Verpflegungsmehraufwand:
Pauschalen und Nachweis

Die Pauschalen

Geregelt ist der Verpflegungsmehraufwand in § 9 Abs. 4a EStG. Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte:

• Mehr als 8 Stunden Abwesenheit an einem Kalendertag: 14 Euro.
• 24 Stunden Abwesenheit (also ein voller Zwischentag bei mehrtägiger Reise): 28 Euro.
• An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: je 14 Euro, unabhängig von der Dauer.

Die Beträge gelten für Inlandsreisen; fürs Ausland veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich länderspezifische Sätze. Der Arbeitgeber kann die Pauschale steuerfrei erstatten. Tut er es nicht, können Beschäftigte sie als Werbungskosten geltend machen.

Die Fallstricke

• Erste Tätigkeitsstätte: Wer im eigenen Betrieb arbeitet, bekommt nichts. Entscheidend ist, wo die erste Tätigkeitsstätte arbeitsrechtlich zugeordnet ist - bei Bau und Montage oft gar keine, dann zählt die Abwesenheit von der Wohnung.
• „Mehr als" 8 Stunden: Genau acht Stunden reichen nicht. Das klingt kleinlich, entscheidet aber über 14 Euro.
• Dreimonatsfrist: Bei längerfristigem Einsatz an derselben Stelle ist die Pauschale auf drei Monate begrenzt; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu.
• Mahlzeitengestellung: Stellt der Arbeitgeber oder der Kunde Verpflegung, wird gekürzt - Frühstück um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent des Tagessatzes.
• Abwesenheit, nicht Arbeitszeit: Gerechnet wird die Zeit der Abwesenheit, nicht die reine Arbeitszeit. Wer um 6 Uhr losfährt, mittags vier Stunden Zwangspause hat und um 18 Uhr zurück ist, war zwölf Stunden abwesend.

Was sich automatisieren lässt - und was nicht

Aus einer Zeiterfassung lässt sich sauber ableiten, wie lange jemand an einem auswärtigen Einsatzort war: von der ersten Kommt- bis zur letzten Geht-Buchung an diesem Tag. Damit ist die 8-Stunden-Pauschale rechenbar.

Nicht ableitbar ist, ob jemand auswärts übernachtet hat. Keine Stempelung der Welt weiß das. Ehrliche Software rechnet den vollen Tagessatz deshalb nicht einfach hoch, sondern lässt diese Tage markieren.

Wie Presio das löst

Unter Organisation → Arbeitsorte bekommt jeder Arbeitsort einen Haken „Auswärtstätigkeit". Baustelle Nord: ja. Betriebshof: nein. Die Sätze für die 8-Stunden- und die Tagespauschale stehen daneben und lassen sich anpassen, wenn der Gesetzgeber sie ändert.

Unter Personal → Verpflegungsmehraufwand steht dann je Monat, Tag und Person die Abwesenheitsdauer an auswärtigen Orten und der daraus errechnete Betrag. Tage mit Übernachtung sowie An- und Abreisetage werden in derselben Zeile markiert; erst dann greift der höhere Satz. Darunter steht die Summe je Person - das, was in die Abrechnung geht.

Die Grenze steht offen im Fenster: Presio rechnet, was aus den Zeiten hervorgeht, und sagt dazu, was es nicht wissen kann.

Häufige Fragen

Gilt die Pauschale auch bei Fahrten ohne Kundenkontakt?

Ja, es kommt auf die Auswärtstätigkeit an, nicht auf ihren Inhalt. Auch Fahrtzeit zählt zur Abwesenheit.

Was ist mit Teilzeitkräften?

Die Pauschale hängt allein an der Abwesenheitsdauer, nicht am Beschäftigungsumfang.

Muss der Arbeitgeber erstatten?

Steuerrechtlich nicht - eine Erstattungspflicht kann sich aber aus Arbeits- oder Tarifvertrag ergeben. Im Baugewerbe ist die „Auslöse" tariflich geregelt und liegt oft über den steuerlichen Sätzen.

Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Die aktuellen Pauschalen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.