Työajanseuranta on pakollista - mutta se käsittelee arkaluontoisia henkilöstötietoja. Mihin tietosuojan kannalta kannattaa kiinnittää huomiota, tiiviisti selitettynä.
Heti kun kirjaat työaikoja, käsittelet henkilötietoja GDPR:n tarkoittamassa mielessä. Näihin kuuluvat paitsi päivittäisen työajan alkamis-, päättymis- ja kestotiedot, myös tauot, ylityöt ja poissaolot kuten lomat tai sairaudet. Nämä tiedot voidaan yhdistää yksittäisiin työntekijöihin - ja niihin sovelletaan siksi tietosuojasääntöjä.
Tämä ei tarkoita, että työajanseuranta olisi ongelmallista. Se tarkoittaa vain: sen, joka sitä harjoittaa, on noudatettava muutamia perustavia tietosuojavelvoitteita.
Tietojenkäsittely edellyttää aina oikeusperustaa. Työajanseurannassa tämä on pääsääntöisesti mutkatonta: käsittely on lakisääteisen Kirjaamisvelvollisuus tarpeen ja tapahtuu työsuhteen puitteissa.
Ratkaisevia ovat yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla (laillinen käsittely, mm. lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja työsopimuksen toteuttamiseksi) sekä § 26 BDSG koskien tietojenkäsittelyä työsuhteen yhteydessä. Työntekijöiden erillistä suostumusta ei siksi pakolliseen kirjaamiseen pääsääntöisesti tarvita.
Kerätä saa vain sen, mikä on työajanseurannan kannalta todella tarpeellista - ei enempää. Reaaliaikainen sijainninseuranta, salainen valvonta tai käyttäytymisen piilotettu jäljittäminen eivät kuulu tähän ja ovat tietosuojalainsäädännön vastaisia.
Lisäksi pätee käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate: työaikaseurantaa varten kerättyjä tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen - ei esimerkiksi suorituskyvyn tai taukokäyttäytymisen valvontaan sivussa. Tähän kuuluu myös avoimuus työntekijöitä kohtaan: heidän tulisi tietää, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen.
Työaikatietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeen tai lain edellyttämää. § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzin mukaisille kirjauksille pätee esimerkiksi vähintään kahden vuoden säilytysaika; palkka- ja veroasiakirjoista voi seurata pidempiä määräaikoja. Kulloisenkin määräajan päätyttyä tiedot on poistettava.
Käytännössä hyödyllinen on ratkaisu, jolla tiedot voi viedä siististi ja poistaa kohdennetusti määräajan päätyttyä - näin säilytät hallinnan siitä, mitä säilytetään ja kuinka kauan.
Jos käytät työajanseurantaan palveluntarjoajan ohjelmistoa, tämä palveluntarjoaja käsittelee henkilöstötietoja toimeksiannostasi. Tässä tapauksessa yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää Henkilötietojen käsittelysopimus (AVV) sinun rekisterinpitäjänä toimivan työnantajan ja palveluntarjoajan välillä.
Tietojenkäsittelysopimus (AVV) määrittää muun muassa, mitä tietoja käsitellään mihinkin tarkoitukseen, mitkä tekniset ja organisatoriset suojatoimet ovat voimassa ja ettei palveluntarjoaja käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Luotettava palveluntarjoaja tarjoaa sinulle tietojenkäsittelysopimuksen - Presiolla löydät sen sivulta Turvallisuus.
GDPR antaa työntekijöille konkreettisia oikeuksia. Näihin kuuluu erityisesti tietojensaantioikeus: työntekijät voivat saada tietää, mitä tietoja heistä on tallennettu, ja vaatia pääsyä omiin kirjattuihin työaikoihinsa. Lisäksi heillä on oikeus virheellisten tietojen oikaisuun ja - lakisääteisten määräaikojen puitteissa - tietojen poistamiseen.
Työajanseuranta, jossa työntekijät voivat milloin tahansa itse tarkastella omia tuntejaan, täyttää tarkastustarpeen käytännössä itsestään.
Kyllä. Työajan kirjaaminen on sallittua, kun käsitellään vain tarpeelliset tiedot (alku, loppu, tauot), käsittely perustuu oikeusperustaan, tiedot tallennetaan salattuina EU:ssa ja työntekijät voivat käyttää oikeuksiaan. Tähän kuuluu myös toimeksiantosopimus tietojen käsittelystä (AVV) palveluntarjoajan kanssa.
Työaikatodisteet on työaikalain (Arbeitszeitgesetz) mukaan yleensä säilytettävä vähintään kaksi vuotta. Palkka- ja verotukselliset asiakirjat kuuluvat pidempien, kuuden - kymmenen vuoden kauppa- ja verolainsäädännön mukaisten määräaikojen piiriin. Määräaikojen umpeuduttua tiedot on poistettava (käyttötarkoitussidonnaisuus). Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa - yksittäistapauksissa asia kannattaa tarkistuttaa asiantuntijalla.
Vain se, mikä on työajan kirjaamista varten tarpeen: työn alkaminen, työn päättyminen ja tauot, tarvittaessa työn suorituspaikka. Tätä pidemmälle menevä valvonta (esim. aukoton sijainnin seuranta) on tietosuojaoikeudellisesti kielletty. Tietojen minimoinnin periaate on voimassa kauttaaltaan.
Presio isännöi yksinomaan EU:ssa, siirtää salattuna ja toimittaa sinulle käsittelysopimuksen. Kaikki yksityiskohdat löydät sivulta Turvallisuus. Alkuun 31.10.2026 asti ilmaiseksi, ilman luottokorttia.
Kokeile Presiota ilmaiseksiRekisteröidy, luo tiimi, aloita - kokeile Presiota ilmaiseksi ja ilman sitoumuksia, täysin ilman luottokorttia.
Kokeile nyt ilmaiseksi