Mai multe planuri de lucru:
o companie, multe zone

Problema: un singur plan pentru tot sau trei instrumente pentru trei zone

Cine mai multe zone planifică într-o companie, cunoaște ambele fundături. Prima: totul ajunge într-un plan de lucru. Salvarea, școala și administrația stau una sub alta, rândul de ocupare adună laolaltă lucruri care nu se potrivesc, iar cine planifică doar școala derulează în fiecare săptămână pe lângă patruzeci de rânduri care nu îl privesc.

A doua: instrumente separate pentru fiecare zonă. Salvarea are propriul software, școala un tabel Excel, cârciuma un plan pe perete. Fiecare zonă în sine este clară - dar persoana care predă marțea și stă în ambulanță în weekend există acum de două ori. Două conturi de concediu, două conturi de timp, două login-uri, și nimeni nu vede că, după tura de noapte, luni la ora 8 stă în fața clasei.

Când au sens mai multe planuri de lucru

Nu orice companie cu două departamente are nevoie de două planuri. Bucătăria și serviciul din același restaurant lucrează în același timp, în același loc și sunt planificate de aceeași persoană - acestea sunt două locuri de muncă într-un singur plan. Propriul plan de lucru pentru fiecare zonă este util atunci când sunt îndeplinite cel puțin două condiții:

• Ture și locuri de muncă proprii: Brutăria are tura de dimineață de la ora 3, cârciuma prânzul și seara. O tură de 24 de ore a salvării nu are ce căuta la școală.
• Alte ore: Școala planifică pe blocuri de curs, salvarea non-stop, în regim de tură continuă. Un plan comun le arată pe amândouă și nu ajută pe niciuna.
• Alți planificatori: Conducerea salvării planifică salvarea, conducerea școlii planifică școala. Fiecare are nevoie de propriul plan fără rândurile celuilalt - dar amândoi trebuie să vadă aceeași persoană.
• Mai multe locații: Două filiale, două stații de salvare, două case. Planul de lucru pentru mai multe locații este același caz: planificare separată, administrare comună.

Ce trebuie să reușească structura

Pentru ca planurile separate să nu devină lumi separate, software-ul are nevoie de o ierarhie clară: Plan de lucru → Loc de muncă → Ture. Planul de lucru este cadrul pe care îl deschide un planificator. În el se află locuri de muncă precum Ambulanța 1, sala de curs sau secția 3, iar la fiecare loc de muncă sunt atașate turele care se efectuează acolo. Trebuie rezolvate patru lucruri:

• Persoane pe unul sau mai multe planuri: Majoritatea angajaților aparțin unei singure zone. Unii aparțin la două - instructorul de practică, care conduce și predă, brutăreasa, care ajută sâmbăta la cârciumă. Aceștia apar pe ambele planuri, dar ca o singură persoană cu un singur cont.
• Loc de muncă pe mai multe planuri: Unele locuri de muncă sunt folosite de două zone, de exemplu o sală de instruire sau ambulatoriul, către care secția și camera de gardă trimit personal. Un astfel de Loc de muncă pe mai multe planuri de lucru apare sub fiecare dintre ele, cu turele sale.
• Un cont de concediu, un pontaj: Cine este pe două planuri are totuși un singur cont de concediu și un singur cont de timp. Concediul din școală este vizibil la salvare ca absență, orele de weekend se numără în același cont ca orele de predare.
• Un singur login: Persoana se autentifică o singură dată și vede turele sale din toate planurile într-o singură listă.

Desfășurare în patru pași

1. Crearea planurilor de lucru

Creați pentru fiecare zonă cu ture, ore sau planificatori proprii un plan de lucru: „Salvare”, „Școală”, „Brutărie”, „Cârciumă”. Mai puțin înseamnă mai mult: două până la patru planuri sunt numărul potrivit în majoritatea companiilor.

2. Atribuirea locurilor de muncă și a turelor

Atribuiți fiecărui plan locurile sale de muncă și atașați turele la locurile de muncă: Ambulanța 1 cu tură de 24 de ore, sala de curs cu dimineața și după-amiaza, brutăria cu tura de dimineață de la ora 3. Un loc folosit de două zone primește ambele planuri. Turele fără loc de muncă fix, de exemplu garda, le atribuiți direct unui plan.

3. Atribuirea persoanelor

Fiecare persoană aparține unuia sau mai multor planuri. Asta se stabilește acolo unde oricum gestionați datele de bază - în formularul angajatului la angajare și în dosarul de personal, dacă se schimbă ceva mai târziu. Cine conduce doar pentru salvare primește salvarea; instructorul de practică primește salvarea și școala și apare pe ambele planuri, cu un singur cont.

4. Comutatorul din planul de lucru

În activitatea de zi cu zi, planificatoarea are nevoie doar de un comutator în planul de lucru, cu care trece între salvare și școală. Persoanele, locurile de muncă, turele și rândul de ocupare se orientează după planul selectat. O persoană care apare pe ambele se arată pe ambele; la fel și absențele și conflictele ei.

Exemple din practică

Salvarea cu școala de paramedici: Salvarea circulă non-stop, școala predă după orarul cursurilor. Paramedicii cu misiune didactică apar pe ambele planuri. Verificarea conflictelor trebuie să funcționeze pe amândouă: cine a avut duminică noaptea tură pe mașină nu poate fi luni la ora 8 în sala de curs. Perioada de repaus nu cunoaște limită de plan.

Brutărie cu cârciumă: Brutăria începe la ora 3 dimineața, cârciuma se închide la miezul nopții. Două planuri, doi planificatori, aproape nicio suprapunere - în afară de brutăreasă, care ajută sâmbăta la servire, și de șefă, care le urmărește pe amândouă. Ea doar comută, în loc să deschidă două tabele; orele se adună într-un singur cont de timp, exportul DATEV rămâne unul singur.

Clinică cu secții și ambulatoriu: Fiecare secție planifică singură, la fel și ambulatoriul. Angajatul din pool, care este repartizat pe secția 2 sau la ambulatoriu, este pe ambele planuri. Ambulatoriul ca loc de muncă se află atât pe propriul plan, cât și pe cel al secției pe care o ajută să o acopere ziua - în fiecare plan, rândul de ocupare numără doar ce privește acel plan. Planificarea anuală a concediilor se desfășoară totuși pentru întreaga unitate într-o singură privire de ansamblu, grupată pe planuri de lucru.

Cum ajută Presio la mai multe planuri de lucru

Exact această structură am construit-o în Presio. O organizație poate avea mai multe planuri de lucru , iar tot restul rămâne cum este:

• Mai multe planuri de lucru per organizație: În „Gestionare planuri de lucru” creați atâtea planuri câte zone are compania voastră - salvare, școală, brutărie, cârciumă, secția 1 până la 4.
• Comutator lângă introducerea rapidă: În fila Plan de lucru selectați planul activ chiar lângă introducerea rapidă. Persoanele, locurile de muncă, turele și rândul de ocupare urmează selecția.
• Structura Plan de lucru → Loc de muncă → Ture: În „Gestionare ture” vedeți, pentru fiecare plan de lucru, locurile sale de muncă și dedesubt turele care se efectuează acolo. O tură cu loc de muncă urmează automat planurile locului său de muncă; doar turele fără loc de muncă le atribuiți voi înșivă.
• Atribuire multiplă a locurilor de muncă și persoanelor: Un loc de muncă poate fi pe mai multe planuri de lucru și apare sub fiecare dintre ele. Persoanele le atribuiți în formularul angajatului sau în fila de date de bază din dosarul de personal la unul sau mai multe planuri - o singură persoană, un singur cont, atâtea planuri câte sunt necesare.
• Contor și ocupare per plan de lucru: Rândul de ocupare și cerințele țintă se calculează pe fiecare plan. Școala nu o include pe salvare - dar perioada de repaus și absențele unei persoane sunt valabile pe toate planurile.
• Totul într-un singur cont: Pontajul, absențele, planificarea anuală a concediilor, exportul salarial și aplicația rămân una singură. Cine este pe două planuri pontează cu un singur login, are un singur cont de timp și își vede turele din ambele planuri într-o singură listă.

Pe scurt: Software-ul pentru planuri de lucru pentru mai multe echipe dă fiecărei zone propriul plan și păstrează omul din spatele ei ca o singură persoană. Pentru companiile cu o singură zonă nu se schimbă nimic - acolo există exact un plan de lucru.