Presio / Veranstaltung & Catering

Branche · Veranstaltung & Catering

Personalplanung
für Veranstaltung & Catering

Jede Woche ein anderer Ort, jede Woche ein anderes Team: Presio plant Events statt Wochen, bucht die Stunden aufs richtige Event und lässt den Veranstalter direkt vor Ort abzeichnen.

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Kommt dir das bekannt vor?

Der Alltag ohne System

Excel je Veranstaltung

Für jedes Event eine neue Tabelle - wer wann wo eingeteilt war, findet danach keiner mehr.

Absagen per WhatsApp

Zwei Stunden vor Aufbau sagt jemand ab und die Telefonkette beginnt von vorn.

Stunden ohne Zuordnung

Was ein Event an Personal gekostet hat, lässt sich hinterher nur schätzen.

Presio macht aus jedem dieser Punkte einen Handgriff. So sieht das aus:

Unterwegs stempeln

Einstempeln, wo gearbeitet wird - mit Geofencing

✓Standort erkannt: Per Geofence weiß die App, auf welcher Veranstaltung gestempelt wird - der Arbeitsort setzt sich von selbst.
✓Auch offline: Kein Netz auf dem Festgelände? Stempelungen werden gesichert und später synchronisiert.
✓Auswertbar je Ort: Die Stunden landen dem richtigen Einsatzort zugeordnet in der Auswertung.

Tipp: Der Einstempeln-Knopf im Handy rechts funktioniert wirklich.

9:41

Hallo, TomHeute

Nicht eingestempelt

00:00Soll: 8 Std.

Schlosspark Open Air - per Geofence als Arbeitsort erkannt

Schnellzugriff

Urlaub

Krank

Arbeitsort

Korrektur

Überstd.

Übersicht

Nachweis

Antrag

Übersicht

Stempeln

Kalender

Profil

Jahresübersicht der Urlaubsplanung: alle Mitarbeitenden über das ganze Jahr, Wünsche als Balken und Zähler je Tag

Jahresurlaubsplanung

Der Urlaub fürs ganze Jahr - an einem Vormittag geklärt

✓Wünsche sammeln statt Zettel: Im Wunschfenster geben alle ihre Zeiträume fürs nächste Jahr ab - mit Priorität und Begründung, direkt in der App.
✓Engpässe sofort sichtbar: Die Jahresübersicht zeigt je Tag, wie viele fehlen und wie viele da sind - wahlweise je Qualifikation oder Arbeitsplatz. Wo es zu eng wird, steht es rot.
✓Freigeben, fertig: Zeiträume verschiebst du mit der Maus, Freigabe per Klick - daraus werden echte genehmigte Urlaube im Kalender. Nachmeldungen bleiben möglich.

Dienstangebot & Leiharbeit

Krankmeldung um sechs - Ersatz bis halb sieben

✓Ein Klick aus der Lücke heraus: Die rote Zelle im Plan bietet den Dienst genau den Passenden an - gefiltert nach Qualifikation, per Push aufs Handy.
✓Wer zuerst zusagt, ist eingeplant: Oder du sammelst Interessen und entscheidest selbst. Der Dienst steht danach ohne Zutun im Plan.
✓Leiharbeit gleich mit angefragt: Personaldienstleister bekommen dasselbe Angebot über eine eigene Schnittstelle und melden ihre Kräfte zurück - die zählen in der Besetzung mit, ohne Telefonkette.

Dienstangebot nach einer Krankmeldung: Angebot an passende Mitarbeitende und an eine Personaldienstleisterin, Zusagen im Vergleich

Auswertung der Projektzeiten: Stunden je Projekt und Person mit Budget-Balken und Excel-Export

Projektzeiterfassung

Wohin die Stunden geflossen sind - ohne Schätzen am Monatsende

✓Beim Stempeln gewählt: Projekt oder Kostenstelle beim Einstempeln antippen, im Dienst wechseln, nachträglich zuordnen - keine zweite App, kein Zettel.
✓Budget im Blick: Budgets in Stunden, Tagen, Euro oder FTE hinterlegen; der Balken zeigt jederzeit, wie viel schon verbraucht ist.
✓Fertig für Rechnung und Nachkalkulation: Stunden je Projekt und Person, aufklappbar bis zur einzelnen Person, als Excel exportiert.

Externe Stundenfreigabe

Der Kunde bestätigt die Stunden direkt vor Ort

✓QR-Code statt Stundenzettel: Du stellst die erfassten Stunden für einen Einsatz zusammen und zeigst den Code. Der Kunde scannt ihn - ohne Konto, ohne App, direkt auf seinem Handy.
✓Er sieht, was er bestätigt: Person, Tag, Stunden, auf Wunsch der Euro-Betrag je Mitarbeiter und Auftrag. Freigeben oder ablehnen mit Namen und Hinweis - festgehalten mit Zeitpunkt.
✓Am Monatsende die Rechnung: Aus denselben Stunden entsteht die Monatsaufstellung mit Rechnungssumme, die direkt an den Kunden geht. Kein Abtippen, keine Diskussion über Stunden.

Externe Freigabe der Stunden: QR-Code, den der Kunde vor Ort scannt, samt Stundenaufstellung und Beträgen

Wunschsicht im Dienstplan: Wünsche und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden neben dem geplanten Dienst

Selbstverplanung

Die Belegschaft plant mit - Wünsche und Verfügbarkeiten aus der App

✓Wünsche statt Zettel: Jede Person trägt Wunschdienste und Verfügbarkeiten selbst ein - am Handy, wann es passt. Kein Sammeln, kein Abtippen, keine vergessene Bitte.
✓Sichtbar beim Planen: Die Wünsche liegen direkt im Plan: grün, wo sie erfüllt sind, rot, wo der Plan abweicht. Wer plant, sieht sofort, wo es klemmt.
✓Fair und nachvollziehbar: Wer wann was gewünscht hat, ist festgehalten - auch nach Wochen noch nachvollziehbar, wenn es Fragen gibt.

Dienstplan per Knopfdruck

Der Wochenplan als Entwurf - aus Besetzung, Qualifikation und Wünschen

✓Ein Klick, ein Entwurf: Die KI baut den Wochenplan aus Besetzungsvorgaben, Qualifikationen, Arbeitszeitregeln und den Wünschen der Belegschaft - und legt ihn als Entwurf vor, nicht als Beschluss.
✓Die Planung entscheidet: Jeder Vorschlag lässt sich verschieben, ersetzen oder verwerfen. Veröffentlicht wird erst, wenn die Planung zufrieden ist.
✓Regeln werden eingehalten: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Qualifikation je Arbeitsplatz: Was gegen eine Regel verstößt, kommt gar nicht erst in den Vorschlag.

KI-Assistent im Dienstplan schlägt einen vollständigen Wochenplan als Entwurf vor

Diensttausch

Dienste tauschen - geprüft, statt auf Zuruf

✓Anfrage in der App: Wer einen Dienst abgeben will, fragt direkt die Kollegin oder den Kollegen - die Antwort kommt aufs Handy, nicht in die WhatsApp-Gruppe.
✓Automatisch geprüft: Presio prüft jeden Tausch gegen Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und die Qualifikation für den Arbeitsplatz. Was nicht passt, wird gar nicht erst angeboten.
✓Mit oder ohne Freigabe: Je Betrieb einstellbar: Der Tausch gilt sofort, sobald beide zustimmen - oder erst, wenn die Führungskraft ihn freigegeben hat.

Transparenz für Mitarbeiter

Jeder sieht, was in seine Abrechnung geht - der Zeitnachweis mit Zuschlägen

✓Alles auf einem Blatt: Jede Buchung mit Uhrzeit, Ort und Pause, dazu Gesamtzeit, Soll und Saldo - Monat für Monat, als PDF oder Excel, mit dem Logo des Betriebs.
✓Zuschläge sichtbar: Sonntag, Feiertag, Spät und Nacht stehen mit Stunden und Satz auf dem Nachweis - dieselbe Rechnung, die auch der Lohnexport ans Steuerbüro liefert.
✓Vertrauen statt Nachfragen: Wer seine Zeiten und Zuschläge selbst nachvollziehen kann, muss nicht nachrechnen und nicht nachfragen. Unser Ziel: Transparenz, die Zufriedenheit schafft.

Zeitnachweis eines Mitarbeiters mit Firmenlogo, allen Buchungen des Monats und den zuschlagsfähigen Stunden

Presio-Dashboard mit Stempeluhr, Zeitkonto und Schnellzugriffen

Warum Presio hier passt

Gemacht für euren Alltag

✓Ein Plan je Event, nicht je Woche: Aufbau, Service, Abbau als Dienste am Veranstaltungsort - auch über Mitternacht, auch an drei Orten am selben Tag.
✓Aushilfen und Agenturen zusammen: Offene Dienste gehen per Push an den eigenen Pool und über die Partner-Schnittstelle an Personaldienstleister - deren Kräfte zählen in der Besetzung mit.
✓Stempeln am Einsatzort: Per Geofence weiß Presio, an welchem Veranstaltungsort gestempelt wird - der Einsatzort setzt sich von selbst, auch ohne Netz auf dem Gelände.
✓Stunden aufs Event gebucht: Beim Einstempeln das Event wählen; die Auswertung zeigt, was jede Veranstaltung an Personal gekostet hat - inklusive Budget je Event.
✓Der Veranstalter zeichnet ab: Nach dem Abbau QR-Code zeigen: Der Kunde bestätigt die geleisteten Stunden auf seinem Handy - beweissicher festgehalten, ohne Konto.
✓Kurzfristige Ausfälle abfangen: Sagt jemand zwei Stunden vor Aufbau ab, geht der Dienst sofort an alle Passenden - wer zuerst zusagt, ist eingeplant.

Alle Funktionen im Überblick

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Wir arbeiten fast nur mit Aushilfen - lohnt sich das?

Gerade dann. Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Stundenkonten stehen je Person, auch bei kurzfristigen Verträgen. Wer für ein Event zusagt, steht im Plan; die Stunden landen automatisch beim Event.

Können wir mehrere Veranstaltungen am selben Tag planen?

Ja - jedes Event ist ein eigenes Projekt mit eigenen Diensten und eigenem Ort. Eine Person kann am selben Tag auf zwei Events stehen; Presio prüft dabei Ruhezeiten und Überschneidungen.

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