Projektiajanseuranta:
Tunnit sinne, minne ne kuuluvat

Miksi kirjata projektiaikoja?

Lakisääteinen työajanseuranta vastaa kysymykseen kuinka kauan joku on työskennellyt. Projektiajanseuranta vastaa kysymykseen mihin. Vasta tämän toisen tiedon myötä tuntisaldosta tulee luku, jolla voitte laskea. Kolme syytä, miksi se kannattaa:

• Jälkilaskenta: Olette laskeneet tarjouksen 120 tunnilla. Oliko niitä lopulta 110 vai 160? Sen kertovat vain Tunnit projekteittain ja ilman niitä laskette seuraavan tarjouksen taas mutu-tuntumalla. Jälkilaskenta on ainoa tapa tarkistaa omat tuntihinnat ja aika-arviot.
• Laskutus työmäärän mukaan: Se, joka laskuttaa tuntien mukaan, tarvitsee tositteen, jonka asiakas voi ymmärtää: kuka henkilö, minä päivänä, kuinka kauan, millä tilauksella. Tuntilappu projekteittain, joka tulee työajanseurannasta eikä muistista, estää keskustelut laskun yhteydessä.
• Budjetti hallinnassa: Kun tunnit kohdistetaan projektille jatkuvasti, näette kesken projektin, kuinka paljon budjetista on käytetty - ei vasta, kun palkanlaskenta on valmis. Se on ydin käsitteessä Projektiseuranta tunneilla: korjaa suuntaa, kun se vielä on mahdollista.

Lisäksi on neljäs syy, jota usein aliarvioidaan: se, joka kohdistaa oman aikansa projekteille, näkee itse, mihin se valuu. Tunti pikkuhommia kahden tilauksen välissä ilmestyy yhtäkkiä analyysiin sen sijaan, että se ei olisi kenenkään laskussa.

Mikä tekee projektiajanseurannasta hyvän

Monet yritykset kirjaavat projektiaikoja jo pitkään - iltaisin, paperille tai Excel-taulukko. Ongelma ei ole taulukko vaan ajankohta. Se, joka kello 17 rekonstruoi, mitä on tehnyt kello 7 lähtien, pyöristää täysiin tunteihin, unohtaa välipysähdyksen toisen asiakkaan luona ja jakaa loput mutu-tuntumalla. Luvut näyttävät siisteiltä ja ovat silti vääriä. Hyvä Projektiajanseuranta tunnistetaan neljästä ominaisuudesta:

• Valitse leimatessa sen sijaan, että arvioit illalla: Projekti valitaan sillä hetkellä, kun työ alkaa - leimatessa. Yksi napautus puhelimella, valmis. Näin kohdistus on osa leimausta eikä ylimääräinen tehtävä työpäivän päätteeksi.
• Vaihto päivän aikana: Tuskin kukaan työskentelee kahdeksaa tuntia yhtäjaksoisesti samalla projektilla. Aamupäivällä työmaa A, iltapäivällä asiakaspalvelu B:llä, välissä tunti verstaalla. Projektin vaihdon on oltava mahdollista kesken vuoron ilman ulos- ja uudelleen sisäänleimausta - ja sen on luotava siisti aikajakso, joka päättyy A:lla ja alkaa B:llä.
• Jälkikäteinen kohdistus: Aina tulee tapauksia, joissa joku unohtaa projektin tai valitsee väärän. Silloin korjauksen on oltava helppoa: avaa päivä, anna jaksolle oikea projekti, lähetä hyväksyttäväksi. Ilman tätä reittiä vääriä tunteja päätyy laskuun.
• Analyysi projekteittain ja henkilöittäin: Lopulta ratkaisee kysymys, kuinka monta tuntia projektilla on ja kuka ne on tehnyt. Molempia yhdessä tarvitsette laskua ja jälkilaskentaa varten - ja molempien pitäisi näkyä yhdellä silmäyksellä, ei vasta pivot-taulukon jälkeen.

Kustannuspaikka, projekti, tilaus: mikä on mikä?

Käsitteitä käytetään usein sekaisin, mutta ne tarkoittavat eri asioita:

• Kustannuspaikka: Pysyvä paikka yrityksessä, jossa kustannuksia syntyy - verstas, kohde Pohjoinen, hallinto-osasto. Kustannuspaikat ovat käytössä vuosia. Kustannuspaikkalaskenta kysyy, mitä kukin alue maksaa kuukaudessa; Kustannuspaikkakohtainen työajanseuranta toimittaa siihen henkilöstötunnit.
• Projekti: Hanke, jolla on alku, loppu ja yleensä budjetti - remontti asiakkaalla Meier, verkkosivut toimistolle, talon 3 saneeraus. Projektit luodaan, ne ovat käynnissä ja ne päätetään.
• Tilaus: Yksittäinen asiakastilaus numerolla, usein osa projektia tai sen kanssa identtinen. Käsityöaloilla tilaus ja projekti ovat yleensä sama asia: tilaus 2026-0417, asiakas Meier, kylpyhuoneremontti.

Työajanseurannan kannalta ero on toissijainen. Ratkaisevaa on, että teillä on lista, josta valitaan leimatessa - kutsuttepa sitä projekteiksi, kustannuspaikoiksi tai tilauksiksi. Se, joka tarvitsee molempia, luo kustannuspaikat pysyvinä merkintöinä ja projektit määräaikaisina.

Projektiajanseuranta 4 vaiheessa

1. Luo projektit

Jokainen projekti saa numeron, nimen, asiakkaan ja - jos sellainen on - tuntibudjetin. Numeron pitäisi olla sama kuin tarjouksessa tai kirjanpidossa, jotta analyysi sopii myöhemmin laskuun ilman uudelleenkoodausta. Valmiit projektit päätetään, jotta ne eivät enää näy leimatessa; lista pysyy lyhyenä.

2. Valitse projekti leimatessa

Se, joka aloittaa vuoron, napauttaa työkohteen vieressä projektia. Se toimii omalla puhelimella ja yhtä hyvin yhteisellä laitteella, kuten Kioskitabletti verstaalla tai kohteen sisäänkäynnillä: syötä PIN, napauta projektia, sisäänleimattu. Onko projektin valinta pakollista vai vapaaehtoista, päätätte te - käsityöaloilla puhtaassa tilaustyössä pakko on järkevä, toimistossa, jossa on paljon sisäistä työtä, ei niinkään.

3. Vaihda kesken vuoron

Kun keskipäivällä siirrytään seuraavan asiakkaan luo, projekti vaihdetaan. Aiempi jakso päättyy, uusi alkaa - ilman uloskirjautumista, ilman tauon syntymistä. Illalla päivä koostuu kahdesta tai kolmesta siististä jaksosta, joilla kullakin on yksi projekti. Se, joka unohti jotain, kohdistaa jakson jälkikäteen ajan korjauksella.

4. Analysoi

Analyysi Projektiajat näyttää projekteittain summan ja sen alla tunnit henkilöittäin sekä palkin, joka kertoo, kuinka paljon budjetista on käytetty. Laskua tai jälkilaskentaa varten kokonaisuus lähtee ulos Excelinä - projekteittain, ajanjaksoittain, päivämäärällä ja henkilöllä. Näin Projektiajanseuranta Excel-vaihtoehtona on rakennettu juuri päinvastoin: Excel on tulos, ei työkalu.

Esimerkkejä käytännöstä

Tilauskohtainen työajanseuranta käsityöaloilla ja rakennuksella: Työryhmä leimaa aamulla puhelimella sisään työmaalla Pohjoinen, keskipäivällä kaksi henkilöä vaihtaa asiakaspalvelutehtäviin Pasingiin. Työnjohtaja näkee illalla tunnit työmaittain, toimistolla on kuun lopussa pohja työmäärän mukaiselle laskulle ja tarjouksen jälkilaskennalle. Työmaiden työajanseuranta tarkoittaa tässä: projekti ja työkohde ovat usein sama asia, ja tuntiyhteenveto työmaittain menee tositteena tilaajalle.

Asiakasprojektit toimistossa ja mainostoimistossa: Tässä ratkaisee vaihto päivän aikana. Tunti asiakasta A, sitten palaveri asiakkaalle B, sen jälkeen sisäistä hallintoa. Se, joka kirjoittaa tämän illalla tuntilappuun, hukkaa puolet. Kun vaihto tehdään kesken vuoron, jokainen tunti pysyy siellä, missä se oli - ja asiakasprojektikohtainen budjetti näyttää ajoissa, milloin on neuvoteltava uudelleen.

Kohteet kustannuspaikkoina palvelualalla: Kiinteistösiivous, vartiointipalvelu ja kiinteistöpalvelut laskuttavat kohteittain. Jokainen kohde on kustannuspaikka, jokainen leimaus kantaa sen mukanaan. Kohdevastaava näkee oman kohteensa tunnit, johto kaikki - ja jos jokin kohde ylittää säännöllisesti lasketun työmäärän, se huomataan kuukauden aikana, ei vasta tilinpäätöksessä.

Juridiikka: mikä pysyy pakollisena, mitä tulee lisäksi?

Työajanseuranta on ollut pakollista liittovaltion työtuomioistuimen syyskuun 2022 tuomiosta ja EuGH:n vuoden 2019 tuomiosta lähtien: päivittäisen työajan alku, loppu ja kesto on kirjattava kaikilta työntekijöiltä. Projektin kohdistus ei muuta tätä - se täydentää pakollista kirjausta tiedolla siitä, mihin aika käytettiin. Molemmat kuuluvat yhteen järjestelmään: se, joka kirjaa työajan lain mukaisesti ja pitää projektiaikoja sen rinnalla toisessa taulukossa, on kuun lopussa kahden tilanteen edessä, jotka eivät koskaan täsmää.

Aiheessa Tietosuoja pätee käyttötarkoitussidonnaisuus: projektiaikoja saa käyttää laskutukseen, laskentaan ja seurantaan, ei yleiseen suoritusvalvontaan. Se, joka kirjaa vain sen, mikä näihin tarkoituksiin on tarpeen - projekti, kesto, henkilö - pysyy turvallisella puolella. Yrityksissä, joissa on yritysneuvosto, käyttöönotto on myötämääräämisen alaista BetrVG § 87 momentin 1 kohdan 6 mukaan, kuten mikä tahansa tekninen työajanseuranta. Lisää artikkelissa Työajanseuranta & GDPR.

Miten Presio auttaa projektiajanseurannassa

Olemme rakentaneet projektin kohdistuksen suoraan leimaukseen, emme erilliseksi moduuliksi sen viereen. Käytännössä se tarkoittaa:

• Projektit kohdassa Organisaatio: Luo, päätä ja avaa uudelleen projekteja numerolla, asiakkaalla ja tuntibudjetilla - samassa paikassa kuin ryhmät ja työkohteet.
• Projektipainike työkohteen vieressä: Leimatessa jokainen työntekijä valitsee työkohteen lisäksi projektin - sovelluksessa, selaimessa tai kioskitabletilla PIN-koodilla.
• Projektin vaihto kesken vuoron: Yksi napautus päättää nykyisen jakson ja aloittaa seuraavan - ilman uloskirjautumista, ilman taukoa. Päivä koostuu siisteistä aikajaksoista, joilla kullakin on yksi projekti.
• Projektipakko valinnainen: Te määritätte, saako leimata ilman projektia. Puhtaassa tilaustyössä päälle, sekatiimeissä pois.
• Ajan korjaus projektilla jaksoittain: Väärä tai unohtunut projekti? Ajan korjauksessa jokaiselle jaksolle kohdistetaan oma projektinsa, esihenkilöt hyväksyvät kuten minkä tahansa muun korjauksen.
• Analyysi „Projektiajat“: Tunnit projekteittain ja sen alla henkilöittäin, budjettipalkilla, joka näyttää, kuinka paljon on käytetty - ja Excel-vientinä laskua ja jälkilaskentaa varten.

Ja koska kaikki tämä on osa samaa työajanseurantaa, työaikasaldo, palkanlaskennan valmistelu ja projektitunnit täsmäävät aina. Yksi leimaus, kaksi vastausta: kuinka kauan ja mihin.