Înregistrarea timpului de lucru este obligatorie, iar în acest proces apar date cu caracter personal. Acest ghid explică pe ce temei juridic se bazează pontajul, cum își protejează angajatorii datele angajaților, ce se aplică la localizare și la concediile medicale, cât timp sunt păstrate datele și când are cuvânt de spus consiliul de întreprindere. La final găsești o listă de verificare pentru implementare.
De îndată ce o firmă înregistrează timpul de lucru, prelucrează date cu caracter personal în sensul Regulamentului general privind protecția datelor. Printre acestea se numără începutul, sfârșitul și durata timpului de lucru zilnic, pauzele, orele suplimentare și absențele precum concediul sau boala, precum și datele de acces la aplicație și, eventual, locul de muncă. Toate aceste informații pot fi atribuite unei anumite persoane și intră, de aceea, sub incidența protecției datelor.
Asta nu face pontajul problematic. Înseamnă doar că angajatorul, în calitate de operator, trebuie să îndeplinească câteva obligații: un temei juridic, minimizarea datelor, protecție împotriva accesului neautorizat, termene de ștergere și transparență față de angajați.
Pentru înregistrarea obligatorie nu este nevoie, de regulă, de consimțământ. Angajatorii sunt obligați să țină evidența: în general, de la decizia Curții Federale a Muncii din Germania (BAG) din 13 septembrie 2022; pentru munca suplimentară, conform § 16 alin. 2 din legea timpului de lucru (ArbZG); iar în anumite sectoare și pentru minijobberi, conform § 17 din legea salariului minim (MiLoG). Mai multe în ghidul Obligația de pontaj.
Prin urmare, temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. c RGPD (îndeplinirea unei obligații legale), iar pentru salarizare, suplimentar, lit. b (executarea contractului de muncă). § 26 BDSG (legea federală germană privind protecția datelor), invocat cel mai des în trecut, se mai aplică doar limitat ca temei propriu de la o hotărâre a Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) din 30 martie 2023 (C-34/21). Consimțământul ar fi oricum delicat în raportul de muncă, deoarece trebuie să fie liber exprimat. El intră în discuție doar pentru funcțiile suplimentare care depășesc obligația, de exemplu o fotografie de profil voluntară.
Este cea mai frecventă întrebare practică, iar răspunsul constă în câteva măsuri concrete. Art. 32 RGPD impune măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului. Pentru pontaj, asta înseamnă:
Se poate înregistra doar ceea ce este cu adevărat necesar pentru pontaj. Localizarea în timp real, supravegherea ascunsă sau urmărirea mascată a comportamentului nu au ce căuta aici și nu sunt permise.
În plus, se aplică limitarea scopului. Datele colectate pentru pontaj servesc evidenței timpului de lucru și salarizării, nu unui control ascuns al performanței sau al comportamentului. Dacă o analiză urmează să servească unui alt scop, are nevoie de un temei propriu și trebuie să fie cunoscută angajaților.
Multe aplicații de pontaj pot folosi locația. Din punctul de vedere al protecției datelor, diferența este decisivă:
În orice caz, angajații trebuie să știe dinainte dacă și când este verificată locația. Dacă există un consiliu de întreprindere, funcția trebuie inclusă în acordul de întreprindere.
Datele privind sănătatea sunt categorii speciale de date cu caracter personal conform art. 9 RGPD și sunt protejate în mod special. Pentru pontaj este suficient faptul incapacității de muncă, cu început și sfârșit. Motivul bolii oricum nu apare pe certificatul de incapacitate de muncă destinat angajatorului și nu are ce căuta în aplicație.
În grafic, colegii ar trebui să vadă doar „absent”, nu „bolnav”. Cine vede ce tip de absență este reglementat de modelul de drepturi. La fel de sensibile sunt informațiile din managementul reintegrării profesionale, care sunt ținute separat și doar pentru persoanele autorizate, așa cum este descris în ghidul Reintegrare profesională (BEM).
Datele privind timpul de lucru pot fi stocate doar atât timp cât este necesar sau prevăzut de lege. Cele mai importante termene:
După expirarea termenului respectiv, datele trebuie șterse. În practică ajută un plan de ștergere simplu: valorile zilnice după doi-trei ani, valorile lunare decontate după termenul fiscal, datele persoanelor plecate după expirarea tuturor termenelor. Aceasta nu este consultanță juridică; în cazuri concrete, verifică situația.
Dacă o firmă folosește un software de pontaj, furnizorul prelucrează datele de personal în numele angajatorului. Art. 28 RGPD impune în acest scop un Contract de prelucrare a datelor (AVV). Acesta stabilește ce date sunt prelucrate și în ce scop, ce măsuri tehnice și organizatorice se aplică, ce subcontractanți sunt implicați și faptul că furnizorul nu folosește datele în scopuri proprii.
La ce ar trebui să fie atente firmele: contractul de prelucrare a datelor există înainte de introducerea datelor reale. Subcontractanții sunt numiți cu sediul lor. Și este clar cum sunt returnate sau șterse datele la încetarea contractului.
Dacă există un consiliu de întreprindere, acesta are, la introducerea unui pontaj electronic, un drept de codecizie conform § 87 alin. 1 pct. 6 din legea germană privind organizarea întreprinderilor (BetrVG), deoarece software-ul este tehnic apt să supravegheze comportamentul sau performanța. Asupra lui „dacă” se face pontajul nu mai are influență după decizia BAG, dar asupra lui „cum”, da. De obicei se încheie un acord de întreprindere care stabilește funcțiile, drepturile de acces, analizele și termenele de ștergere. Mai multe în ghidul Graficul de ture și consiliul de întreprindere.
Conform art. 13 RGPD, angajații trebuie informați la implementare. De obicei ajunge o notă informativă scurtă care răspunde la: Ce date sunt înregistrate? În ce scop? Cine are acces? Ce furnizor le prelucrează și unde? Cât timp sunt stocate? Ce drepturi există?
Aceste drepturi includ accesul la propriile date, rectificarea înregistrărilor greșite și ștergerea după expirarea termenelor. Un pontaj în care fiecare persoană își vede oricând singură orele, contul de timp și soldul de concediu acoperă în practică nevoia de informare aproape de la sine.
În Presio, fiecare persoană vede doar propriile ore, propriul cont de timp și propriul concediu. Șefii de echipă își văd departamentul, dosarele de personal rămân rezervate conducerii. Pontajul se face cu acces propriu, în browser sau pe tableta chioșc cu PIN personal. Corecturile trec prin cereri cu aprobare. Cu setarea „Pontarea intrării doar la locul de muncă”, Presio verifică la pontare dacă persoana se află la locul înregistrat. Localizare în timpul programului nu există. Autodeclararea bolii prin aplicație poate fi dezactivată pentru fiecare firmă sau echipă. Datele aplicației sunt stocate într-un centru de date din UE. Cu clienții, Presio încheie un contract de prelucrare a datelor, iar subcontractanții sunt enumerați în Politica de confidențialitate.
Da. Înregistrarea este permisă dacă sunt prelucrate doar datele necesare, există un temei juridic, datele sunt protejate, există un contract de prelucrare a datelor cu furnizorul și angajații sunt informați. O aplicație este adesea mai economă cu datele decât listele pe hârtie afișate la vedere în camera de pauză.
Nu, nu pentru înregistrarea obligatorie. Aceasta se bazează pe art. 6 alin. 1 lit. c RGPD, deoarece angajatorul este obligat să țină evidența. Consimțământul intră în discuție doar pentru funcții suplimentare voluntare.
Cu acces propriu pentru fiecare persoană, un model de roluri și drepturi, corecturi jurnalizate, transmisie criptată, un furnizor cu contract de prelucrare a datelor, un plan de ștergere și renunțarea la datele de care nu are nimeni nevoie, cum ar fi diagnosticele sau localizarea permanentă.
O verificare punctuală la pontarea intrării și ieșirii este de regulă acceptabilă dacă există un motiv obiectiv și angajații sunt informați. Localizarea permanentă în timpul programului nu este necesară pentru pontaj și, în principiu, nu este permisă.
Nu, propriile ore și contul de timp sunt vizibile doar pentru persoana respectivă și pentru persoanele autorizate, cum ar fi șeful de echipă. În grafic, colegii văd cine când este programat sau absent, dar nu și motivul absenței.
Nu. Pentru pontaj este suficientă incapacitatea de muncă, cu perioada. Motivul bolii este o dată privind sănătatea conform art. 9 RGPD și nu este necesar pentru pontaj.
Înregistrările conform § 16 alin. 2 din legea germană a timpului de lucru (ArbZG) și § 17 din legea salariului minim (MiLoG): cel puțin doi ani. Documentele relevante pentru salarizare și impozite: șase până la zece ani. După aceea, datele trebuie șterse. Aceasta nu este consultanță juridică; în cazuri concrete, verifică situația.
Asupra lui „dacă”, nu, pentru că obligația de înregistrare există oricum. Asupra lui „cum”, da: la un pontaj electronic, consiliul de întreprindere are un drept de codecizie conform § 87 alin. 1 pct. 6 BetrVG, reglementat de obicei într-un acord de întreprindere.
Te înregistrezi, creezi echipa, începi - testezi Presio gratuit și fără obligații, complet fără card de credit.
Testează gratuit acum