Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ist in Deutschland Pflicht. Was das konkret bedeutet, wer betroffen ist und wie du es ohne großen Aufwand umsetzt - kompakt erklärt.
Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof 2019: Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 für Deutschland bestätigt - abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seitdem gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Eine gesetzliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz, die die Details (etwa zur elektronischen Erfassung) konkretisiert, ist in Vorbereitung. Die grundsätzliche Pflicht besteht aber bereits heute - unabhängig vom genauen Stand des Gesetzgebungsverfahrens.
Die Pflicht ist kein deutscher Sonderweg. Grundlage ist die EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG: Sie begrenzt die durchschnittliche Wochenarbeitszeit auf 48 Stunden und schreibt eine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden, eine wöchentliche Ruhezeit und Pausen vor. Mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, „CCOO“) hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass sich diese Grenzen nur kontrollieren lassen, wenn die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Alle Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber deshalb verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Wie das umgesetzt wird, regelt jedes Land selbst - mit eigenen Fristen, Ausnahmen und Aufbewahrungsregeln. Einige Beispiele:
| Land | Grundlage | Was gilt |
|---|---|---|
| Deutschland | Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Arbeitsschutzgesetz) | Pflicht für alle Arbeitgeber, Neuregelung im Arbeitszeitgesetz geplant. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG Aufzeichnung binnen sieben Tagen und zwei Jahre Aufbewahrung. |
| Dänemark | Änderung des Arbeitszeitgesetzes (arbejdstidsloven), seit 1. Juli 2024 | Die tägliche Arbeitszeit aller Beschäftigten wird registriert und fünf Jahre aufbewahrt. Ausnahmen für Beschäftigte, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen. |
| Spanien | Real Decreto-ley 8/2019, seit 12. Mai 2019 | Tägliches Arbeitszeitregister (registro de jornada) mit Beginn und Ende, vier Jahre Aufbewahrung. |
| Österreich | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden, bei Verstößen drohen Verwaltungsstrafen. |
Das Grundprinzip ist überall dasselbe: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen nachvollziehbar festgehalten werden. Wer in mehreren Ländern Beschäftigte hat, sollte die nationalen Details - Fristen, Ausnahmen, Aufbewahrung - bei der zuständigen Behörde oder einer Fachberatung prüfen. Presio erfasst die Arbeitszeit nach diesem Prinzip in jedem Land und in über 35 Sprachen, die Daten liegen in der EU.
Grundsätzlich alle Arbeitgeber - unabhängig von Größe oder Branche. Schon der kleine Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitenden fällt darunter.
Für die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gelten zusätzlich strengere Regeln: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Mindestlohngesetz). Neue Beschäftigte sind dort spätestens bei Arbeitsbeginn per Sofortmeldung bei der Sozialversicherung anzumelden, und alle müssen ihren Ausweis bei der Arbeit dabeihaben. Dazu zählen unter anderem:
In diesen Branchen kontrolliert der Zoll gezielt - hier ist eine lückenlose Erfassung besonders wichtig.
Mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit - also auch Überstunden. Reine Anwesenheit reicht nicht; entscheidend ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Pausen werden in der Regel abgezogen.
Erlaubt ist beides - Papier-Stundenzettel und Excel-Listen sind nicht verboten. In der Praxis sind sie aber fehleranfällig, schwer auswertbar und am Monatsende ein Zeitfresser: Zettel gehen verloren, Zahlen sind unleserlich, das Abtippen kostet Stunden.
Eine digitale Zeiterfassung per App löst das: Mitarbeitende stempeln mit einem Tipp, Salden und Überstunden rechnen sich automatisch zusammen, und für die Lohnabrechnung gibt es einen sauberen Export. Genau dafür ist Presio gemacht.
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Verstöße gegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden. Im Bereich des § 2a SchwarzArbG kommen Kontrollen durch den Zoll und weitere Sanktionen hinzu. Mindestens ebenso relevant: Ohne saubere Erfassung steht im Streitfall (z. B. über Überstunden) schnell Aussage gegen Aussage.
Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen - Beginn, Ende und Dauer. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob die geplante Gesetzesnovelle bereits in Kraft ist. Auch 2026 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit also erfassen.
Grundsätzlich für alle Arbeitgeber und ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. In einigen Branchen - etwa Bau, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigung, Sicherheits- und Speditionsgewerbe - gelten zusätzlich die strengeren Regeln nach § 17 Mindestlohngesetz und § 2a SchwarzArbG: Aufzeichnung binnen sieben Tagen, Sofortmeldung, Ausweis dabeihaben. Für leitende Angestellte bestehen teils Ausnahmen.
Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €. In den Branchen des § 2a SchwarzArbG kommen Zollkontrollen und weitere Sanktionen hinzu. Ohne belastbare Aufzeichnungen ist zudem im Streit über Überstunden die Beweislage für den Arbeitgeber ungünstig.
Rechtlich zulässig, praktisch aber fehleranfällig und manipulierbar. Gefordert ist ein systematisches, verlässliches Verfahren. Eine App erfasst die Zeiten manipulationssicher, nachvollziehbar und spart die spätere Abtipparbeit - das reduziert Fehler und Aufwand deutlich.
Ja, im Grundsatz. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) müssen alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, die tägliche Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zu erfassen. Die Einzelheiten - etwa Aufbewahrungsfristen und Ausnahmen - regelt jedes Land selbst, zum Beispiel Dänemark seit dem 1. Juli 2024 und Spanien seit 2019.
In Deutschland in der Regel mindestens zwei Jahre (unter anderem § 16 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz). Andere EU-Länder verlangen teils mehr: Dänemark fünf Jahre, Spanien vier Jahre.
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