Useat työvuorolistat:
yksi yritys, monta aluetta

Ongelma: yksi lista kaikkeen tai kolme työkalua kolmelle alueelle

Se, joka useat alueet suunnittelee yrityksessä, tuntee molemmat umpikujat. Ensimmäinen: kaikki menee yhteen työvuorolista. Asema, koulu ja hallinto ovat allekkain, miehitysrivi laskee yhteen asioita, jotka eivät kuulu yhteen, ja se, joka suunnittelee vain koulua, vierittää joka viikko ohi neljäkymmentä riviä, jotka eivät kuulu hänelle.

Toinen: erilliset työkalut alueittain. Asemalla on oma ohjelmistonsa, koululla Excel-taulukko, kapakalla seinäkalenteri. Jokainen alue on erikseen selkeä - mutta henkilö, joka opettaa tiistaisin ja istuu viikonloppuna ambulanssissa, on nyt olemassa kahteen kertaan. Kaksi lomatiliä, kaksi tuntitiliä, kaksi kirjautumista, eikä kukaan huomaa, että hän seisoo yövuoron jälkeen maanantaina kello 8 luokan edessä.

Milloin useat työvuorolistat ovat järkeviä

Ei jokainen kahden osaston yritys tarvitse kahta listaa. Keittiö ja sali samassa ravintolassa työskentelevät samaan aikaan samassa paikassa ja niitä suunnittelee sama henkilö - ne ovat kaksi työpistettä yhdessä listassa. Oma Työvuorolista alueittain kannattaa, kun vähintään kaksi kohtaa pätee:

• Omat vuorot ja työpisteet: Leipomolla on aamuvuoro kello 3 alkaen, kapakalla lounas ja ilta. Aseman 24 tunnin vuorolla ei ole mitään tekemistä koulussa.
• Eri ajat: Koulu suunnittelee kurssijaksoittain, asema ympäri vuorokauden vuorokierrossa. Yhteinen lista näyttää molemmat eikä auta kumpaakaan.
• Eri suunnittelijat: Aseman johto suunnittelee aseman, koulun johto koulun. Kumpikin tarvitsee oman listansa ilman toisen rivejä - mutta molempien pitää nähdä sama henkilö.
• Useat toimipisteet: Kaksi toimipistettä, kaksi asemaa, kaksi taloa. Työvuorolista usealle toimipisteelle on sama tapaus: suunnittelu erikseen, hallinta yhdessä.

Mitä rakenteen on tehtävä

Jotta erilliset listat eivät muutu erillisiksi maailmoiksi, ohjelmisto tarvitsee selkeän hierarkian: Työvuorolista → työpiste → vuorot. Työvuorolista on kehys, jonka suunnittelija avaa. Siinä ovat työpisteet, kuten Ambulanssi 1, luentosali tai osasto 3, ja jokaiseen työpisteeseen kuuluvat vuorot, joita siellä tehdään. Neljä asiaa on ratkaistava:

• Henkilöt yhdellä tai useammalla listalla: Useimmat työntekijät kuuluvat yhteen alueeseen. Jotkut kahteen - käytännön ohjaaja, joka ajaa ja opettaa, leipuri, joka auttaa lauantaisin kapakassa. He näkyvät molemmilla listoilla, mutta yhtenä henkilönä yhdellä tilillä.
• Työpiste useassa listassa: Joitakin paikkoja käyttää kaksi aluetta, esimerkiksi koulutustilaa tai poliklinikkaa, johon osasto ja päivystys lähettävät henkilöstöä. Tällainen Työpiste useassa työvuorolistassa näkyy kussakin, omine vuoroineen.
• Yksi lomatili, yksi työajanseuranta: Se, joka on kahdella listalla, saa silti vain yhden lomatilin ja yhden tuntitilin. Koulun loma näkyy asemalla poissaolona, viikonlopputunnit lasketaan samalle tilille kuin opetustunnit.
• Yksi kirjautuminen: Henkilö kirjautuu kerran sisään ja näkee vuoronsa kaikista listoista yhdessä luettelossa.

Eteneminen neljässä vaiheessa

1. Luo työvuorolistat

Luokaa jokaiselle omat vuorot, ajat tai suunnittelijat omaavalle alueelle oma työvuorolista: „Ambulanssiasema", „Koulu", „Leipomo", „Kapakka". Vähemmän on enemmän: kaksi neljään listaa on useimmissa yrityksissä oikea määrä.

2. Kohdista työpisteet ja vuorot

Kohdistakaa jokaiselle listalle sen työpisteet ja liittäkää vuorot pisteisiin: Ambulanssi 1 24 tunnin vuorolla, luentosali aamu- ja iltapäivällä, leipomo aamuvuorolla kello 3 alkaen. Piste, jota käyttää kaksi aluetta, saa molemmat listat. Vuorot ilman kiinteää työpistettä, esimerkiksi varallaolo, kohdistatte suoraan yhdelle listalle.

3. Kohdista henkilöt

Jokainen henkilö kuuluu yhteen tai useampaan listaan. Se kuuluu sinne, missä muutenkin ylläpidätte perustietoja - työntekijälomakkeeseen luotaessa ja henkilöstökansioon, kun myöhemmin jotain muuttuu. Se, joka ajaa vain asemalla, saa aseman; käytännön ohjaaja saa aseman ja koulun ja näkyy molemmilla listoilla, yhdellä tilillä.

4. Vaihdin työvuorolistassa

Arjessa suunnittelija tarvitsee vain yhden vaihtimen työvuorolistassa, jolla hän vaihtaa aseman ja koulun välillä. Henkilöt, työpisteet, vuorot ja miehitysrivi noudattavat valittua listaa. Henkilö, joka on molemmilla, näkyy molemmilla; samoin hänen poissaolonsa ja ristiriitansa.

Esimerkkejä käytännöstä

Ambulanssiasema ja ensihoidon koulu: Asema ajaa ympäri vuorokauden, koulu opettaa kurssiaikataulun mukaan. Ensihoitajat, joilla on opetustehtävä, ovat molemmilla listoilla. Ristiriitatarkistuksen on toimittava molempien yli: se, jolla oli sunnuntain yö ambulanssissa, ei saa seistä maanantaina kello 8 luentosalissa. Lepoaika ei tunne listan rajaa.

Leipomo ja kapakka: Leipomo alkaa kello 3, kapakka sulkee puolenyön aikaan. Kaksi listaa, kaksi suunnittelijaa, tuskin päällekkäisyyksiä - paitsi leipurin, joka auttaa lauantaisin salissa, ja johtajan, joka pitää molemmat silmällä. Hän vaihtaa näkymää sen sijaan, että avaisi kaksi taulukkoa; tunnit kertyvät yhdelle tuntitilille, DATEV-vienti pysyy yhtenä.

Klinikka osastoineen ja poliklinikkoineen: Jokainen osasto suunnittelee itse, poliklinikka myös. Poolityöntekijä, joka työskentelee osastolla 2 tai poliklinikalla, on molemmilla listoilla. Poliklinikka työpisteenä kuuluu omaan listaansa ja sen osaston listaan, jota se miehittää päivisin - kullakin listalla miehitysrivi laskee vain sen, mikä koskee kyseistä listaa. Vuosilomasuunnittelu toimii silti koko talolle yhtenä yleiskatsauksena, ryhmiteltynä työvuorolistan mukaan.

Miten Presio auttaa useiden työvuorolistojen kanssa

Juuri tämän rakenteen olemme rakentaneet Presioon. Organisaatio voi useat työvuorolistat pitää yllä, ja kaikki muu pysyy ennallaan:

• Useat työvuorolistat organisaatiota kohti: Luotte kohdassa „Hallitse työvuorolistoja" niin monta listaa kuin yrityksessänne on alueita - asema, koulu, leipomo, kapakka, osasto 1-4.
• Vaihdin pikasyötön vieressä: Työvuorolista-välilehdellä valitsette aktiivisen listan suoraan pikasyötön vieressä. Henkilöt, työpisteet, vuorot ja miehitysrivi seuraavat valintaa.
• Rakenne työvuorolista → työpiste → vuorot: Kohdassa „Hallitse vuoroja" näette jokaiselle listalle sen työpisteet ja niiden alla vuorot, joita siellä tehdään. Työpisteeseen kuuluva vuoro seuraa automaattisesti pisteensä listoja; vain vuorot ilman työpistettä kohdistatte itse.
• Työpisteiden ja henkilöiden moninkertainen kohdistus: Työpiste voi kuulua useaan työvuorolistaan ja näkyy kussakin. Henkilöt kohdistatte työntekijälomakkeessa tai henkilöstökansion perustiedot-välilehdellä yhteen tai useampaan listaan - yksi henkilö, yksi tili, niin monta listaa kuin tarvitaan.
• Laskurit ja miehitys listaa kohti: Miehitysrivi ja tavoitearvot lasketaan listaa kohti. Koulu ei laske asemaa mukaan - mutta henkilön lepoaika ja poissaolot koskevat kaikkia listoja.
• Kaikki yhdessä tilissä: Työajanseuranta, poissaolot, vuosilomasuunnittelu, palkkavienti ja sovellus pysyvät yhtenä. Se, joka on kahdella listalla, leimaa yhdellä kirjautumisella, hänellä on yksi tuntitili ja hän näkee vuoronsa molemmista listoista yhdessä luettelossa.

Lyhyesti: tämä Työvuorolistaohjelmisto usealle tiimille antaa jokaiselle alueelle oman listansa ja pitää ihmisen sen takana yhtenä henkilönä. Yhden alueen yrityksille mikään ei muutu - siellä on täsmälleen yksi työvuorolista.