Projektzeiterfassung:
Stunden dort, wo sie hingehören

Warum Projektzeiten erfassen?

Die gesetzliche Arbeitszeiterfassung beantwortet die Frage wie lange jemand gearbeitet hat. Die Projektzeiterfassung beantwortet die Frage wofür. Erst mit dieser zweiten Information wird aus einem Stundenkonto eine Zahl, mit der ihr rechnen könnt. Drei Gründe, warum sich das lohnt:

• Nachkalkulation: Ihr habt ein Angebot mit 120 Stunden kalkuliert. Waren es am Ende 110 oder 160? Ohne Stunden je Projekt wisst ihr es nicht - und kalkuliert das nächste Angebot wieder aus dem Bauch heraus. Die Nachkalkulation ist der einzige Weg, die eigenen Stundensätze und Zeitansätze zu überprüfen.
• Abrechnung nach Aufwand: Wer nach Stunden abrechnet, braucht einen Nachweis, den der Kunde nachvollziehen kann: welche Person, an welchem Tag, wie lange, auf welchem Auftrag. Ein Stundenzettel je Projekt, der aus der Zeiterfassung kommt statt aus der Erinnerung, verhindert Diskussionen bei der Rechnung.
• Budget im Blick: Wenn die Stunden laufend dem Projekt zugeordnet werden, seht ihr mitten im Projekt, wie viel vom Budget verbraucht ist - nicht erst, wenn die Lohnabrechnung durch ist. Das ist der Kern von Projektcontrolling mit Stunden: gegensteuern, solange es noch geht.

Dazu kommt ein vierter Grund, der oft unterschätzt wird: Wer die eigene Zeit Projekten zuordnet, sieht selbst, wo sie versickert. Die Stunde Kleinkram zwischen zwei Aufträgen taucht auf einmal in der Auswertung auf, statt in niemandes Rechnung.

Was gute Projektzeiterfassung ausmacht

Viele Betriebe erfassen Projektzeiten längst - abends, auf Papier oder in einer Excel-Tabelle. Das Problem ist nicht die Tabelle, sondern der Zeitpunkt. Wer um 17 Uhr rekonstruiert, was er seit 7 Uhr gemacht hat, rundet auf volle Stunden, vergisst den Zwischenstopp beim zweiten Kunden und verteilt den Rest nach Gefühl. Die Zahlen sehen ordentlich aus und sind trotzdem falsch. Eine gute Projektzeiterfassung erkennt man an vier Merkmalen:

• Beim Stempeln wählen statt abends schätzen: Das Projekt wird in dem Moment gewählt, in dem die Arbeit beginnt - beim Einstempeln. Ein Tipp auf dem Handy, fertig. So ist die Zuordnung Teil der Stempelung und keine zusätzliche Aufgabe am Feierabend.
• Wechsel im Tag: Kaum jemand arbeitet acht Stunden am Stück auf demselben Projekt. Vormittags Baustelle A, nachmittags Kundendienst bei B, dazwischen eine Stunde Werkstatt. Der Projektwechsel muss im laufenden Dienst möglich sein, ohne aus- und wieder einzustempeln - und er muss einen sauberen Zeitabschnitt erzeugen, der bei A endet und bei B beginnt.
• Nachträgliche Zuordnung: Es wird immer Fälle geben, in denen jemand das Projekt vergisst oder das falsche wählt. Dann muss die Korrektur einfach sein: den Tag öffnen, dem Abschnitt das richtige Projekt geben, ab in die Freigabe. Ohne diesen Weg landen falsche Stunden in der Rechnung.
• Auswertung je Projekt und je Person: Am Ende zählt die Frage, wie viele Stunden auf dem Projekt liegen und wer sie geleistet hat. Beides zusammen braucht ihr für Rechnung und Nachkalkulation - und beides sollte auf einen Blick sichtbar sein, nicht erst nach einer Pivot-Tabelle.

Kostenstelle, Projekt, Auftrag: Was ist was?

Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet, meinen aber Unterschiedliches:

• Kostenstelle: Ein dauerhafter Ort im Betrieb, an dem Kosten entstehen - die Werkstatt, das Objekt Nord, die Abteilung Verwaltung. Kostenstellen laufen über Jahre. Die Kostenstellenrechnung fragt, was jeder Bereich im Monat kostet; die Kostenstellen-Zeiterfassung liefert dafür die Personalstunden.
• Projekt: Ein Vorhaben mit Anfang, Ende und meist einem Budget - der Umbau bei Kunde Meier, die Website für die Agentur, die Sanierung Haus 3. Projekte werden angelegt, laufen und werden abgeschlossen.
• Auftrag: Der einzelne Kundenauftrag mit Nummer, oft Teil eines Projekts oder mit ihm identisch. Im Handwerk sind Auftrag und Projekt meist dasselbe: Auftrag 2026-0417, Kunde Meier, Badsanierung.

Für die Zeiterfassung ist der Unterschied zweitrangig. Entscheidend ist, dass ihr eine Liste habt, aus der beim Stempeln gewählt wird - ob ihr sie Projekte, Kostenstellen oder Aufträge nennt. Wer beides braucht, legt Kostenstellen als dauerhafte Einträge an und Projekte als befristete.

Projektzeiterfassung in 4 Schritten

1. Projekte anlegen

Jedes Projekt bekommt eine Nummer, einen Namen, den Kunden und - wenn vorhanden - ein Stundenbudget. Die Nummer sollte die gleiche sein wie im Angebot oder in der Buchhaltung, damit die Auswertung später ohne Umschlüsseln zur Rechnung passt. Abgeschlossene Projekte werden beendet, damit sie beim Stempeln nicht mehr auftauchen; die Liste bleibt kurz.

2. Beim Einstempeln Projekt wählen

Wer den Dienst beginnt, tippt neben dem Arbeitsort das Projekt an. Das funktioniert am eigenen Handy genauso wie am gemeinsamen Kiosk-Tablet in der Werkstatt oder am Objekteingang: PIN eingeben, Projekt antippen, eingestempelt. Ob die Projektwahl Pflicht ist oder freiwillig, entscheidet ihr - im Handwerk mit reiner Auftragsarbeit ist die Pflicht sinnvoll, im Büro mit viel internem Anteil eher nicht.

3. Im Dienst wechseln

Geht es mittags zum nächsten Kunden, wird das Projekt gewechselt. Der bisherige Abschnitt endet, ein neuer beginnt - ohne auszustempeln, ohne Pause zu erzeugen. Am Abend besteht der Tag aus zwei oder drei sauberen Abschnitten mit jeweils einem Projekt. Wer etwas vergessen hat, ordnet den Abschnitt nachträglich per Zeitkorrektur zu.

4. Auswerten

Die Auswertung Projektzeiten zeigt je Projekt die Summe und darunter die Stunden je Person, dazu einen Balken, wie viel vom Budget verbraucht ist. Für die Rechnung oder die Nachkalkulation geht das Ganze als Excel raus - je Projekt, je Zeitraum, mit Datum und Person. Damit ist die Projektzeiterfassung als Excel-Alternative genau umgekehrt gebaut: Excel ist das Ergebnis, nicht das Werkzeug.

Beispiele aus der Praxis

Auftragszeiterfassung im Handwerk und auf dem Bau: Die Kolonne stempelt morgens am Handy auf Baustelle Nord ein, mittags wechseln zwei Leute zum Kundendienst nach Pasing. Der Polier sieht am Abend die Stunden je Baustelle, das Büro hat am Monatsende die Grundlage für die Rechnung nach Aufwand und die Nachkalkulation des Angebots. Baustellen-Zeiterfassung heißt hier: Projekt und Arbeitsort sind oft dasselbe, und die Stundenübersicht je Baustelle geht als Nachweis an den Auftraggeber.

Kundenprojekte in Agentur und Büro: Hier zählt der Wechsel im Tag. Eine Stunde Kunde A, dann ein Meeting für Kunde B, danach interne Verwaltung. Wer das abends in einen Stundenzettel schreibt, verliert die Hälfte. Beim Wechsel im Dienst bleibt jede Stunde dort, wo sie war - und das Budget je Kundenprojekt zeigt rechtzeitig, wann nachverhandelt werden muss.

Objekte als Kostenstellen in der Dienstleistung: Gebäudereinigung, Sicherheitsdienst, Facility-Services rechnen je Objekt ab. Jedes Objekt ist eine Kostenstelle, jede Stempelung trägt sie. Die Objektleitung sieht die Stunden ihres Objekts, die Geschäftsführung alle - und wenn ein Objekt regelmäßig über dem kalkulierten Aufwand liegt, fällt das im Monat auf, nicht erst bei der Jahresbilanz.

Rechtliches: Was bleibt Pflicht, was kommt dazu?

Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 und dem EuGH-Urteil von 2019 Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Beschäftigten erfasst werden. Die Projektzuordnung ändert daran nichts - sie ergänzt die Pflichterfassung um die Information, wofür die Zeit verwendet wurde. Beide gehören in ein System: Wer Arbeitszeit gesetzeskonform erfasst und Projektzeiten daneben in einer zweiten Tabelle führt, hat am Monatsende zwei Stände, die nie zusammenpassen.

Beim Datenschutz gilt die Zweckbindung: Projektzeiten dürfen für Abrechnung, Kalkulation und Controlling verwendet werden, nicht für eine allgemeine Leistungsüberwachung. Wer nur erfasst, was für diese Zwecke nötig ist - Projekt, Dauer, Person - bleibt auf der sicheren Seite. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wie jede technische Zeiterfassung. Mehr dazu im Beitrag Zeiterfassung & DSGVO.

Wie Presio bei der Projektzeiterfassung hilft

Wir haben die Projektzuordnung direkt in die Stempelung eingebaut, nicht als eigenes Modul daneben. Konkret heißt das:

• Projekte unter Organisation: Projekte mit Nummer, Kunde und Stundenbudget anlegen, beenden, wieder öffnen - an derselben Stelle wie Gruppen und Arbeitsorte.
• Projektknopf neben dem Arbeitsort: Beim Einstempeln wählt jeder Mitarbeiter neben dem Arbeitsort das Projekt - in der App, im Browser oder am Kiosk-Tablet mit PIN.
• Projektwechsel im Dienst: Ein Tipp beendet den aktuellen Abschnitt und startet den nächsten - ohne Ausstempeln, ohne Pause. Der Tag besteht aus sauberen Zeitabschnitten mit je einem Projekt.
• Projektpflicht optional: Ihr legt fest, ob ohne Projekt gestempelt werden darf. Für reine Auftragsarbeit an, für gemischte Teams aus.
• Zeitkorrektur mit Projekt je Abschnitt: Falsches oder vergessenes Projekt? In der Zeitkorrektur wird jedem Abschnitt sein Projekt zugeordnet, Vorgesetzte genehmigen wie jede andere Korrektur.
• Auswertung „Projektzeiten": Stunden je Projekt und darunter je Person, mit Budget-Balken, der zeigt, wie viel verbraucht ist - und als Excel-Export für Rechnung und Nachkalkulation.

Und weil das alles Teil derselben Zeiterfassung ist, passen Arbeitszeitkonto, Lohnvorbereitung und Projektstunden immer zusammen. Eine Stempelung, zwei Antworten: wie lange und wofür.