Darba laika uzskaite ir obligāta, un tās laikā rodas personas dati. Šis ceļvedis skaidro, uz kāda tiesiskā pamata balstās darba laika uzskaite, kā darba devēji aizsargā savu darbinieku datus, kas attiecas uz atrašanās vietu un paziņojumiem par slimību, cik ilgi dati tiek glabāti un kad savu vārdu saka darbinieku padome. Beigās atradīsi kontrolsarakstu ieviešanai.
Tiklīdz uzņēmums uzskaita darba laiku, tas apstrādā personas datus Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē. Pie tiem pieder ikdienas darba laika sākums, beigas un ilgums, pārtraukumi, virsstundas un prombūtnes, piemēram, atvaļinājums vai slimība, kā arī piekļuves dati lietotnei un attiecīgā gadījumā darba vieta. Visas šīs ziņas var attiecināt uz konkrētu personu, tāpēc uz tām attiecas datu aizsardzība.
Tas nepadara darba laika uzskaiti problemātisku. Tas tikai nozīmē, ka darba devējam kā pārzinim jāizpilda daži pienākumi: tiesiskais pamats, datu minimizēšana, aizsardzība pret nesankcionētu piekļuvi, dzēšanas termiņi un pārredzamība attiecībā pret darbiniekiem.
Obligātajai uzskaitei piekrišana parasti nav vajadzīga. Darba devējiem ir pienākums veikt uzskaiti: vispārīgi kopš Vācijas Federālās darba tiesas 2022. gada 13. septembra lēmuma, virsstundām saskaņā ar Darba laika likuma (ArbZG) § 16 2. daļu un noteiktās nozarēs, kā arī mazapjoma darbiniekiem saskaņā ar Minimālās algas likuma (MiLoG) § 17. Vairāk par to rakstā Darba laika uzskaites pienākums.
Tāpēc tiesiskais pamats ir VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts (juridiska pienākuma izpilde), algas aprēķinam papildus b) apakšpunkts (darba līguma izpilde). Agrāk visbiežāk minētais BDSG (Vācijas Federālā datu aizsardzības likuma) § 26 kopš Eiropas Savienības Tiesas 2023. gada 30. marta sprieduma (C-34/21) kā patstāvīgs pamats ir piemērojams tikai ierobežoti. Piekrišana darba attiecībās jebkurā gadījumā būtu problemātiska, jo tai jābūt brīvprātīgai. Tā ir aktuāla tikai papildu funkcijām, kas pārsniedz pienākumu, piemēram, brīvprātīgam profila fotoattēlam.
Tas ir biežākais praktiskais jautājums, un atbilde sastāv no dažiem konkrētiem pasākumiem. VDAR 32. pants prasa riskam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus. Darba laika uzskaitei tas nozīmē:
Fiksēt drīkst tikai to, kas darba laika uzskaitei patiešām nepieciešams. Reāllaika atrašanās vietas izsekošanai, slēptai uzraudzībai vai slēptai uzvedības izsekošanai šeit nav vietas, un tās nav pieļaujamas.
Turklāt ir spēkā mērķa ierobežojuma princips. Darba laika uzskaitei vāktie dati kalpo darba laikam un algas aprēķinam, nevis slēptai darba rezultātu vai uzvedības kontrolei. Ja analīzei jākalpo citam mērķim, tai vajadzīgs atsevišķs pamats, un darbiniekiem par to jāzina.
Daudzas darba laika uzskaites lietotnes var izmantot atrašanās vietu. No datu aizsardzības viedokļa izšķiroša ir šāda atšķirība:
Jebkurā gadījumā darbiniekiem iepriekš jāzina, vai un kad tiek pārbaudīta atrašanās vieta. Ja ir darbinieku padome, funkcija jāiekļauj uzņēmuma vienošanās.
Veselības dati ir īpašu kategoriju personas dati saskaņā ar VDAR 9. pantu un ir īpaši aizsargāti. Darba laika uzskaitei pietiek ar darbnespējas faktu, norādot sākumu un beigas. Slimības iemesls darba devējam paredzētajā darbnespējas lapā tik un tā nav norādīts, un tam nav vietas lietotnē.
Darba grafikā kolēģiem jābūt redzamam tikai “prombūtnē”, nevis “slims”. Kurš redz kādu prombūtnes veidu, nosaka tiesību koncepcija. Līdzīgi sensitīvi ir dati no atgriešanās darbā vadības, kas tiek glabāti atsevišķi un pieejami tikai pilnvarotām personām, kā aprakstīts rakstā Atgriešanās darbā (BEM).
Darba laika datus drīkst glabāt tikai tik ilgi, cik nepieciešams vai likumā noteikts. Svarīgākie termiņi:
Pēc attiecīgā termiņa beigām dati jādzēš. Praksē palīdz vienkārša dzēšanas koncepcija: dienas vērtības pēc diviem līdz trim gadiem, aprēķinātās mēneša vērtības pēc nodokļu termiņa beigām, aizgājušo darbinieku dati pēc visu termiņu beigām. Tā nav juridiska konsultācija, konkrētā gadījumā lūdzu pārbaudi.
Ja uzņēmums izmanto darba laika uzskaites programmatūru, piegādātājs apstrādā personāla datus darba devēja uzdevumā. Tāpēc saskaņā ar VDAR 28. pantu ir nepieciešams Datu apstrādes līgums (AVV). Tas nosaka, kādi dati un kādam nolūkam tiek apstrādāti, kādi tehniskie un organizatoriskie pasākumi tiek piemēroti, kādi apakšuzņēmēji tiek piesaistīti un ka pakalpojuma sniedzējs datus neizmanto saviem mērķiem.
Kam uzņēmumiem jāpievērš uzmanība: datu apstrādes līgums ir noslēgts, pirms tiek ievadīti īsti dati. Apakšuzņēmēji ir norādīti ar to atrašanās vietu. Un ir skaidrs, kā dati līguma beigās tiek atdoti vai dzēsti.
Ja uzņēmumā ir darbinieku padome, tai, ieviešot elektronisku darba laika uzskaiti, ir līdznoteikšanas tiesības saskaņā ar Uzņēmuma satversmes likuma (BetrVG) § 87 1. daļas 6. punktu, jo programmatūra tehniski ir piemērota uzvedības vai darba rezultātu uzraudzībai. Uz to, vai uzskaite notiek, tai pēc Federālās darba tiesas lēmuma vairs nav ietekmes, taču uz to, kā tā notiek, ir gan. Parasti tiek noslēgta uzņēmuma vienošanās, kas nosaka funkcijas, piekļuves tiesības, atskaites un dzēšanas termiņus. Vairāk par to rakstā Darba grafiks un darbinieku padome.
Saskaņā ar VDAR 13. pantu darbinieki jāinformē ieviešanas laikā. Parasti pietiek ar īsu informatīvu lapu, kas atbild: kādi dati tiek vākti? Kādam nolūkam? Kam ir piekļuve? Kurš piegādātājs tos apstrādā un kur? Cik ilgi tos glabā? Kādas ir tiesības?
Pie šīm tiesībām pieder piekļuve saviem datiem, nepareizu ierakstu labošana un dzēšana pēc termiņu beigām. Darba laika uzskaite, kurā katra persona jebkurā laikā pati redz savu darba laiku, laika kontu un atvaļinājumu atlikumu, ikdienā gandrīz pati par sevi apmierina vajadzību pēc informācijas.
Presio katra persona redz tikai savu darba laiku, savu laika kontu un savu atvaļinājumu. Komandu vadītāji redz savu jomu, personāla lietas paliek vadībai. Laiks tiek reģistrēts ar personīgu piekļuvi, pārlūkā vai kioska planšetē ar personīgu PIN. Labojumi notiek ar pieteikumiem un apstiprināšanu. Ar iestatījumu “Atzīmēties tikai darba vietā” Presio reģistrēšanās brīdī pārbauda, vai persona atrodas norādītajā vietā. Atrašanās vietas izsekošanas darba laikā nav. Pašziņošanu par slimību lietotnē var izslēgt katram uzņēmumam vai komandai. Lietotnes dati atrodas datu centrā ES. Ar klientiem Presio noslēdz datu apstrādes līgumu, apakšuzņēmēji ir norādīti dokumentā Privātuma politikā.
Jā. Uzskaite ir pieļaujama, ja tiek apstrādāti tikai nepieciešamie dati, ir tiesiskais pamats, dati ir aizsargāti, ar piegādātāju ir noslēgts datu apstrādes līgums un darbinieki ir informēti. Lietotne bieži vien ir datu taupīgāka nekā papīra saraksti, kas atklāti karājas atpūtas telpā.
Nē, ne obligātajai uzskaitei. Tā balstās uz VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunktu, jo darba devējam ir pienākums veikt uzskaiti. Piekrišana ir aktuāla tikai brīvprātīgām papildu funkcijām.
Ar atsevišķu piekļuvi katrai personai, lomu un tiesību koncepciju, žurnālā reģistrētiem labojumiem, šifrētu pārsūtīšanu, piegādātāju ar datu apstrādes līgumu, dzēšanas koncepciju un atsakoties no datiem, kas nevienam nav vajadzīgi, piemēram, no diagnozēm vai pastāvīgas atrašanās vietas izsekošanas datiem.
Vienreizēja pārbaude, atzīmējoties darba sākumā un beigās, parasti ir attaisnojama, ja tam ir objektīvs iemesls un darbinieki ir informēti. Pastāvīga atrašanās vietas izsekošana darba laikā darba laika uzskaitei nav nepieciešama un principā nav pieļaujama.
Nē, savu darba laiku un laika kontu redz tikai pati persona un pilnvarotie, piemēram, komandas vadītājs. Darba grafikā kolēģi redz, kurš kad ir ieplānots vai prombūtnē, bet ne prombūtnes iemeslu.
Nē. Darba laika uzskaitei pietiek ar darbnespēju un periodu. Slimības iemesls ir veselības dati saskaņā ar VDAR 9. pantu, un darba laika uzskaitei tas nav vajadzīgs.
Ieraksti saskaņā ar Darba laika likuma (ArbZG) § 16 2. daļu un Minimālās algas likuma (MiLoG) § 17 - vismaz divus gadus. Algas un nodokļu dokumenti - no sešiem līdz desmit gadiem. Pēc tam dati jādzēš. Tā nav juridiska konsultācija, konkrētā gadījumā lūdzu pārbaudi.
Par to, vai uzskaiti veikt, - nē, jo uzskaites pienākums pastāv jebkurā gadījumā. Par to, kā to veikt, - jā: elektroniskas darba laika uzskaites gadījumā darbinieku padomei ir līdznoteikšanas tiesības saskaņā ar § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, ko parasti regulē uzņēmuma vienošanās.
Reģistrējies, izveido komandu, sāc - izmēģini Presio bez maksas un bez saistībām, pilnīgi bez kredītkartes.
Izmēģini tagad bez maksas