Kirjaa ylityöt oikein:
Säännöt, saldo & käytäntö

Mitä ylityöt ovat?

Ylitöiksi katsotaan työaika, joka ylittää työsopimuksessa, paikallisessa sopimuksessa tai työehtosopimuksessa sovitun säännöllisen työajan. Tästä on erotettava Lisätyö - termi, jota käytetään usein kuvaamaan Arbeitszeitgesetzin (saksalainen työaikalaki) mukaisen lakisääteisen enimmäistyöajan ylittämistä. Arjessa molempia termejä käytetään usein synonyymeinä, ja niillä tarkoitetaan yleensä sovitun työajan ylittävää tehtyä aikaa.

Tärkeää laskennan kannalta: Tauot eivät lasketa työajaksi eikä siten myöskään ylitöiksi. Ratkaisevaa on todellisuudessa tehty työaika, ei pelkkä läsnäolo yrityksessä.

Miksi tarkka kirjaus on tärkeää

Ylitöiden kirjaaminen on osa yleistä Työajanseurantavelvoite: Kirjattava on päivittäisen työajan alkamisaika, päättymisaika ja kesto - siis myös se aika, joka ylittää sovitun työmäärän.

Tähän lisätään käytännön hyöty: jos myöhemmin syntyy riita ylitöiden määrästä ja korvauksesta, näyttötaakka on yleensä sillä, joka vaatimuksia esittää. Ilman jäljitettäviä kirjauksia sana on nopeasti sanaa vastaan. Aukoton dokumentointi luo selvyyttä molemmille osapuolille.

Työaikatili ja liukuva työaika

Monissa yrityksissä yli- ja miinustunnit kirjataan Työaikatili kirjataan. Joka tekee enemmän kuin on sovittu, kerää plustunteja; joka lähtee aikaisemmin tai tekee vähemmän, kerää miinustunteja. Liukuvan työajan malleissa pienemmät vaihtelut tasoittuvat näin itsestään ajan myötä.

Ratkaisevaa on pitää Saldo jatkuvasti näkyvissä yllä. Muutoin huomaamatta kertyy suuria plus- tai miinussaldoja, joita on vuoden lopussa enää vaikea purkaa reilusti. Mitä avoimempi ajantasainen tilanne on molemmille osapuolille, sitä harvemmin tulee ikäviä yllätyksiä.

Maksetaanko rahana vai pidetäänkö vapaana?

Ylitöiden tasaamiseen on kaksi yleistä tapaa: Vapaa-ajan korvaus (tunnit puretaan myöhemmin vapaa-aikana) tai Korvaus (tunnit maksetaan rahana, osin korotuksella). Mikä vaihtoehto pätee, riippuu kulloisestakin työsopimuksesta, paikallisesta sopimuksesta tai työehtosopimuksesta.

Joissakin sopimuksissa on ehtoja, joiden mukaan tietty määrä ylitöitä katsotaan sisältyvän palkkaan. Tällaiset ehdot eivät ole aina päteviä - epäselvissä tapauksissa kannattaa tarkistaa sopimus ja tarvittaessa hankkia asiantuntijan neuvoa. Valitusta tavasta riippumatta pätee: vain se, mikä on kirjattu siististi, voidaan myös hyvittää oikein.

Yleiset virheet

Useimmat ongelmat eivät synny pahasta tahdosta vaan epäsiististä kirjauksesta. Erityisen usein esiintyy:

• Laput ja Excel-listat - ne katoavat, niitä on vaikea analysoida, ja tietoja siirrettäessä virheitä pääsee huomaamatta mukaan.
• Unohtuneet tauot - jos taukoja ei vähennetä, saldot näyttävät liian suurilta.
• Hyväksymättömät ylityöt - jos tunteja kertyy ilman sopimista, riskinä on kiista siitä, lasketaanko ne ylipäätään mukaan.

Tarvitsetko aluksi vain yksinkertaisen mallin tuntien kirjaamiseen? Täältä saat ilmaisen tuntilapun PDF- ja Excel-muodossa.