Mehrere Dienstpläne:
ein Betrieb, viele Bereiche

Das Problem: ein Plan für alles oder drei Tools für drei Bereiche

Wer mehrere Bereiche in einem Betrieb plant, kennt beide Sackgassen. Die erste: Alles kommt in einen Dienstplan. Wache, Schule und Verwaltung stehen untereinander, die Besetzungszeile zählt Dinge zusammen, die nicht zusammengehören, und wer nur die Schule plant, scrollt jede Woche an vierzig Zeilen vorbei, die ihn nichts angehen.

Die zweite: getrennte Tools je Bereich. Die Wache hat ihre Software, die Schule eine Excel-Tabelle, das Wirtshaus einen Wandplan. Jeder Bereich für sich ist übersichtlich - aber die Person, die dienstags unterrichtet und am Wochenende auf dem Rettungswagen sitzt, existiert jetzt zweimal. Zwei Urlaubskonten, zwei Zeitkonten, zwei Logins, und niemand sieht, dass sie nach der Nachtschicht am Montag um 8 Uhr vor der Klasse steht.

Wann mehrere Dienstpläne sinnvoll sind

Nicht jeder Betrieb mit zwei Abteilungen braucht zwei Pläne. Küche und Service im selben Restaurant arbeiten zur selben Zeit am selben Ort und werden von derselben Person geplant - das sind zwei Arbeitsplätze in einem Plan. Ein eigener Dienstplan je Bereich lohnt sich, wenn mindestens zwei Punkte zutreffen:

• Eigene Dienste und Arbeitsplätze: Die Backstube kennt Früh ab 3 Uhr, das Wirtshaus Mittag und Abend. Ein 24-Stunden-Dienst der Wache hat in der Schule nichts zu suchen.
• Andere Zeiten: Die Schule plant nach Kursblöcken, die Wache rund um die Uhr im Schichtrad. Ein gemeinsamer Plan zeigt beides und hilft keinem von beiden.
• Andere Planer: Die Wachleitung plant die Wache, die Schulleitung die Schule. Jeder braucht seinen Plan ohne die Zeilen der anderen - aber beide sollen dieselbe Person sehen.
• Mehrere Standorte: Zwei Filialen, zwei Wachen, zwei Häuser. Der Dienstplan für mehrere Standorte ist derselbe Fall: getrennt planen, gemeinsam verwalten.

Was die Struktur leisten muss

Damit getrennte Pläne nicht zu getrennten Welten werden, braucht die Software eine klare Hierarchie: Dienstplan → Arbeitsplatz → Dienste. Der Dienstplan ist der Rahmen, den ein Planer öffnet. Darin liegen Arbeitsplätze wie Rettungswagen 1, Lehrsaal oder Station 3, und an jedem Arbeitsplatz hängen die Dienste, die dort gefahren werden. Vier Dinge müssen dabei gelöst sein:

• Personen auf einem oder mehreren Plänen: Die meisten Mitarbeiter gehören zu einem Bereich. Einige zu zweien - der Praxisanleiter, der fährt und lehrt, die Bäckerin, die samstags im Wirtshaus aushilft. Sie erscheinen auf beiden Plänen, aber als eine Person mit einem Konto.
• Arbeitsplatz auf mehreren Plänen: Manche Plätze nutzen zwei Bereiche, etwa ein Schulungsraum oder die Ambulanz, in die Station und Notaufnahme Personal schicken. Ein solcher Arbeitsplatz auf mehreren Dienstplänen erscheint unter jedem, mit seinen Diensten.
• Ein Urlaubskonto, eine Zeiterfassung: Wer auf zwei Plänen steht, hat trotzdem ein Urlaubskonto und ein Zeitkonto. Urlaub aus der Schule ist auf der Wache als Abwesenheit sichtbar, die Wochenendstunden zählen im selben Konto wie die Unterrichtsstunden.
• Ein Login: Die Person meldet sich einmal an und sieht ihre Dienste aus allen Plänen in einer Liste.

Ablauf in vier Schritten

1. Dienstpläne anlegen

Legt für jeden Bereich mit eigenen Diensten, Zeiten oder Planern einen Dienstplan an: „Rettungswache", „Schule", „Backstube", „Wirtshaus". Weniger ist mehr: Zwei bis vier Pläne sind in den meisten Betrieben die richtige Zahl.

2. Arbeitsplätze und Dienste zuordnen

Ordnet jedem Plan seine Arbeitsplätze zu und hängt die Dienste an die Plätze: Rettungswagen 1 mit 24-Stunden-Dienst, Lehrsaal mit Vormittag und Nachmittag, Backstube mit Früh ab 3 Uhr. Ein Platz, den zwei Bereiche nutzen, bekommt beide Pläne. Dienste ohne festen Arbeitsplatz, etwa Rufbereitschaft, ordnet ihr direkt einem Plan zu.

3. Personen zuordnen

Jede Person gehört zu einem oder mehreren Plänen. Das gehört dorthin, wo ihr ohnehin die Stammdaten pflegt - ins Mitarbeiterformular beim Anlegen und in die Personalakte, wenn sich später etwas ändert. Wer nur auf der Wache fährt, bekommt die Wache; der Praxisanleiter bekommt Wache und Schule und erscheint in beiden Plänen, mit einem Konto.

4. Umschalter im Dienstplan

Im Alltag braucht die Planerin nur einen Umschalter im Dienstplan, mit dem sie zwischen Wache und Schule wechselt. Personen, Arbeitsplätze, Dienste und Besetzungszeile richten sich nach dem gewählten Plan. Eine Person, die auf beiden steht, erscheint auf beiden; ihre Abwesenheiten und Konflikte ebenfalls.

Beispiele aus der Praxis

Rettungswache mit Rettungsdienstschule: Die Wache fährt rund um die Uhr, die Schule unterrichtet nach Kursplan. Notfallsanitäter mit Lehrauftrag stehen auf beiden Plänen. Die Konfliktprüfung muss über beide hinweg arbeiten: Wer Sonntag die Nacht auf dem Wagen hatte, darf Montag nicht um 8 Uhr im Lehrsaal stehen. Die Ruhezeit kennt keine Plangrenze.

Bäckerei mit Wirtshaus: Die Backstube beginnt um 3 Uhr, das Wirtshaus schließt um Mitternacht. Zwei Pläne, zwei Planer, kaum Überschneidung - außer der Bäckerin, die samstags im Service aushilft, und der Chefin, die beides im Blick behält. Sie schaltet um, statt zwei Tabellen zu öffnen; die Stunden laufen auf einem Zeitkonto zusammen, der DATEV-Export bleibt einer.

Klinik mit Stationen und Ambulanz: Jede Station plant selbst, die Ambulanz auch. Der Pool-Mitarbeiter, der auf Station 2 oder in der Ambulanz eingesetzt wird, steht auf beiden Plänen. Die Ambulanz als Arbeitsplatz liegt auf ihrem eigenen Plan und auf dem der Station, die sie tagsüber mit besetzt - in jedem Plan zählt die Besetzungszeile nur, was diesen Plan angeht. Die Jahresurlaubsplanung läuft trotzdem für das ganze Haus in einer Übersicht, gruppiert nach Dienstplan.

Wie Presio bei mehreren Dienstplänen hilft

Genau diese Struktur haben wir in Presio gebaut. Eine Organisation kann mehrere Dienstpläne führen, und alles andere bleibt, wie es ist:

• Mehrere Dienstpläne je Organisation: Ihr legt in „Dienstpläne verwalten" so viele Pläne an, wie euer Betrieb Bereiche hat - Wache, Schule, Backstube, Wirtshaus, Station 1 bis 4.
• Umschalter neben der Schnelleingabe: Im Reiter Dienstplan wählt ihr den aktiven Plan direkt neben der Schnelleingabe. Personen, Arbeitsplätze, Dienste und Besetzungszeile folgen der Auswahl.
• Struktur Dienstplan → Arbeitsplatz → Dienste: In „Dienste verwalten" seht ihr je Dienstplan seine Arbeitsplätze und darunter die Dienste, die dort gefahren werden. Ein Dienst mit Arbeitsplatz folgt automatisch den Plänen seines Platzes; nur Dienste ohne Arbeitsplatz ordnet ihr selbst zu.
• Mehrfachzuordnung von Arbeitsplätzen und Personen: Ein Arbeitsplatz kann auf mehreren Dienstplänen liegen und erscheint unter jedem. Personen ordnet ihr im Mitarbeiterformular oder im Stammdaten-Reiter der Personalakte einem oder mehreren Plänen zu - eine Person, ein Konto, so viele Pläne wie nötig.
• Zähler und Besetzung je Dienstplan: Besetzungszeile und Soll-Vorgaben rechnen je Plan. Die Schule zählt nicht die Wache mit - aber Ruhezeit und Abwesenheiten einer Person gelten über alle Pläne hinweg.
• Alles in einem Konto: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Jahresurlaubsplanung, Lohnexport und die App bleiben eins. Wer auf zwei Plänen steht, stempelt mit einem Login, hat ein Zeitkonto und sieht seine Dienste aus beiden Plänen in einer Liste.

Kurz: Die Dienstplan-Software für mehrere Teams gibt jedem Bereich seinen Plan und behält den Menschen dahinter als eine Person. Für Betriebe mit einem Bereich ändert sich nichts - da gibt es genau einen Dienstplan.