Kurzarbeitergeld wird Monat für Monat beantragt - und jeder Antrag steht und fällt mit einer Zahl je Person: den Ausfallstunden. Woraus sie sich ergeben, welche Nachweise die Agentur für Arbeit erwartet und warum sich das aus einer sauberen Zeiterfassung fast von selbst ergibt.
Bei erheblichem Arbeitsausfall mit Entgeltausfall kann der Betrieb Kurzarbeitergeld beantragen (§§ 95 ff. SGB III). Der Ablauf ist zweistufig: zuerst die Anzeige des Arbeitsausfalls bei der Agentur für Arbeit, dann Monat für Monat der Leistungsantrag mit den tatsächlichen Zahlen.
Voraussetzung ist unter anderem, dass der Ausfall vorübergehend und unvermeidbar ist, dass Arbeitszeitguthaben zuvor abgebaut werden und dass im jeweiligen Monat ein bestimmter Anteil der Belegschaft betroffen ist. Kurzarbeit ist außerdem mitbestimmungspflichtig - ohne Betriebsvereinbarung oder Zustimmung der Betroffenen geht es nicht.
Für jeden Abrechnungsmonat und jede Person gilt:
Ausfallstunden = Sollarbeitszeit − tatsächlich geleistete Arbeitszeit
Die Agentur verlangt, dass die Arbeitszeiten fortlaufend und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Bei der späteren Abschlussprüfung wird genau das kontrolliert - Betriebe mit Excel-Listen tun sich hier regelmäßig schwer.
Unter Organisation → Abwesenheiten lässt sich Kurzarbeit einschalten. Presio legt dabei gleich die Abwesenheitsart „Kurzarbeit" an, damit der Ausfall im Dienstplan sichtbar geplant werden kann und nicht als unentschuldigtes Fehlen erscheint.
Unter Personal → Kurzarbeit steht dann je Monat für jede Person: Sollstunden, Iststunden, Ausfallstunden und die Ausfallquote, dazu die Zahl der geplanten Kurzarbeitstage. Wer voll gearbeitet hat, taucht gar nicht erst auf. Das Ganze lässt sich als Excel-Datei exportieren - als Anlage zum Leistungsantrag oder für das Lohnbüro.
Die Grundlage sind die Arbeitstage von Montag bis Freitag; Feiertage sind nicht abgezogen, weil sie je Bundesland verschieden sind. Der Hinweis steht direkt im Fenster, damit niemand die Zahl ungeprüft übernimmt.
Die reguläre Bezugsdauer beträgt zwölf Monate; per Rechtsverordnung wurde sie in der Vergangenheit mehrfach verlängert.
Nein. Anspruch besteht nur für versicherungspflichtig Beschäftigte.
Für Auszubildende gilt zunächst die Fortzahlung der Vergütung; Kurzarbeit kommt erst nachrangig und unter engen Voraussetzungen in Betracht.
Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskunft gibt die Agentur für Arbeit.
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