Evidence pracovní doby a GDPR:
Na co si dát pozor

Evidence pracovní doby zpracovává osobní údaje

Jakmile evidujete pracovní dobu, zpracováváte osobní údaje ve smyslu GDPR. Patří sem nejen začátek, konec a délka denní pracovní doby, ale i přestávky, přesčasy a nepřítomnosti jako dovolená nebo nemoc. Tato data lze přiřadit jednotlivým zaměstnancům - a podléhají tak pravidlům ochrany osobních údajů.

To neznamená, že evidence času je problematická. Znamená to jen: kdo ji provozuje, musí dodržovat několik základních povinností v oblasti ochrany dat.

Právní základ

Pro zpracování dat je vždy potřeba právní základ. U evidence pracovní doby je to zpravidla nekomplikované: zpracování je nezbytné ke splnění zákonné Povinnost vést záznamy nezbytné a probíhá v rámci pracovního poměru.

Rozhodující jsou Art. 6 GDPR (zákonné zpracování, mimo jiné ke splnění právních povinností a k plnění pracovní smlouvy) a § 26 BDSG ke zpracování dat v kontextu zaměstnání. Zvláštní souhlas zaměstnanců proto u povinné evidence zpravidla není nutný.

Minimalizace dat a účelové omezení

Smíte shromažďovat jen to, co je pro evidenci pracovní doby skutečně nutné - nic víc. Sledování polohy v reálném čase, skryté sledování nebo utajené sledování chování sem nepatří a jsou z hlediska ochrany osobních údajů nepřípustné.

Kromě toho platí zásada účelového omezení: data, která shromažďujete pro evidenci pracovní doby, smíte použít jen k tomuto účelu - nikoli třeba k vedlejší kontrole výkonu nebo chování o přestávkách. K tomu patří i transparentnost vůči zaměstnancům: měli by vědět, jaká data se za jakým účelem zaznamenávají.

Uchovávání a výmaz

Data o pracovní době se smějí ukládat jen tak dlouho, jak je to nutné nebo zákonem požadované. Pro záznamy podle § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz platí například lhůta pro uchovávání nejméně dva roky; ze mzdových a daňových dokladů mohou vyplývat delší lhůty. Po uplynutí příslušné lhůty je třeba data vymazat.

Prakticky užitečné je řešení, se kterým lze data přehledně exportovat a po uplynutí lhůty cíleně smazat - tak máte pod kontrolou, co a jak dlouho zůstává uloženo.

Zpracování z pověření (AVV)

Používáš-li pro evidenci pracovní doby software nějakého poskytovatele, zpracovává tento poskytovatel osobní údaje zaměstnanců na tvé pověření. V takovém případě vyžaduje Art. 28 GDPR Smlouva o zpracování z pověření (AVV) mezi tebou jako odpovědným zaměstnavatelem a poskytovatelem.

Smlouva o zpracování osobních údajů upravuje mimo jiné, jaká data se za jakým účelem zpracovávají, jaká technická a organizační ochranná opatření platí a že poskytovatel data nevyužívá pro vlastní účely. Seriózní poskytovatel vám tuto smlouvu poskytne - u Presia ji najdete na stránce Bezpečnost.

Práva zaměstnanců

GDPR dává zaměstnancům konkrétní práva. Patří mezi ně především právo na informace: zaměstnanci mohou zjistit, jaká data jsou o nich uložena, a požadovat nahlédnutí do svých vlastních zaznamenaných časů. K tomu se přidávají práva na opravu nesprávných dat a - v rámci zákonných lhůt - na výmaz.

Evidence pracovní doby, ve které si zaměstnanci mohou své vlastní hodiny kdykoli sami zobrazit, splňuje potřebu informací prakticky sama od sebe.