Pontajul este obligatoriu - dar prelucrează date sensibile despre angajați. Ce contează din punct de vedere al protecției datelor, explicat pe scurt.
De îndată ce înregistrezi timpul de lucru, prelucrezi date cu caracter personal în sensul RGPD. Aici intră nu doar începutul, sfârșitul și durata zilnică a timpului de lucru, ci și pauzele, orele suplimentare și absențele precum concediul sau boala. Aceste date pot fi atribuite unor angajați anume - și, prin urmare, intră sub incidența regulilor de protecție a datelor.
Asta nu înseamnă că pontajul este problematic. Înseamnă doar: cine îl folosește trebuie să respecte câteva obligații fundamentale privind protecția datelor.
Pentru prelucrarea datelor este nevoie întotdeauna de un temei juridic. La pontaj, acest lucru este de regulă simplu: prelucrarea este, pentru îndeplinirea obligației legale Obligația de înregistrare necesară și are loc în cadrul raportului de muncă.
Relevante sunt art. 6 RGPD (prelucrare legală, printre altele pentru îndeplinirea obligațiilor legale și pentru executarea contractului de muncă), precum și § 26 BDSG privind prelucrarea datelor în contextul ocupării forței de muncă. Un consimțământ separat al angajaților nu este, prin urmare, de regulă necesar pentru înregistrarea obligatorie.
Ai voie să colectezi doar ce este cu adevărat necesar pentru pontaj - nimic mai mult. Urmărirea locației în timp real, supravegherea ascunsă sau monitorizarea secretă a comportamentului nu au ce căuta aici și sunt interzise din punct de vedere al protecției datelor.
În plus, se aplică principiul limitării la scop: datele pe care le colectezi pentru pontaj pot fi folosite doar în acest scop - nu, de exemplu, pentru a controla pe ascuns performanța sau comportamentul în timpul pauzelor. Transparența față de angajați face parte din asta: aceștia ar trebui să știe ce date sunt colectate și în ce scop.
Datele privind timpul de lucru pot fi stocate doar atât timp cât este necesar sau cerut de lege. Pentru înregistrările conform § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz se aplică, de exemplu, un termen de păstrare de cel puțin doi ani; din documentele de salarizare și fiscale pot rezulta termene mai lungi. După expirarea termenului respectiv, datele trebuie șterse.
În practică ajută o soluție cu care poți exporta datele curat și le poți șterge țintit după expirarea termenelor - astfel păstrezi controlul asupra a ce rămâne stocat și cât timp.
Dacă folosești pentru pontaj un software al unui furnizor, acest furnizor prelucrează datele de personal la comanda ta. În acest caz, art. 28 RGPD impune un Contract de prelucrare a datelor (AVV) între tine, ca angajator operator, și furnizor.
Acordul de prelucrare a datelor (AVV) reglementează, printre altele, ce date sunt prelucrate și în ce scop, ce măsuri tehnice și organizatorice de protecție se aplică și faptul că furnizorul nu folosește datele în scopuri proprii. Un furnizor serios îți pune la dispoziție AVV-ul - la Presio îl găsești pe pagina Securitate.
RGPD acordă angajaților drepturi concrete. Printre acestea se numără mai ales dreptul de acces: angajații pot afla ce date sunt stocate despre ei și pot cere acces la propriile ore înregistrate. La acestea se adaugă dreptul la rectificarea datelor incorecte și - în limitele termenelor legale - dreptul la ștergere.
Un pontaj în care angajații își pot consulta oricând singuri propriile ore îndeplinește practic de la sine nevoia de informare.
Da. Evidența timpului de lucru este admisibilă dacă sunt prelucrate doar datele necesare (început, sfârșit, pauze), dacă prelucrarea se întemeiază pe un temei juridic, dacă datele sunt stocate criptat în UE și dacă salariații își pot exercita drepturile. Un contract de prelucrare a datelor (AVV) încheiat cu furnizorul face parte din aceasta.
Conform legii germane a timpului de lucru (ArbZG), dovezile privind timpul de lucru trebuie păstrate, de regulă, cel puțin doi ani. Documentele relevante pentru salarizare și fiscalitate au termene mai lungi, de șase până la zece ani, potrivit legislației comerciale și fiscale. După expirarea termenelor, datele trebuie șterse (principiul limitării scopului). Aceasta nu este consultanță juridică - pentru cazuri concrete, verifică cu un specialist.
Doar ceea ce este necesar pentru evidența timpului de lucru: începutul lucrului, sfârșitul lucrului și pauzele, iar la nevoie locul de muncă. O supraveghere care depășește acest cadru (de exemplu, urmărirea permanentă a locației) este inadmisibilă din perspectiva protecției datelor. Principiul reducerii la minimum a datelor se aplică în mod consecvent.
Presio găzduiește exclusiv în UE, transferă criptat și îți pune la dispoziție AVV. Toate detaliile le găsești pe pagina Securitate. La început, gratuit până la 31.10.2026, fără card de credit.
Testează Presio gratuitTe înregistrezi, creezi echipa, începi - testezi Presio gratuit și fără obligații, complet fără card de credit.
Testează gratuit acum