não é um módulo adicional. No arranque, gratuito até 31.10.2026, sem cartão de crédito.
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