Työajan kirjaaminen on pakollista, ja siinä syntyy henkilötietoja. Tämä opas kertoo, mihin oikeusperusteeseen työajanseuranta perustuu, miten työnantajat suojaavat työntekijöidensä tiedot, mitä sijaintiin ja sairausilmoituksiin sovelletaan, kuinka kauan tietoja säilytetään ja milloin yritysneuvostolla on sananvaltaa. Lopussa on tarkistuslista käyttöönottoa varten.
Heti kun yritys kirjaa työaikoja, se käsittelee yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) tarkoitettuja henkilötietoja. Niihin kuuluvat päivittäisen työajan alku, loppu ja kesto, tauot, ylityöt ja poissaolot, kuten loma tai sairaus, sekä sovelluksen kirjautumistiedot ja tarvittaessa työkohde. Kaikki nämä tiedot voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön, ja siksi niihin sovelletaan tietosuojaa.
Tämä ei tee työajanseurannasta ongelmallista. Se tarkoittaa vain, että työnantajan on rekisterinpitäjänä täytettävä muutama velvollisuus: oikeusperuste, tietojen minimointi, suojaus luvattomalta pääsyltä, poistoajat ja läpinäkyvyys työntekijöitä kohtaan.
Pakolliseen kirjaamiseen ei yleensä tarvita suostumusta. Työnantajat ovat velvollisia kirjaamaan työajan: yleisesti Saksan liittovaltion työtuomioistuimen (BAG) 13.9.2022 antaman päätöksen jälkeen, ylitöiden osalta työaikalain (ArbZG) § 16 Abs. 2:n mukaan sekä tietyillä toimialoilla ja minijob-työntekijöiden osalta vähimmäispalkkalain (MiLoG) § 17:n mukaan. Lisää aiheesta oppaassamme: Työajanseurantavelvoite.
Oikeusperuste on siksi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen), palkanlaskennassa lisäksi b alakohta (työsopimuksen täytäntöönpano). Aiemmin useimmiten mainittu § 26 BDSG (Saksan liittovaltion tietosuojalaki) on Euroopan unionin tuomioistuimen 30.3.2023 antaman tuomion (C-34/21) jälkeen enää rajoitetusti itsenäinen peruste. Suostumus olisi työsuhteessa muutenkin hankala, koska sen on oltava vapaaehtoinen. Se tulee kyseeseen vain velvoitteen ylittävissä lisätoiminnoissa, esimerkiksi vapaaehtoisessa profiilikuvassa.
Tämä on yleisin käytännön kysymys, ja vastaus koostuu muutamasta konkreettisesta toimenpiteestä. GDPR:n 32 artikla edellyttää riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Työajanseurannassa se tarkoittaa:
Kirjata saa vain sen, mikä on työajanseurannan kannalta todella tarpeen. Reaaliaikainen paikantaminen, salainen valvonta tai käyttäytymisen piilotettu seuranta eivät kuulu tähän, ja ne ovat kiellettyjä.
Lisäksi sovelletaan käyttötarkoitussidonnaisuutta. Työajanseurantaa varten kerätyt tiedot palvelevat työaikaa ja palkanlaskentaa, eivät suoritusten tai käyttäytymisen salaista valvontaa. Jos raportin on palveltava muuta tarkoitusta, se tarvitsee oman perusteen, ja työntekijöiden on tiedettävä siitä.
Monet työajanseurantasovellukset voivat käyttää sijaintia. Tietosuojan kannalta ratkaiseva on ero:
Työntekijöiden on joka tapauksessa tiedettävä etukäteen, tarkistetaanko sijainti ja milloin. Jos yrityksessä on yritysneuvosto, toiminto kuuluu yrityskohtaiseen sopimukseen.
Terveyttä koskevat tiedot ovat GDPR:n 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä, ja ne ovat erityisen suojattuja. Työajanseurantaan riittää tieto työkyvyttömyydestä sekä sen alkamis- ja päättymisajasta. Sairauden syy ei muutenkaan näy työnantajalle annettavassa työkyvyttömyystodistuksessa, eikä se kuulu sovellukseen.
Työvuorolistalla kollegoille pitäisi näkyä vain ”poissa”, ei ”sairas”. Käyttöoikeusmalli määrää, kuka näkee minkäkin poissaolotyypin. Yhtä arkaluonteisia ovat työhön paluun tuen (BEM) tiedot, joita säilytetään erillään ja vain valtuutettujen saatavilla, kuten oppaassa Työhön paluun tuki kuvataan.
Työaikatietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen tai lain mukaan vaadittua. Tärkeimmät määräajat:
Kun kyseinen määräaika on päättynyt, tiedot on poistettava. Käytännössä auttaa yksinkertainen poistokäytäntö: päiväkohtaiset arvot kahden-kolmen vuoden kuluttua, palkanlaskennassa käsitellyt kuukausiarvot verotuksellisen määräajan jälkeen, lähteneiden työntekijöiden tiedot kaikkien määräaikojen päätyttyä. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa, tarkistuta yksittäistapaukset asiantuntijalla.
Kun yritys käyttää työajanseurantaohjelmistoa, palveluntarjoaja käsittelee henkilöstötietoja työnantajan puolesta. Tätä varten GDPR:n 28 artiklan mukaan tarvitaan Henkilötietojen käsittelysopimus (AVV). Siinä sovitaan, mitä tietoja käsitellään mihin tarkoitukseen, mitkä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ovat voimassa, mitä alikäsittelijöitä käytetään ja että palveluntarjoaja ei käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Mihin yritysten kannattaa kiinnittää huomiota: käsittelysopimus on tehty ennen kuin oikeita tietoja syötetään. Alikäsittelijät on nimetty kotipaikkoineen. Ja on selvää, miten tiedot palautetaan tai poistetaan sopimuksen päättyessä.
Jos yrityksessä on yritysneuvosto, sillä on sähköisen työajanseurannan käyttöönotossa myötämääräämisoikeus Saksan yrityskohtaisen yhteistoimintalain (BetrVG) § 87 Abs. 1 Nr. 6:n mukaan, koska ohjelmisto soveltuu teknisesti käyttäytymisen tai suoritusten valvontaan. Siihen, kirjataanko työaikaa, se ei liittovaltion työtuomioistuimen päätöksen jälkeen voi enää vaikuttaa, mutta siihen, miten, kyllä. Tavallisesti tehdään yrityskohtainen sopimus, jossa sovitaan toiminnoista, käyttöoikeuksista, raporteista ja poistoajoista. Lisää aiheesta oppaassamme: Työvuorolista ja yritysneuvosto.
GDPR:n 13 artiklan mukaan työntekijöille on kerrottava asiasta käyttöönoton yhteydessä. Lyhyt tiedote riittää yleensä, ja se vastaa kysymyksiin: Mitä tietoja kirjataan? Mihin tarkoitukseen? Kenellä on pääsy niihin? Mikä palveluntarjoaja käsittelee niitä ja missä? Kuinka kauan niitä säilytetään? Mitä oikeuksia on?
Näihin oikeuksiin kuuluvat oikeus saada tietoa omista tiedoistaan, virheellisten merkintöjen oikaisu ja poistaminen määräaikojen päätyttyä. Työajanseuranta, jossa jokainen näkee omat aikansa, työaikatilinsä ja lomasaldonsa milloin tahansa itse, täyttää arjen tiedonsaantitarpeen lähes itsestään.
Presiossa jokainen näkee vain omat aikansa, oman työaikatilinsä ja omat lomansa. Tiiminvetäjät näkevät oman alueensa, ja henkilöstökansiot ovat vain johdon käytössä. Leimaus tehdään omalla tunnuksella, selaimessa tai kioskitabletilla henkilökohtaisella PIN-koodilla. Korjaukset tehdään hyväksyttävien hakemusten kautta. Asetuksella ”Sisäänleimaus vain työpisteellä” Presio tarkistaa leimattaessa, onko henkilö tallennetussa paikassa. Työaikana ei paikanneta. Sairausilmoituksen tekemisen itse sovelluksella voi kytkeä pois päältä yrityksittäin tai tiimeittäin. Sovelluksen tiedot sijaitsevat konesalissa EU:ssa. Presio tekee asiakkaidensa kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen, ja alikäsittelijät on lueteltu kohdassa Tietosuojaseloste.
Kyllä. Kirjaaminen on sallittua, kun käsitellään vain tarpeellisia tietoja, on olemassa oikeusperuste, tiedot on suojattu, palveluntarjoajan kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimus ja työntekijöille on kerrottu asiasta. Sovellus on usein tietosäästeliäämpi kuin taukotilassa kaikkien nähtävillä roikkuvat paperilistat.
Ei, ei pakolliseen kirjaamiseen. Se perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan, koska työnantaja on velvollinen kirjaamaan työajan. Suostumus tulee kyseeseen vain vapaaehtoisissa lisätoiminnoissa.
Jokaisen omilla tunnuksilla, rooli- ja käyttöoikeusmallilla, lokiin kirjatuilla korjauksilla, salatulla siirrolla, palveluntarjoajalla, jonka kanssa on käsittelysopimus, poistokäytännöllä ja jättämällä pois tiedot, joita kukaan ei tarvitse, kuten diagnoosit tai jatkuvan paikantamisen.
Kertaluonteinen tarkistus leimattaessa sisään ja ulos on yleensä hyväksyttävää, jos siihen on asiallinen syy ja työntekijöille on kerrottu siitä. Jatkuva paikantaminen työaikana ei ole työajanseurannan kannalta tarpeen ja on lähtökohtaisesti kiellettyä.
Ei, omat ajat ja työaikatili näkyvät vain henkilölle itselleen ja valtuutetuille, kuten tiiminvetäjälle. Työvuorolistalla kollegat näkevät, kuka on milloinkin vuorossa tai poissa, mutta eivät poissaolon syytä.
Ei. Työajanseurantaan riittää työkyvyttömyys ja sen ajanjakso. Sairauden syy on GDPR:n 9 artiklan mukainen terveystieto, eikä sitä tarvita työajanseurantaan.
Saksan työaikalain (ArbZG) § 16 Abs. 2:n ja vähimmäispalkkalain (MiLoG) § 17:n mukaiset kirjaukset vähintään kaksi vuotta. Palkanlaskennan ja verotuksen kannalta olennaiset asiakirjat kuudesta kymmeneen vuotta. Sen jälkeen tiedot on poistettava. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa, tarkistuta yksittäistapaukset asiantuntijalla.
Ei siitä, kirjataanko työaikaa, koska kirjaamisvelvollisuus on olemassa joka tapauksessa. Mutta siitä, miten: sähköisessä työajanseurannassa yritysneuvostolla on myötämääräämisoikeus BetrVG:n § 87 Abs. 1 Nr. 6:n mukaan, ja se sovitaan yleensä yrityskohtaisella sopimuksella.
Rekisteröidy, luo tiimi, aloita - kokeile Presiota ilmaiseksi ja ilman sitoumuksia, täysin ilman luottokorttia.
Kokeile nyt ilmaiseksi