Arbeitszeit zu erfassen ist Pflicht, und dabei entstehen personenbezogene Daten. Dieser Ratgeber erklärt, auf welcher Rechtsgrundlage die Zeiterfassung steht, wie Arbeitgeber die Daten ihrer Beschäftigten schützen, was beim Standort und bei Krankmeldungen gilt, wie lange die Daten aufbewahrt werden und wann der Betriebsrat mitredet. Am Ende steht eine Checkliste für die Einführung.
Sobald ein Betrieb Arbeitszeiten erfasst, verarbeitet er personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Dazu zählen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit, außerdem Zugangsdaten zur App und gegebenenfalls der Arbeitsort. Alle diese Angaben lassen sich einer bestimmten Person zuordnen und unterliegen deshalb dem Datenschutz.
Das macht die Zeiterfassung nicht problematisch. Es bedeutet nur, dass der Arbeitgeber als Verantwortlicher einige Pflichten erfüllen muss: eine Rechtsgrundlage, Datensparsamkeit, Schutz vor unbefugtem Zugriff, Löschfristen und Transparenz gegenüber den Beschäftigten.
Für die Pflicht-Erfassung braucht es in aller Regel keine Einwilligung. Arbeitgeber sind zur Aufzeichnung verpflichtet: allgemein seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022, für Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und in bestimmten Branchen sowie für Minijobber nach § 17 Mindestlohngesetz. Mehr dazu im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.
Rechtsgrundlage ist deshalb Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Pflicht), für die Lohnabrechnung zusätzlich lit. b (Durchführung des Arbeitsvertrags). Der früher meist genannte § 26 BDSG gilt seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30.03.2023 (C-34/21) nur noch eingeschränkt als eigene Grundlage. Eine Einwilligung wäre im Arbeitsverhältnis ohnehin heikel, weil sie freiwillig sein muss. Sie kommt nur für Zusatzfunktionen in Frage, die über die Pflicht hinausgehen, zum Beispiel ein freiwilliges Profilfoto.
Das ist die häufigste praktische Frage, und die Antwort besteht aus wenigen, konkreten Maßnahmen. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Für die Zeiterfassung heißt das:
Erfasst werden darf nur, was für die Zeiterfassung tatsächlich nötig ist. Echtzeit-Ortung, heimliche Überwachung oder verdecktes Tracking des Verhaltens haben hier nichts zu suchen und sind unzulässig.
Außerdem gilt die Zweckbindung. Daten, die zur Arbeitszeiterfassung erhoben werden, dienen der Arbeitszeit und der Lohnabrechnung, nicht einer verdeckten Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Soll eine Auswertung einem anderen Zweck dienen, braucht sie eine eigene Grundlage und muss den Beschäftigten bekannt sein.
Viele Zeiterfassungs-Apps können den Standort nutzen. Datenschutzrechtlich ist der Unterschied entscheidend:
In jedem Fall müssen die Beschäftigten vorher wissen, ob und wann der Standort geprüft wird. Gibt es einen Betriebsrat, gehört die Funktion in die Betriebsvereinbarung.
Angaben zur Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und besonders geschützt. Für die Zeiterfassung reicht die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit mit Beginn und Ende. Der Krankheitsgrund steht ohnehin nicht auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber und gehört nicht in die App.
Im Dienstplan sollte für Kolleginnen und Kollegen nur „abwesend" sichtbar sein, nicht „krank". Wer welche Abwesenheitsart sieht, regelt das Rechtekonzept. Ähnlich sensibel sind Angaben aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, die getrennt und nur für Berechtigte geführt werden, wie im Ratgeber BEM beschrieben.
Arbeitszeitdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die wichtigsten Fristen:
Nach Ablauf der jeweiligen Frist sind die Daten zu löschen. In der Praxis hilft ein einfaches Löschkonzept: Tageswerte nach zwei bis drei Jahren, abgerechnete Monatswerte nach der steuerlichen Frist, Daten Ausgetretener nach Ablauf aller Fristen. Das ist keine Rechtsberatung, im Einzelfall bitte prüfen lassen.
Nutzt ein Betrieb eine Zeiterfassungs-Software, verarbeitet der Anbieter die Personaldaten im Auftrag des Arbeitgebers. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er regelt, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten, welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden und dass der Anbieter die Daten nicht für eigene Zwecke nutzt.
Worauf Betriebe achten sollten: Der AVV liegt vor, bevor echte Daten eingegeben werden. Die Unterauftragnehmer sind mit Sitz genannt. Und es ist klar, wie die Daten bei Vertragsende zurückgegeben oder gelöscht werden.
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz, weil die Software technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Auf das Ob der Zeiterfassung hat er nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts keinen Einfluss mehr, wohl aber auf das Wie. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Funktionen, Zugriffsrechte, Auswertungen und Löschfristen festlegt. Mehr dazu im Ratgeber Dienstplan und Betriebsrat.
Nach Art. 13 DSGVO müssen Beschäftigte bei der Einführung informiert werden. Ein kurzes Merkblatt genügt meist und beantwortet: Welche Daten werden erfasst? Wozu? Wer hat Zugriff? Welcher Anbieter verarbeitet sie und wo? Wie lange werden sie gespeichert? Welche Rechte gibt es?
Zu diesen Rechten gehören Auskunft über die eigenen Daten, Berichtigung falscher Einträge und Löschung nach Ablauf der Fristen. Eine Zeiterfassung, in der jede Person ihre eigenen Zeiten, ihr Zeitkonto und ihren Urlaubsstand jederzeit selbst sieht, erfüllt das Auskunftsbedürfnis im Alltag fast von allein.
In Presio sieht jede Person nur ihre eigenen Zeiten, ihr Zeitkonto und ihren Urlaub. Teamleitungen sehen ihren Bereich, Personalakten bleiben der Leitung vorbehalten. Gestempelt wird mit eigenem Zugang, im Browser oder am Kiosk-Tablet mit persönlicher PIN. Korrekturen laufen über Anträge mit Freigabe. Mit der Einstellung „Einstempeln nur am Arbeitsort" prüft Presio beim Stempeln, ob jemand am hinterlegten Ort ist. Eine Ortung während der Arbeitszeit gibt es nicht. Die Selbst-Krankmeldung per App lässt sich je Firma oder Team abschalten. Die Daten der App liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Mit Kunden schließt Presio einen Auftragsverarbeitungsvertrag, die Unterauftragnehmer stehen in der Datenschutzerklärung.
Ja. Die Erfassung ist zulässig, wenn nur die nötigen Daten verarbeitet werden, eine Rechtsgrundlage besteht, die Daten geschützt sind, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter vorliegt und die Beschäftigten informiert sind. Eine App ist dabei oft datensparsamer als Papierlisten, die offen im Pausenraum hängen.
Nein, nicht für die Pflicht-Erfassung. Sie beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, weil der Arbeitgeber zur Aufzeichnung verpflichtet ist. Eine Einwilligung kommt nur für freiwillige Zusatzfunktionen in Frage.
Mit eigenen Zugängen für jede Person, einem Rollen- und Rechtekonzept, protokollierten Korrekturen, verschlüsselter Übertragung, einem Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, einem Löschkonzept und dem Verzicht auf Daten, die niemand braucht, etwa Diagnosen oder Daueranortung.
Eine punktuelle Prüfung beim Ein- und Ausstempeln ist in der Regel vertretbar, wenn es einen sachlichen Grund gibt und die Beschäftigten informiert sind. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit ist für die Zeiterfassung nicht erforderlich und grundsätzlich unzulässig.
Nein, die eigenen Zeiten und das Zeitkonto sind nur für die Person selbst und für Berechtigte wie die Teamleitung sichtbar. Im Dienstplan sehen Kollegen, wer wann eingeteilt oder abwesend ist, aber nicht den Grund der Abwesenheit.
Nein. Für die Zeiterfassung genügt die Arbeitsunfähigkeit mit Zeitraum. Der Krankheitsgrund ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO und wird für die Zeiterfassung nicht gebraucht.
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Lohn- und steuerrelevante Unterlagen sechs bis zehn Jahre. Danach sind die Daten zu löschen. Das ist keine Rechtsberatung, im Einzelfall bitte prüfen lassen.
Über das Ob nicht, denn die Pflicht zur Aufzeichnung besteht ohnehin. Über das Wie schon: Bei einer elektronischen Zeiterfassung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, meist geregelt in einer Betriebsvereinbarung.
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