Evidovat pracovní dobu je povinné a vznikají přitom osobní údaje. Tento rádce vysvětluje, na jakém právním základě evidence pracovní doby stojí, jak zaměstnavatelé chrání údaje svých zaměstnanců, co platí u polohy a hlášení nemoci, jak dlouho se údaje uchovávají a kdy má slovo podniková rada. Na konci najdete kontrolní seznam pro zavedení.
Jakmile firma eviduje pracovní dobu, zpracovává osobní údaje ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Patří sem začátek, konec a délka denní pracovní doby, přestávky, přesčasy a nepřítomnosti jako dovolená nebo nemoc, dále přístupové údaje do aplikace a případně místo výkonu práce. Všechny tyto údaje lze přiřadit konkrétní osobě, a proto podléhají ochraně osobních údajů.
Evidence pracovní doby tím nijak problematická není. Znamená to jen, že zaměstnavatel jako správce musí splnit několik povinností: právní základ, minimalizaci údajů, ochranu před neoprávněným přístupem, lhůty pro výmaz a transparentnost vůči zaměstnancům.
Pro povinnou evidenci zpravidla není souhlas potřeba. Zaměstnavatelé v Německu jsou povinni pracovní dobu zaznamenávat: obecně od usnesení Spolkového pracovního soudu (BAG) ze dne 13. 9. 2022, u práce přesčas podle § 16 odst. 2 zákona o pracovní době (ArbZG) a v určitých oborech i u zaměstnanců na minijob podle § 17 zákona o minimální mzdě (MiLoG). Více v rádci Povinnost evidence pracovní doby.
Právním základem je proto čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (splnění právní povinnosti), pro mzdové účetnictví navíc písm. b) (plnění pracovní smlouvy). Dříve nejčastěji uváděný § 26 německého spolkového zákona o ochraně osobních údajů (BDSG) platí od rozsudku Soudního dvora EU ze dne 30. 3. 2023 (C-34/21) jako samostatný základ už jen omezeně. Souhlas by byl v pracovním poměru beztak problematický, protože musí být dobrovolný. Připadá v úvahu jen u doplňkových funkcí nad rámec povinnosti, například u dobrovolné profilové fotografie.
To je nejčastější praktická otázka a odpověď tvoří několik konkrétních opatření. Čl. 32 GDPR vyžaduje technická a organizační opatření přiměřená riziku. Pro evidenci pracovní doby to znamená:
Evidovat se smí jen to, co je pro evidenci pracovní doby skutečně potřeba. Sledování polohy v reálném čase, skrytý dohled nebo utajené sledování chování sem nepatří a jsou nepřípustné.
Navíc platí účelové omezení. Údaje shromážděné pro evidenci pracovní doby slouží pracovní době a mzdovému účetnictví, ne skryté kontrole výkonu nebo chování. Má-li vyhodnocení sloužit jinému účelu, potřebuje vlastní právní základ a zaměstnanci o něm musí vědět.
Mnoho aplikací pro evidenci docházky umí využívat polohu. Z hlediska ochrany osobních údajů je rozhodující rozdíl:
V každém případě musí zaměstnanci předem vědět, zda a kdy se poloha kontroluje. Pokud existuje podniková rada, patří tato funkce do podnikové dohody.
Údaje o zdraví patří mezi zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR a jsou zvlášť chráněné. Pro evidenci pracovní doby stačí skutečnost pracovní neschopnosti se začátkem a koncem. Důvod nemoci beztak není uveden na potvrzení o pracovní neschopnosti určeném zaměstnavateli a do aplikace nepatří.
V rozpisu služeb by kolegové měli vidět jen „nepřítomen“, ne „nemocný“. Kdo vidí který typ nepřítomnosti, upravuje koncept oprávnění. Podobně citlivé jsou údaje z podnikového programu návratu do práce (BEM), které se vedou odděleně a jen pro oprávněné osoby, jak to rádce Návrat do práce popisuje.
Údaje o pracovní době se smějí uchovávat jen tak dlouho, jak je to nutné nebo zákonem předepsané. Nejdůležitější lhůty:
Po uplynutí příslušné lhůty je nutné údaje vymazat. V praxi pomáhá jednoduchý koncept výmazu: denní hodnoty po dvou až třech letech, vyúčtované měsíční hodnoty po uplynutí daňové lhůty, údaje bývalých zaměstnanců po uplynutí všech lhůt. Nejde o právní poradenství, v konkrétním případě si to prosím nechte ověřit.
Pokud firma používá software pro evidenci pracovní doby, zpracovává poskytovatel osobní údaje zaměstnanců jménem zaměstnavatele. Podle čl. 28 GDPR je k tomu nutná Smlouva o zpracování z pověření (AVV). Ta upravuje, jaké údaje se zpracovávají a k jakému účelu, jaká technická a organizační opatření platí, jací další zpracovatelé se zapojují a že poskytovatel nepoužívá data pro vlastní účely.
Na co by firmy měly dbát: Smlouva o zpracování osobních údajů existuje dřív, než se zadají skutečná data. Další zpracovatelé jsou uvedeni včetně sídla. A je jasné, jak se data při skončení smlouvy vrátí nebo vymažou.
Pokud existuje podniková rada, má při zavádění elektronické evidence pracovní doby právo spolurozhodování podle § 87 odst. 1 č. 6 německého zákona o podnikové ústavě (BetrVG), protože software je technicky způsobilý sledovat chování nebo výkon. Na to, zda se pracovní doba eviduje, už po usnesení Spolkového pracovního soudu vliv nemá, na to, jak, však ano. Obvyklá je podniková dohoda, která stanoví funkce, přístupová práva, vyhodnocení a lhůty pro výmaz. Více v rádci Rozpis služeb a podniková rada.
Podle čl. 13 GDPR musí být zaměstnanci při zavedení informováni. Obvykle stačí krátký informační leták, který odpoví: Jaké údaje se evidují? K čemu? Kdo k nim má přístup? Který poskytovatel je zpracovává a kde? Jak dlouho se uchovávají? Jaká práva existují?
K těmto právům patří přístup k vlastním údajům, oprava chybných záznamů a výmaz po uplynutí lhůt. Evidence pracovní doby, ve které každá osoba kdykoli sama vidí své časy, své konto pracovní doby a stav své dovolené, v běžném provozu splňuje potřebu informací téměř sama od sebe.
V Presiu vidí každá osoba jen své vlastní časy, své konto pracovní doby a svou dovolenou. Vedoucí týmů vidí svou oblast, osobní spisy zůstávají vyhrazeny vedení. Docházka se zaznamenává vlastním přístupem, v prohlížeči nebo na kiosk tabletu s osobním PINem. Opravy probíhají přes žádosti se schválením. S nastavením „Zápis příchodu jen na místě výkonu práce“ Presio při zaznamenání kontroluje, zda je osoba na uloženém místě. Sledování polohy během pracovní doby neexistuje. Samostatné hlášení nemoci přes aplikaci lze vypnout pro jednotlivé firmy nebo týmy. Data aplikace jsou uložena v datovém centru v EU. Se zákazníky Presio uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, další zpracovatelé jsou uvedeni v dokumentu Zásady ochrany osobních údajů.
Ano. Evidence je přípustná, pokud se zpracovávají jen nezbytné údaje, existuje právní základ, údaje jsou chráněny, s poskytovatelem je uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů a zaměstnanci jsou informováni. Aplikace je přitom často šetrnější k údajům než papírové seznamy, které visí volně v denní místnosti.
Ne, pro povinnou evidenci ne. Ta se opírá o čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, protože zaměstnavatel je povinen záznamy vést. Souhlas připadá v úvahu jen u dobrovolných doplňkových funkcí.
S vlastními přístupy pro každou osobu, konceptem rolí a oprávnění, protokolovanými opravami, šifrovaným přenosem, poskytovatelem se smlouvou o zpracování osobních údajů, konceptem výmazu a bez údajů, které nikdo nepotřebuje, například diagnóz nebo trvalého sledování polohy.
Bodová kontrola při zápisu příchodu a odchodu je zpravidla obhajitelná, pokud pro ni existuje věcný důvod a zaměstnanci jsou informováni. Trvalé sledování polohy během pracovní doby není pro evidenci pracovní doby potřeba a je zásadně nepřípustné.
Ne, vlastní časy a konto pracovní doby vidí jen daná osoba a oprávněné osoby, například vedoucí týmu. V rozpisu služeb kolegové vidí, kdo je kdy naplánován nebo nepřítomen, ale ne důvod nepřítomnosti.
Ne. Pro evidenci pracovní doby stačí pracovní neschopnost s obdobím. Důvod nemoci je údaj o zdraví podle čl. 9 GDPR a pro evidenci pracovní doby není potřeba.
Záznamy podle § 16 odst. 2 německého zákona o pracovní době (ArbZG) a § 17 zákona o minimální mzdě (MiLoG) nejméně dva roky. Mzdové a daňově relevantní podklady šest až deset let. Poté je třeba údaje vymazat. Nejde o právní poradenství, v konkrétním případě si to prosím nechte ověřit.
O tom, zda se eviduje, ne, protože povinnost záznamů platí tak jako tak. O tom, jak, ano: U elektronické evidence pracovní doby má podniková rada právo spolurozhodování podle § 87 odst. 1 č. 6 BetrVG, obvykle upravené v podnikové dohodě.
Zaregistrujte se, založte tým, začněte - vyzkoušejte Presio zdarma a nezávazně, úplně bez platební karty.
Vyzkoušejte zdarma